Редактор электронных таблиц Excel

Редактор электронных таблиц Excel

• СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1. Окно excel
• 2. Структура электронной таблицы
• 2.1 Модель ячейки в MS Excel
• 3. Ввод и редактирование данных
• 3.1 Ввод данных
• 3.1.1 Правила ввода текста и чисел
• 3.1.2 Форматирование текстовых полей
• 3.1.3 Правила ввода формул
• 3.2 Редактирование данных
• 3.3 Копирование формул
• 3.4 Относительная и абсолютная адресация
• 3.5 Построение диаграмм
• 4. Профессиональное оформление
• 5. Обмен данными
• 5.1 Текстовый редактор Word для Windows
• 5.2 Экспорт
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицо значительный прогресс в области разработки такого программного обеспечения. Программный продукт, претендующий на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, действительно намного превзошел прежний уровень возможностей.

MS Excel относится к классу систем обработки числовой информации, называемых spreadsheet. Буквальный перевод термина “spreadsheet” c английского языка означает “расстеленный лист (бумаги)”. В компьютерном мире под этим термином подразумевают класс программных средств, именуемых у нас “электронными таблицами”.

Возможности EXCEL очень высоки. Обработка текста, управление базами данных - программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей EXCEL тяжело достичь.

Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом(или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами.

Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком - это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов.

На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т. д.

В окне Excel, как и в других программах под Windows, под заголовком окна находится строка меню. Чуть ниже находятся панели инструментов Стандартная и Форматирование. Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel.

Области применения электронных таблиц:

· бухгалтерский и банковский учет;

· планирование распределение ресурсов;

· проектно-сметные работы;

· инженерно-технические расчеты;

· обработка больших массивов информации;

· исследование динамических процессов.

Основные возможности электронных таблиц:

· анализ и моделирование на основе выполнения вычислений и обработки данных;

· оформление таблиц, отчетов;

· форматирование содержащихся в таблице данных;

· построение диаграмм требуемого вида;

· создание и ведение баз данных с возможностью выбора записей по заданному критерию и сортировки по любому параметру;

· перенесение (вставка) в таблицу информации из документов, созданных в других приложениях, работающих в среде Windows;

· печать итогового документа целиком или частично.

Преимущества использования ЭТ при решении задач

· Решение задач с помощью электронных таблиц освобождает от составления алгоритма и отладки программы. Нужно только определенным образом записать в таблицу исходные данные и математические соотношения, входящие в модель.

· При использовании однотипных формул нет необходимости вводить их многократно, можно скопировать формулу в нужную ячейку. При этом произойдет автоматический пересчет относительных адресов, встречающихся в формуле. Если же необходимо, чтобы при копировании формулы ссылка на какую-то ячейку не изменилась, то существует возможность задания абсолютного (неизменяемого) адреса ячейки.

В таблице используются столбцы (256) и строки (16384).

Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы помечаются латинскими буквами от А до Z, и комбинациями букв АА, АВ,..., IV,

Элемент, находящийся на пересечении столбца и строки называется - ячейкой (клеткой).

Прямоугольная область таблицы называется диапазоном (интервалом, блоком) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие.

Каждая ячейка таблицы имеет следующие характеристики:

· адрес;

· содержимое;

· изображение;

· формат;

· имя;

· примечание (комментарий).

Адрес ячейки - номер столбца и строки. Используется в формулах в виде относительной, абсолютной или смешанной ссылки, а также для быстрого перемещения по таблице.

MS Excel позволяет использовать два стиля ссылок: стиль А1 и стиль R1C1. Переключение стилей осуществляется в меню: Сервис/ Параметры/ Общие опцией “Стиль ссылок R1C1”.

Например. Пусть в ячейке D3 нужно получить произведение чисел, находящихся в ячейках А2 (второй ряд, первая колонка) и B1 (первый ряд, вторая колонка). Это может быть записано одним из следующих способов:

Таблица 1.

Содержимым ячейки может быть:

· число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));

· текст;

· формула.

Формула - всегда начинается со знака “=“ и может содержать: числовые константы, абсолютные или относительные ссылки на адреса ячеек, встроенные функции.

Аргументы функций всегда заключаются в круглые скобки. Стандартные функции можно как ввести с клавиатуры, так и воспользоваться меню Вставка/Функция или соответствующей кнопкой на панели инструментов.

