Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Для того, чтобы выбрать СЭД, устраивающую организацию по всем параметрам, необходимо изучить многое. В частности, не только сами СЭД, но и СУБД.

Целью данной работы является знакомство с СУБД SQL Server и отдельными элементами СЭД «Directum» и “Евфрат-документооборот».

Задачи:

1. знакомство с СУБД SQL Server, его основными особенностями и применением;

2. Определение маршрута движения документов в СЭД «Directum» и “Евфрат-документооборот»

1. СУБД SQL-Server: основные особенности и ее применение в СЭД

СУБД SQL-Server появилась в 1989 году и с тех пор значительно изменилась. Огромные изменения претерпели масштабируемость продукта, его целостность, удобство администрирования, производительность и функциональные возможности.

Microsoft SQL Server - это реляционная система управления базой данных (СУБД). В реляционных базах данных данные хранятся в таблицах. Взаимосвязанные данные могут группироваться в таблицы, кроме того, могут быть установлены также и взаимоотношения между таблицами. Отсюда и произошло название реляционные - от английского слова relational (родственный, связанный отношениями, взаимозависимый). Пользователи получают доступ к данным на сервере через приложения, а администраторы, выполняя задачи конфигурирования, администрирования и поддержки базы данных, производят непосредственный доступ к серверу. SQL Server является масштабируемой базой данных, это значит, что она может хранить значительные объемы данных и поддерживать работу многих пользователей, осуществляющих одновременный доступ к базе данных.

Microsoft SQL Server 6.5 - одна из наиболее мощных СУБД архитектуры клиент-сервер. Эта СУБД позволяет удовлетворять такие требования, предъявляемые к системам распределенной обработки данных, как тиражирование данных, параллельная обработка, поддержка больших баз данных на относительно недорогих аппаратных платформах при сохранении простоты управления и использования.

MS SQL Server не предназначен непосредственно для разработки пользовательских приложений, а выполняет функции управления базой данных. Сервер имеет средства удаленного администрирования и управления операциями, организованные на базе объектно-ориентированной распределенной среды управления. Иванова С.А. - Краткий обзор и анализ особенностей и возможностей СУБД.

Microsoft SQL Server 6.5 предназначен исключительно для поддержки систем, работающих в среде клиент-сервер. Он поддерживает широкий спектр средств разработки и максимально прост в интеграции с приложениями, работающими на ПК.

SQL Server может тиражировать информацию в БД иных форматов, включая Oracle, IBM DB2, Sybase, Microsoft Access и другие СУБД (при наличии ODBC драйвера, отвечающего определенным требованиям).

Microsoft SQL Server 6.5 содержит Ассистент администратора. Этот инструмент позволяет назначать основные процедуры сопровождения базы данных и определять для них график выполнения. Операции по сопровождению баз данных включают проверку распределения страниц, целостности указателей в таблицах (включая системные) и индексах, обновление информации, необходимой оптимизатору, реорганизацию страниц в таблицах и индексах, создание страховочных копий таблиц и журналов транзакций. Все эти операции могут быть установлены для автоматического выполнения по заданному администратором графику. А. Горев, С. Макашарипов, Р. Ахаян. Эффективная работа с СУБД

Требования к программному и аппаратному обеспечению

Минимальные требования к процессору:	486DX-33 (Intel Pentium), PowerPC, MIPS, R4xxx или Alpha AXP
Операционная система (наиболее ранняя поддерживаемая версия):	Windows NT 3.5
Необходимый объем оперативной памяти, Мб:	16 (32)
Занимаемый объем на жестком диске, Мб:	80
Дополнительные устройства:	привод CD-ROM

