Ячейка, блок ячеек, строка, диапазон строк, столбец, диапазон столбцов, лист, книга -- это основные объекты, с которыми работает пользователь Excel. Принцип работы с объектами одинаков для всех приложений Windows: следует выделить объект, а затем выполнить требуемое действие, пользуясь командами оконного или контекстного меню или методом Drag and Drop.

Блок выделяется как группа объектов или фрагмент текста в редакторе: следует “про тащить” по нему мышь. Можно выделить одну из угловых ячеек блока, а затем воспользоваться комбинациями клавиши Shift с клавишами управления курсором для протаскивания выделения.

Еще один способ выделения блока -- щелкнуть на одной из угловых ячеек, а затем на противоположной по диагонали, удерживая при втором щелчке нажатой клавишу Shift. Это удобный способ для расширения выделения: если некоторый блок например, А2:В4, уже выделен, а нужно выделить более широкий, например А2:Е5, щелкните на новой угловой ячейке Е5 с нажатой клавишей Shift.

Часто нужно выполнить действие не с одним, а с несколькими блоками. Нужно выделить один из них, а при выделении каждого следующего удерживайте нажатой клавишу Ctrl.

Для выделения целого столбца или строки нужно щелкнуть на его (ее) имени. Для выделения диапазона или группы диапазонов столбцов или строк используются те же способы, что и для выделения блока: протаскивание мыши по диапазону; щелчок на одной из границ диапазона, а затем на второй с нажатой клавишей Shift; удерживание клавиши Ctrl при выделении каждого следующего диапазона.

Для выделения всех ячеек листа можно щелкнуть на кнопке, расположенной в его левом верхнем углу.

Работа с объектами. Форматирование данных.

С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.

Нажатие клавиши Delete приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек. Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду Правка Удалить. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице “дырку”, в которую невозможен ввод данных, нельзя.

По команде Правка Копировать или Правка Вырезать ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой. Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно хранить в таблице.

Копирование и перемещение ячеек можно осуществлять через буфер обмена, но использование буфера обмена в программе Excel отличается от других приложений Windows тем, что операцию вставки можно произвести только сразу же после операции копирования или вырезания.

Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду Правка Вставить. Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.

Самый быстрый способ копирования или перемещения выделенного блока -- с помощью мыши. При этом можно захватить блок за рамку выделения (курсор мыши при этом примет вид стрелки) и перетащить на новое место. Чтобы скопировать (а не переместить) блок, следует при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Ctrl. При перетаскивании появляется серая рамка, которая позволяет правильно разместить блок.

Надежнее перетаскивать выделенный блок правой кнопкой мыши. При отпускании кнопки будет выведено меню предлагаемых команд. С их помощью можно также переместить или скопировать блок со сдвигом остальных ячеек в нужную сторону, так, чтобы освободилось место для перетаскиваемого блока.

Если нужно вставить выделенный блок, следует перетаскивать его при нажатой клавише Shift. При попадании на вертикальную или горизонтальную линию сетки курсор мыши принимает форму большой буквы I, так что легко можно указать место вставки.

Нажатие Ctrl-Shift при перетаскивании приведет к копированию, а не перемещению блока.

Автоматизация ввода данных

Многие таблицы могут содержать в ячейках одни и те же данные. При заполнении таких таблиц Excel проявляет высокую дружественность. Уже по первой букве программа “догадывается”, что хочет ввести пользователь и предлагает ранее введённое значение.

Интеллектуальные способности программы нетрудно развить и автоматизировать ввод не только повторяющихся данных, но и данных, подчиненных несложному закону изменения. Сначала надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить ее после этого следует установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Это маркер заполнения Указатель мыши примет форму крестика. Название “маркер заполнения” -- не случайное: он позволяет заполнить ячейки значениями простым перетаскиванием мыши.

Перетаскивание маркера заполнения позволяет “размножить” содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке. Если содержимое ячейки представляет собой число, оно будет автоматически увеличено на единицу. По ходу перетаскивания содержимое последней ячейки отображается в небольшом всплывающем окне.