Рис. 1. Изображение не всегда совпадает с содержимым ячейки

Изображение - то, что пользователь видит на экране монитора.

Если содержимым ячейки является формула, то изображением будет ее значение.

Текст, помещенный в ячейку, может быть “виден” целиком, либо (если соседняя ячейка не пуста), из него видно столько символов, сколько позволяет ширина ячейки.

Изображение числа зависит от выбранного формата. Одно и то же число в разных форматах (дата, процент, денежный и т.д.) будет иметь различное изображение.

Формат ячейки - формат чисел, шрифт, цвет символов, вид рамки, цвет фона, выравнивание по границам ячейки, защита ячейки.

Имя - используется в формулах, как замена абсолютного адреса ячейки. Например, назначив ячейке С3 имя “Произведение” в ячейку D3 можно поместить формулу: =Произведение/3 (вместо формулы =С3/3). В этом случае, при копировании формулы, адрес ячейки меняться не будет.

Примечание - сопроводительный текст к содержимому ячейки. Ввести примечание в ячейку можно с помощью меню Вставка / Примечание. Ячейка, имеющая примечание, отмечается в рабочем листе точкой в правом верхнем углу.

Основными объектами, над которыми производятся действия в электронных таблицах, являются ячейки и диапазоны ячеек (блоки).

Рис. 2. Выделенный диапазон ячеек (блок).

Блок - любая прямоугольная область таблицы, в минимальном случае - одна ячейка. Адрес блока задается так: адрес верхней левой ячейки блока, двоеточие, адрес правой нижней ячейки блока.

Примеры блоков: А1 (ячейка); А1:А9 (столбец); В2:Z2 (строка); B2:D4 (прямоугольная область).

Неотъемлемым элементом рабочего поля таблицы является курсор. В ЭТ термин “курсор” используется в следующих случаях:

· курсор ЭТ - жирная рамка вокруг текущей ячейки, перемещается с помощью клавиш управления курсором;

· текстовый курсор - мигающая (или не мигающая) черточка, отмечающая положение текущего символа при редактировании содержимого ячейки.

·

1. Установить курсор ЭТ в ячейку, в которой должны быть размещены данные.

2. Набрать данные.

3. Для завершения ввода нажать клавишу <Enter> (при этом курсор ЭТ переместится на строку ниже), либо нажать «зеленую галочку» на панели инструментов (при этом курсор останется в текущей ячейке).

В ячейке могут размещаться данные одного из следующих типов:

1. число 2. формула 3. текст

Текст можно вводить произвольной формы, но если он начинается со знака “=“, то перед ним следует поставить апостроф, чтобы он не воспринимался как формула.

Числа также вводятся в привычном виде. Следует только помнить, что дробные десятичные числа записываются через запятую: 3,5; -0,0045, либо через точку: 3.5; -0.0045, в зависимости от установленных параметров. Изменение вида разделителя целой и дробной части производится в меню Сервис/ Параметры/ Международные.

По умолчанию текстовые поля в MS Excel выводятся в одну строку. Для того чтобы текст переносился в ячейке в несколько строк:

1. Выделите ячейки, для которых необходимо разрешить перенос текста.

2. Выберите пункт меню Формат/ Ячейки вкладка Выравнивание.

3. Поставьте галочку в опции Переносить по словам.

Для таблиц со сложной структурой используйте объединение ячеек, но только там, где это действительно требуется.

Рис. 3. Неправильно и правильно отформатированные текстовые поля.

1. Убедитесь в том, что активна (выделена курсивной рамкой) та ячейка, в которой вы хотите получить результат вычислений.

2. Ввод формулы начинается со знака “=”. Этот знак вводится с клавиатуры.

3. После ввода знака “=” Excel переходит в режим ввода формулы. В этом режиме, при выделении какой-либо ячейки, ее адрес автоматически заносится в формулу. Это позволяет избавить пользователя от необходимости знать адреса ячеек и вводить их в формулу с клавиатуры.

4. Находясь в режиме ввода формулы, вы последовательно указываете левой кнопкой мыши на ячейки, хранящие некие числовые значения, и вводите с клавиатуры знаки операций между исходными значениями.

· Знаки операций должны вводиться между адресами ячеек.