· Поддержка различных платформ

Одним из главных событий, определивших дальнейшую судьбу Microsoft SQL Server, стало решение Microsoft сосредоточить усилия исключительно на поддержке только платформы Windows NT. Можно найти немало аргументов, подтверждающих как правильность, так и ошибочность такого решения. В результате его принятия популярность SQL Server определяется в первую очередь популярностью платформы, которую он поддерживает, в данный момент - Windows 2000 и ее будущих потомков. Эта СУБД настолько связана с операционной системой, что ее надежность, масштабируемость и производительность определяются надежностью, масштабируемостью и производительностью самой платформы, и положение SQL Server на рынке будет зависеть от выпуска новых версий Windows

· Настольные и однопользовательские версии

Чем шире используются распределенные вычисления, тем более важной оказывается возможность хранить данные где угодно, в частности на рабочей станции или переносном компьютере. Несмотря на утверждения некоторых аналитиков о том, что в эпоху Интернет-приложений настольные СУБД уже не нужны, они по-прежнему широко применяются во всех областях бизнеса. SQL Server можно применять на любых Intel-совместимых компьютерах под управлением Windows 9x, Windows NT, Windows 2000. Имеется также версия SQL Server 2000 для Windows CE, предназначенная для применения в мобильных устройствах.

· Инструменты и утилиты

Одним из преимуществ SQL Server является простота его применения, в частности администрирования. SQL Server Enterprise Manager, входящий в состав всех редакций Microsoft SQL Server (за исключением MSDE), представляет собой полнофункциональное и достаточно простое средство для администрирования этой СУБД.

· Производительность

По данным Transaction Processing Performance Council (TPC), SQL Server сейчас является рекордсменом по производительности.

Таким образом, главными достоинствами SQL-Server являются:

- Высокая степень защиты данных.

- Мощные средства работы с данными.

- Высокая производительность.

- Хранение больших массивов данных.

- Хранение данных, требующих соблюдения режима секретности или при не допустимости их потери.

Постепенно этот продукт, начавшись с небольшого, но амбициозного проекта, превращался в то, с чем пользователи имеют дело сегодня. Основные функции в последних версиях еще раз подтверждают тот факт, что Microsoft продолжает развивать свои продукты, стараясь удовлетворить возрастающие требования потребителей.

2. Определение маршрута движения документов в СЭД «Directum» и “Евфрат-документооборот»

Модули, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при жесткой маршрутизации может выполняться обработка логических операций, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий, предположим, финансовых). В большинстве EDMS-систем модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых его необходимо приобретать отдельно. В частности, полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы. Современные системы электронного документооборота - http://www.ci.ru/inform09_01/p223edoc.htm

Евфрат

Компания Cognitive Technologies предлагает программу Евфрат. Она работает в среде MS Windows 95/98/NT/2000 и обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства, включая регистрацию, контроль исполнения, организацию и обслуживание электронного архива документов, полученных из самых различных источников. К ключевым возможностям системы можно отнести:

- cоздание корпоративных электронных архивов;

- введение бумажных документов в БД системы с помощью сканера и системы распознавания CuneiForm;

- поиск текста по содержимому документов и реквизитам;

- морфологический анализ документов для повышения эффективности поиска.

Кроме того, система поддерживает графические форматы (TIF, PCX, JPG, BMP, GIF), формат электронных таблиц Excel и обеспечивает режим быстрого просмотра с сохранением оригинального форматирования.

Варианты рабочих столов Секретариат, Бухгалтерия, Отдел кадров, Страховая компания, Домашняя база Евфрат позволяют организовать рабочее место каждого конкретного сотрудника. Можно гибко управлять представлением информации, подбирать шрифты и пр. Печать информации любого типа осуществляется как через соответствующее приложение, так и напрямую из Евфрат. Имеется набор сервисных утилит для тестирования базы данных, ее сжатия и архивирования. Открытый интерфейс позволяет создавать и подключать фильтры для работы с информацией любого типа и формата. Современные системы электронного документооборота - http://www.ci.ru/inform11_01/p1011doc.htm

Для работы с маршрутами в комплект поставки системы ЕВФРАТ-

Документооборот входит модуль Дизайнер маршрутов.