Программа Excel способна автоматически продолжать последовательности дней недели, названии месяцев, полных дат и произвольных чисел. Если требуется заполнить диапазон ячеек нужно указать первую ячейку заполняемого диапазона и ввести начальное значение. Чтобы задать приращение, отличное от единицы, нужно указать вторую ячейку ряда и ввести соответствующее ей значение. Величина приращения будет задана разностью значений, находящихся в этих значениях. Можно поступить следующим образом: выделить ячейку или ячейки, содержащие начальные значения и перетащить маркер заполнения через заполняемые ячейки. Для заполнения в возрастающем порядке перетащить маркер вниз или вправо. Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево.

Если требуется более сложный закон изменения последовательности значений, процедура несколько усложняется. Выбрав первую ячейку и введя в нее нужное значение, следует дать команду Правка Заполнить Прогрессия. Откроется, диалоговое окно Прогрессия, позволяющее указать как направление заполнения, так и параметры прогрессии. Переключатели в группе Расположение определяют направление заполнения, а на панели Тип выбирают тип значений. Панель Единицы позволяет задать дополнительные условия, если ячейки содержат даты. В нижней части диалогового окна задают шаг прогрессии и значение, по достижении которого заполнение прекращается. После щелчка на кнопке ОК данные заносятся в таблицу в соответствии с заданными параметрами.

Все действия с выделенными объектами можно выполнять и с помощью команд Вырезать, Копировать, Вставить, Удалить меню Правка, горячих клавиш, контекстного меню или соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов.

Ошибочно выполненное действие можно отменить, а затем повторить снова, пользуясь кнопками и на панели инструментов или соответствующими командами меню Правка.

Среди команд меню Правка и контекстного меню ячейки имеется команда Специальная вставка. Она предназначена для вставки из буфера обмена возможно не всей, а только определенной информации, например, только значений без формул, по которым они получены, или только форматов, или только примечаний. При этом можно задать арифметическую операцию, которую следует выполнить над содержимым копируемого блока и содержимым блока, на место которого происходит вставка. Это удобно, когда, например, каждую ячейку блока нужно умножить на некоторое число. Для этого можно скопировать это число в буфер обмена, а затем выделить блок и выполнить специальную вставку, задав oпe- рацию “умножить” (или другую требуемую). Если же к каждой ячейке блока нужно прибавить свое число, создайте блок прибавляемых чисел, скопируйте его в буфер обмена, а затем вставьте специальной вставкой на место исходного блока, задав операцию сложения. Вспомогательный блок прибавляемых чисел можно впоследствии удалить.

Для вставки пустых ячеек, строк и столбцов можно использовать команды меню Вставка. При вставке строки следует выделить строку или любую ячейку в ней и выбрать команду меню Вставка Строка. Пустая строка появится перед указанной. Аналогично вставляется пустой столбец. При вставке ячейки рядом с выделенной следует выбрать команду Вставка Ячейки и в открывшемся диалоговом окне указать направление сдвига выделенной ячейки при вставке.

Если вставка пустых строк и столбцов выполняется часто, то удобно иметь кнопки для выполнения этих действий на панели инструментов. Эти кнопки имеют вид вставить ячейку, вставить строку, вставить столбец.

Чтобы поместить все или некоторые из этих кнопок на панель инструментов, следует выбрать команду Настройка контекстного меню панели задач или команду меню Вид Панели инструментов Настройка. В открывшемся диалоговом окне выберите вкладку Команды, в списке справа -- категорию Вставка и перетащите нужные кнопки из левой части окна на панель инструментов. Просмотрите другие категории и соответствующие им команды. Для наиболее часто выполняемых действий удобно иметь кнопки “под рукой”. Не следует сильно загромождать стандартную панель. Чтобы удалить ненужную кнопку с панели инструментов, перетащите ее за пределы панели.