· Удобнее вводить знаки операций с правого цифрового блока клавиатуры. Чтобы этот блок работал в нужном режиме, индикатор <Nun Lock> должен быть включен.

5. Чтобы результат вычислений появился в активной ячейке, необходимо выйти из режима ввода формулы.

· <Enter> завершает ввод формулы, и переводит курсор в следующую ячейку.

· “Зеленая галочка” на панели ввода формулы завершает ввод формулы, и оставляют курсор в той же ячейке.

Рис. 4. Ввод формулы.

Например, если в ячейке D2 должна помещаться разность чисел из ячеек B2 и C2, то после установки курсора на D5 следует указать мышью на B2, ввести с клавиатуры знак “-”, указать мышью на C2 и нажать <Enter> или “зеленую галочку”.

В формулах можно использовать числовые константы (-4,5), ссылки на блоки (D4), (A3:D8), знаки арифметических операций, встроенные функции (СУММ, МАКС, SIN и т.д.)

Таблица 2.

При вводе данных Вы можете ошибиться и должны уметь исправлять ошибки. Конечно, Вы можете просто ввести в ячейку с ошибочными данными новое правильное значение, но если исправить требуется один - два символа, то целесообразнее отредактировать содержимое ячейки.

Отредактировать данные Вы можете различными способами, но курсор ЭТ должен стоять на редактируемой ячейке.

1. Перейдите в режим редактирования содержимого ячейки. Это можно сделать одним из следующих способов:

· Щелкнете левой клавишей мыши в строке формул.

· Нажмите <F2>.

· Дважды щелкните мышью на ячейке.

2. Текстовый курсор поставьте перед неверным символом, исправьте данные.

3. Нажмите <Enter> или “зеленую галочку” на панели инструментов, чтобы выйти из режима редактирования.

Неверный формат ячейки может быть изменен только выбором другого формата в меню Формат / Ячейка.

Если ошибка допущена при вводе числа, то так как компьютер не знает, что это ошибка, Excel автоматически пытается подобрать подходящий для данного изображения формат.

Например, Вы хотели ввести число 410. Интерпретация некоторых возможных при вводе ошибок приводится в таблице 19.

Таблица 3.

Не пытайтесь исправить ошибку непосредственно в ячейке, вряд ли это удастся, так как скрытый формат этой ячейки уже сформирован. Поэтому нужно исправлять сначала формат ячейки на правильный с помощью меню Формат / Ячейка / Число.

Если при вводе формул Вы забыли поставить знак “=”, то все, что было набрано, запишется в ячейку как текст. Если Вы поставили знак равенства, то компьютер распознал, что идет ввод формулы и не допустит записать формулу с ошибкой до тех пор, пока она не будет исправлена. Некоторые ошибки, которые могут быть допущены при вводе формулы, приведены в таблице 4.

Таблица 4.

В электронных таблицах часто требуется проводить операции не просто над двумя переменными (ячейками), но и над массивами (столбцами или строками) ячеек. Т.е. все формулы результирующего массива аналогичны и отличаются друг от друга только адресом строк или столбцов.

От проведения однотипных действий в каждой ячейки строки (или столбца) избавляет следующий прием копирования формулы:

1. Убедитесь, что активна (выделена курсорной рамкой) именно та ячейка, в которой находится предназначенная для копирования формула.

2. Не нажимая на кнопки мыши, подведите указатель мыши к нижнему правому углу курсорной рамки (этот угол специально выделен).

3. Отыщите положение, при котором указатель мыши превращается в тонкий черный крестик.

4. Нажмите на левую кнопку мыши и, удерживая ее, выделяйте диапазон ниже (при копировании по строкам) или правее (при копировании по столбцам) до тех пор, пока не выделятся все ячейки, в которые вы хотите скопировать данную формулу.

5. Отпустите левую кнопку мыши.

Таблица 5.

Типы указателей мыши

Одно из преимуществ электронных таблиц в том, что в формулах можно использовать не только конкретные числовые значения (константы), но переменные - ссылки на другие ячейки таблицы (адреса ячеек). В тот момент, когда Вы нажимаете клавишу <Enter>, в формулу вместо адреса ячейки подставляется число, находящееся в данный момент в указанной ячейке.

Другое достоинство в том, что при копировании формул входящие в них ссылки изменяются (относительная адресация).