Используя Дизайнер маршрутов, можно:

- создавать маршруты обработки документов с помощью наглядного графического редактора (использующего технологию WYSIWYG);

- публиковать маршрут в системе ЕВФРАТ-Документооборот для последующего использования всеми пользователями;

- редактировать и удалять ранее созданные маршруты.

Маршрутом в системе ЕВФРАТ-Документооборот называется стандартная цепочка перемещения документа между сотрудниками предприятия в процессе ЕВФРАТ-Документооборот.

В процессе обработки документов в системе ЕВФРАТ-Документооборот

наиболее часто используются следующие типы маршрутов:

* параллельно-последовательная обработка документа (совместная одновременная подготовка документа несколькими сотрудниками - 1-й и 2-ой раздел документа готовятся одновременно 1-м и 2-м исполнителями соответственно. А заключительный раздел должен писать 3-й исполнитель только после того как будут завершены первые два раздела);

* последовательная обработка документа (последовательное согласование -- это прохождение документа от одного сотрудника к другому с целью олучить положительную или отрицательную резолюцию от каждого из них. Если сотрудник, участвующий в цепочке согласования, ставит положительную резолюцию, документ переходит к следующему сотруднику (и так до конца цепочки, заданной в маршруте). Если же кто-то из участников согласования ставит отрицательную резолюцию на документ, то процесс согласования прекращается);

* параллельная обработка документа(параллельное согласование -- это поступление документа сразу ко всем сотрудникам, участвующим в согласовании, с целью получить оценку (положительную или отрицательную резолюцию) от каждого из них. Каждый участник согласования ставит на документ свою резолюцию. И так пока не будут получены мнения от всех сотрудников, включенных в данный маршрут).

Создание маршрутов

Используемые в работе с системой ЕВФРАТ-Документооборот маршруты представляют собой совокупность операций, производимых сотрудниками предприятия над документом в определенной последовательности. Таким образом, маршруты состоят из элементов двух типов: узлов (операций) и переходов между ними (последовательность выполнения этих операций).

В жизненном цикле документов используются следующие маршруты:

* Последовательная работа с документом (переход от одной операции к единственной следующей за ней выполняется только после того, как первая завершена);

* Параллельная работа с документом (осуществляются одновременно переходы от какой-либо завершенной операции ко всем, следующим за ней операциям, которые могут выполняться одновременно);

* Параллельно-последовательная работа с документом (смешанный вид маршрута).

В свою очередь узлы делятся на поручения и согласования:

* поручение -- операция, которая считается завершенной только после того, как она отмечена как выполненная исполнителем поручения (см. п. 4.4) и снята с контроля (либо отменена) контролером (контролер для каждого поручения назначается в программе ЕВФРАТ-

* согласование -- операция, которая считается завершенной, после того как исполнитель вынес свою резолюцию («одобрена» или Каждое поручение или согласование обладает определенным набором свойств (срок исполнения, имя исполнителя и т.д.).

Управление маршрутами

1. Сохранение маршрута

После того как маршрут настроен (т.е. в него включены все необходимые узлы и переходы и заданы свойства узлов), маршрут необходимо сохранить, для того чтобы в дальнейшем его можно было отредактировать или опубликовать в системе ЕВФРАТ-Документооборот.

2. Публикация маршрута

В системе ЕВФРАТ-Документооборот маршрут может находиться в двух состояниях:

* черновик (Draft);

* активный (Active).

Маршрут, находящийся в состоянии «черновик», доступен только для редактирования в Дизайнере маршрутов. Опубликованный маршрут (т.е. переведенный в состояние «активный»), становится доступен для использования из других модулей системы ЕВФРАТ- Документооборот.

При этом после публикации маршрута его редактирование становится невозможно.

3. Экспорт и импорт маршрута

Созданный маршрут можно сохранить как в Дизайнере маршрутов, так и в файле во внешнем формате.xml, например, с целью использования маршрута на другом рабочем месте.