Пользуясь настройкой панели инструментов, можно создать свою панель, дать ей имя и перетащить на нее требуемые кнопки.

Excel, как и большинство приложений Windows, поддерживает OLE технологию -- механизм связывания и внедрения объектов других приложений. Вы можете обогатить внешний вид и содержание листа, поместив на него подходящий рисунок, музыкальное сопровождение или видеоклип. Для этого можно воспользоваться командами меню Вставка Рисунок или Вставка Объект и подобрать себе то, что нужно. Простые рисунки можно попытаться нарисовать самостоятельно прямо на рабочем листе, пользуясь встроенными в Excel инструментами рисования. Они находятся на панели рисования. Открыть ее можно пользуясь командой Вид Панели инструментов или контекстным меню стандартной панели, щелкнув на пункте Рисование. Панель рисования появится на экране. Внимательно изучив назначение каждой кнопки с помощью всплывающих подсказок и справочной информации по этой теме приступают к. рисованию.

Форматирование ячеек

Для форматирования выделенной ячейки или блока следует воспользоваться командой меню Формат Ячейки или пунктом его контекстного меню Формат ячеек.

Соответствующее диалоговое окно имеет 6 вкладок. Вкладка Число позволяет выбрать формат представления числа и задать различные параметры, зависящие от выбранного формата (например, количество десятичных знаков, наличие и вид разделителя групп цифр и т. д.). Параметры формата легко подобрать, т. к. каждое вносимое изменение отображается на образце.

Вкладка Выравнивание позволяет задать способ вертикального и горизонтального выравнивания данных в ячейках.

Вкладка Шрифт предоставляет стандартное окно для выбора шрифта и его параметров.

Вкладка Рамка позволяет обрамить блок с некоторых или со всех сторон линией подходящего типа, толщины и цвета.

Вкладка Вид позволяет выбрать цвет фона (заливку) ячейки и узор заполнения.

Вкладка Защита предназначена для защиты ячеек от записи. Эта защита вступит в силу только после защиты листа, которую можно установить, воспользовавшись командой меню Сервис Защита Защитить лист. В открывшемся диалоговом окне следует задать пароль для получения прав на запись и указать элементы листа, которые нужно защитить. Все установки применяются только к текущему листу. Можно защитить от изменений всю книгу, воспользовавшись командой Сервис Защита Защитить книгу.

Многие параметры форматирования удобнее задавать с помощью панели форматирования, которая по умолчанию находится на экране. Если ее нет, выполните команду меню Вид Панели инструментов или откройте контекстное меню стандартной панели и щелкните на пункте Форматирование в списке панелей. Если каких-то кнопок недостает, перетащите их из окна настройки панели инструментов, выбрав категорию форматирование ячеек.

Чтобы сэкономить время, можно скопировать формат из уже отформатированной ячейки. Для этого выделите ячейку, формат которой нужно скопировать. Нажмите кнопку (копировать формат) на стандартной панели инструментов и проведите появившейся кистью по ячейкам, в которые копируется формат. Еще больше времени можно сэкономить, если воспользоваться командой Формат Автоформат и выбрать из предлагаемого списка подходящий вид таблицы.

Настройку размеров ячейки удобно выполнять с помощью мыши, перетаскивая границу между именами соседних столбцов или строк. Двойной щелчок на этой границе автоматически подстроит размеры ячейки под размеры данных. Можно также пользоваться командами меню Формат Столбец и Формат Строка.

Excel имеет набор определенных стилей, содержащих различные элементы форматирования. Можно изменить существующий или создать свой стиль форматирования, пользуясь командой Формат Стиль. В открывшемся окне следует задать имя нового стиля и значения параметров. Созданный стиль будет иметь равные права с уже имеющимися в Excel.

Абсолютные и относительные адреса.

В формулах, содержащих ссылки (адреса ячеек), используются два вида адресов: относительные и абсолютные.

Поясним разницу между ними на примерах. . Пусть в ячейке B2 содержится формула =АЗ+1. Вставим перед второй строкой пустую. Формула переместится в ячейку ВЗ, т. е. адрес ячейки, содержащей формулу, изменился: номер строки увеличился на единицу. При этом формула автоматически изменится на =A4+1, т. е. ссылка в формуле изменится по тому же самому правилу: номер строки увеличится на единицу.

Точно так же, если перед вторым столбцом вставить пустой, то формула переместится в ячейку С2 и автоматически примет вид =BЗ+1. Адрес ячейки, содержащей формулу, и ссылка в формуле изменились по одному и тому же правилу: адрес столбца увеличился на единицу.

Ссылка A3 в формуле АЗ+1 является относительной: это адрес относительно местоположения ячейки с формулой. При изменении по определенным правилам адреса ячейки, содержащей формулу, по этим же правилам изменяются относительные адреса ячеек, содержащихся в формуле.

Этим свойством удобно пользоваться при копировании формулы из одной ячейки в целый блок ячеек. Относительные ссылки в формулах будут автоматически изменены.

Адрес ячейки называется относительным, если при изменении местоположения ячейки, содержащей этот адрес, он изменяется по тем же правилам.

Для того, чтобы при изменении адреса ячейки, содержащей ссылку, сама ссылка не менялась, следует использовать абсолютные адреса. Абсолютный адрес образуется из относительного с помощью знака $. Символ, перед которым ставится знак $, остается неизменным.

Например, абсолютный адрес ячейки A3 имеет вид $А$3. Адрес А$3 означает, что абсолютным является только адрес строки, т. е. при изменении адреса ячейки, содержащей эту ссылку, изменяться будет только адрес столбца. Адрес $АЗ означает, что абсолютным является только адрес столбца, т. е. изменяться будет только номер строки.

Для перехода от относительного адреса к абсолютному следует нажать клавишу F4. Например, если при вводе формулы вы щелкните на ячейке A3, ее относительный адрес появится в строке формул. После нажатия F4 адрес будет преобразован в абсолютный: $А$3. Следующее нажатие F4 преобразует его в адрес А$3, следующее -- в адрес $АЗ, а следующее -- снова в исходный адрес A3.

Присваивание имен ячейкам и блокам ячеек.

Часто одна и та же ячейка, диапазон или блок ячеек используются в нескольких формулах. В таких случаях удобно дать этому блоку имя, а затем использовать это имя везде, где требуется вводить соответствующие адреса. Кроме того, если нужно изменить блок ячеек, входящий в несколько формул, проще один раз изменить его, оставив то же имя, чем менять адреса в каждой формуле. Например, нужно вычислить сумму, среднее, максимальное и минимальное значения ячеек А1:F1 и поместить их в ячейки ВЗ:В6. Для этого в ячейки ВЗ:В6 следует ввести формулы =СУММ(А1:F1), =СРЗНАЧ(А1:F1), =MAX(A1:F1), =MIN(A1:F1)

Диапазон А1:F1 придется вводить четыре раза. Если же присвоить этому диапазону имя, например, ДАННЫЕ, то при вводе формул достаточно будет в каждую вставить это имя. Если же в процессе работы потребуется вычислить указанные значения для более широкого или вообще другого диапазона, достаточно будет поменять диапазон, соответствующий имени ДАННЫЕ, оставив формулы без изменений.

Имена, определенные в текущем листе, могут использоваться в любых других листах книги (но не в другой книге).

Проще всего дать имя блоку ячеек, используя поле имени в строке формул. Для этого нужно выделить требуемую ячейку или блок и щелкнуть на поле имени. В нем появится курсор,. После этого нужно ввести имя и нажать Enter.