4. Удаление маршрута

При необходимости вы можете удалить ранее созданный маршрут.

5. Использование маршрута в жизненном цикле документа

После сохранения и опубликования маршрута в системе ЕВФРАТ- Документооборот его можно использовать для формирования цепочки исполнения документов, зарегистрированных в системе, с помощью программы ЕВФРАТ-Документооборот.

DIRECTUM -

DIRECTUM - это полноценная ECM-система, обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников.

DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом обеспечивается "безболезненный" переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников.

Организация и контроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.

Маршруты движения заданий могут быть самыми различными и отражать как вертикальные, так и горизонтальные связи внутри организации:

- от начальника - подчиненному;

- от начальника одного подразделения - начальнику другого подразделения;

- от сотрудника одного подразделения - сотруднику другого подразделения (с уведомлением начальника подразделения исполнителя);

- от руководителя одного филиала - руководителю другого филиала или головной организации (и обратно);

- от подчиненного - начальнику подразделения; и т.д.

Результаты выполнения заданий могут быть любыми, но должны быть контролируемыми:

· подготовка документа или проекта документа;

· выполнение конкретных физических действий (ремонт дверного замка, проведение ревизии и т.п.);

· высказывание замечаний к рецензируемому документу;

· отметка согласования или ознакомления с документом; и т.д.

Для повышения эффективности работы не рекомендуется формализовывать каждый шаг общения сотрудников и создавать лишние задачи. Например, не стоит создавать задачи на:

· постоянные функциональные обязанности сотрудника (бухгалтеру - напечатать платежные документы);

· простые действия, которые коротко формулируются и выполняются в течение дня (найти и распечатать конкретный документ, перезвонить партнеру и др.); и т.п.

Определение маршрута задачи

Маршрут по задаче может быть параллельным, последовательным или сложным.

1) ПАРАЛЛЕЛЬНЫЙ маршрут используется в том случае, если порядок выполнения заданий исполнителями не имеет значения (например, ознакомление с документом).

2) ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ маршрут используется тогда, когда исполнители должны получать задания только в определенной последовательности (например, один сотрудник проверяет результаты другого или документ согласовывается с учетом иерархии руководителей).

3) СЛОЖНЫЙ маршрут используется для задания различных условий получения заданий для каждого исполнителя. Например, при согласовании исходящего письма задание вначале получает руководитель подразделения, затем одновременно все другие согласующие, и только после всех них - генеральный директор.

При формировании маршрута можно назначать наблюдателей. В качестве наблюдателей могут выступать:

* все сотрудники, которые не принимают непосредственного участия в выполнении задачи, но должны быть в курсе работ, определенных задачей;

* исполнители данной задачи, которые получат свои задания в последовательности, определенной маршрутом (при последовательной маршрутизации), но которым необходимо знать, что работы по задаче уже ведутся.

Если задача адресуется напрямую исполнителю другого подразделения, то его руководитель обязательно должен быть указан в качестве наблюдателя к задаче.

Заключение

Таким образом, мы кратко ознакомились с некоторыми системы электронного документооборота и СУБД:

· проанализировали СУБД SQL Server, его основными особенностями и применением, выяснили его главные преимущества перед другими СУБД.

· кратко рассмотрели основные этапы определения маршрута движения документов в СЭД «Directum» и “Евфрат-документооборот».

Список литературы

1. А. Горев, С. Макашарипов, Р. Ахаян. Эффективная работа с СУБД

2. Иванова С.А. - Краткий обзор и анализ особенностей и возможностей СУБД.

3. Интернет-университет - http://www.intuit.ru/department/database/sqlserver2000/1/

4. Система автоматизации документооборота Евфрат-документооборот. Дизайнер маршрутов.

5. Современные системы электронного документооборота - http://www.ci.ru/inform11_01/p1011doc.htm

6. Oracle и Microsoft SQL Server: прошлое, настоящее и будущее - http://www.omega.ru/notes/note_elmanova.html#00