Поле имени удобно использовать для перехода к одному из именованных блоков. Для этого следует просто выбрать соответствующее имя в списке. Другой способ присвоить имя блоку ячеек с помощью команды меню Вставка Имя Присвоить. По этой команде на экран будет выведено окно Присвоить имя для ввода имени выделенного блока. Если рядом слева или выше выделенного блока имеется ячейка с текстом. Excel “предложит” его в качестве имени. Обратите внимание на то, как Excel запоминает выделенный блок: используя имя листа и абсолютные адреса. Если блок заранее не был выделен, его можно ввести в поле Формула; затем следует задать его имя в поле Имя и нажать кнопку Добавить. Любое из имен в списке можно удалить, выделив его и нажав кнопку Удалить.

Чтобы вставить имя в формулу, нажмите клавишу F3 или выполните команду Вставка Имя Вставить. В открывшемся окне Вставка имени выберите требуемое имя и нажмите кнопку ОК (или клавишу Enter). Имя появится в точке вставки (т. е. там, где находился курсор).

Работа с книгами

Работа с файлами однотипна для всех приложений Windows Как и в других приложениях, в Excel основные действия с файлами выполняются с помощью команд меню Файл или соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов.

Если при создании новой книги используется команда меню, а не кнопка на панели, то Excel предлагает выбрать шаблон -- уже готовую книгу, как основу для создания новой. Образцы предлагаемых шаблонов можно увидеть в области просмотра окна Создание доку- мента. Если какой-либо шаблон подходит для решения задачи, выделите его и нажмите кнопку ОК. Копия выбранной книги будет открыта в окне Excel. После создания книги, ее следует сохранить на диске командой Сохранить как при первом сохранении (либо для изменения старого способа сохранения) и командой Сохранить для сохранения изменений, внесенных в уже существующий документ.

Команда Сохранить рабочую область используется для сохранения текущего состояния Excel: всех установленных параметров и расположения открытых книг. Благодаря этому, всегда можно восстановить рабочую область в том виде, в каком она была на момент сохранения.

Команда Сохранить в формате HTML запустит мастера Web-страниц для преобразования данных и диаграмм книги в формат HTML. В таком формате ваша книга может быть помещена на Web-страницу.

“Обычная” книга Excel по умолчанию имеет расширение .xls Рабочая область запоминается в файле с расширением .xlw Если вы создали книгу, которую в дальнейшем хотите использовать в качестве шаблона, сохраните ее как шаблон с расширением .xlt. Кнопка Параметры в окне сохранения файла позволяет задать дополнительные условия сохранения: установить режим создания резервной копии (копии сохраняемого файла, но с расширением .xlk) и задать пароли для защиты файла на разных уровнях.

Окно открытия файла также стандартное для Windows. Кроме того. Excel “помнит” последние четыре файла, с которыми вы работали, и выводит их в нижней части меню Файл, так что можно быстро открыть любой из них.

В окне Excel можно открыть столько книг, сколько требуется. Каждая следующая книга выводится поверх последнего активного окна и становится текущей. Для работы с открытыми окнами и быстрого перехода из одного в другое удобно пользоваться командами меню Окно. Нижняя его часть содержит список открытых книг. Для перехода к нужной, щелкните на ее имени в списке. Команда Окно Расположить позволяет выбрать способ размещения открытых окон на экране, так, чтобы было удобно обмениваться информацией между книгами.

Иногда бывает удобно иметь на экране несколько окон для одной и той же книги, чтобы одновременно работать с несколькими ее частями, расположенными далеко друг от друга. Воспользуйтесь командой Окно Новое, чтобы создать дополнительное окно для текущей книги, а затем командой Окно Расположить, чтобы разместить окна в удобном порядке.

С листами текущей книги можно работать как и с другими объектами Excel, перетаскивая их мышью или пользуясь командами меню Правка, Вставка, Формат или контекстным меню их ярлычков.

Текущую книгу можно распечатать, настроив, если нужно, параметры страницы, или даже отправить по электронной почте.

Команда Файл Отправить запускает программу электронной почты и вкладывает в сообщение текущую книгу. Команда Файл Добавить маршрут используется для рассылки книги группе людей, с которыми вы, возможно, работаете над одним проектом.