Однако иногда при решении задач требуется, чтобы при копировании формулы ссылка на какую-либо ячейку не изменялась. Для этого используется абсолютная адресация, или абсолютные ссылки.

При копировании приведенным выше способом адреса ячеек в формуле изменялись относительно.

Если необходимо, чтобы при копировании или перемещении данных адрес какой-либо ячейки в формуле не мог изменяться (например, при умножении всего столбца данных на значение одной и той же ячейки), нужно зафиксировать положение этой ячейки в формуле до того, как вы будете копировать или перемещать данные.

Для фиксации адреса ячейки используется знак “$”.

Координата строки и координата столбца в адресе ячейки могут фиксироваться раздельно.

Чтобы относительный адрес ячейки в формуле стал абсолютным, после ввода в формулу адреса этой ячейки нажмите <F4>.

Таблица 6.

Изменение адреса ячейки в формуле, при ее копировании.

Таблица 7.

Одним из самых впечатляющих достоинств MS Ехсеl является способность превращать абстрактные ряды и столбцы чисел в привлекательные, информативные графики и диаграммы. Ехсеl поддерживает 14 типов различных стандартных двух- и трехмерных диаграмм. При создании новой диаграммы по умолчанию в Excel установлена гистограмма.

Диаграммы - это удобное средство графического представления данных. Они позволяют оценить имеющиеся величины лучше, чем самое внимательное изучение каждой ячейки рабочего листа. Диаграмма может помочь обнаружить ошибку в данных.

Для того чтобы можно было построить диаграмму, необходимо иметь, по крайней мере, один ряд данных. Источником данных для диаграммы выступает таблица Excel.

Специальные термины, применяемые при построении диаграмм:

· Ось X называется осью категорий и значения, откладываемые на этой оси, называются категориями.

· Значения отображаемых в диаграмме функций и гистограмм составляют ряды данных. Ряд данных - последовательность числовых значений. При построении диаграммы могут использоваться несколько рядов данных. Все ряды должны иметь одну и туже размерность.

· Легенда - расшифровка обозначений рядов данных на диаграмме.

Тип диаграммы влияет на ее структуру и предъявляет определенные требования к рядам данных. Так, для построения круговой диаграммы всегда используется только один ряд данных.

Рис. 5. Создание диаграммы.

Последовательность действий, при построении диаграммы

1. Выделите в таблице диапазон данных, по которым будет строиться диаграмма, включая, если это возможно, и диапазоны подписей к этим данным по строкам и столбцам.

2. Для того чтобы выделить несколько несмежных диапазонов данных, производите выделение, удерживая клавишу <Ctrl>.

3. Вызовите мастера построения диаграмм (пункт меню Вставка/ Диаграмма или кнопка на стандартной панели инструментов).

4. Внимательно читая все закладки диалогового окна мастера построения диаграмм на каждом шаге, дойдите до конца (выбирайте “Далее”, если эта кнопка активна) и в итоге нажмите “Готово”.

После построения диаграммы можно изменить:

· размеры диаграммы, потянув за габаритные обозначения, которые появляются тогда, когда диаграмма выделена;

· положение диаграммы на листе, путем перетаскивания объекта диаграммы мышью;

· шрифт, цвет, положение любого элемента диаграммы, дважды щелкнув по этому элементу левой кнопкой мыши;

· тип диаграммы, исходные данные, параметры диаграммы, выбрав соответствующие пункты из контекстного меню (правая кнопка мыши).

Диаграмму можно удалить: выделить и нажать <Delete>.

Диаграмму, как текст и любые другие объекты в MS Office, можно копировать в буфер обмена и вставлять в любой другой документ.

Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм возможность создавать другие графические объекты, например вычерчивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, эллипсы, прямые и кривые линии, дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных графических объектов, что никто не будет подозревать, что они выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора.

Для создания рисунков предназначены кнопки, расположенные на панели инструментов Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стандартная.

Во всех программах, написанных для операционной системы Windows, пользователь может пользоваться ее буфером обмена (Clipboard), он представляет особую область памяти, представляемой операционной средой в распоряжение различных программ. Используя буфер, можно, работая например в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу, которую Windows держит для вас наготове. Причем независимо от текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же команды. Для этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер, используя для этого команду меню Правка - Копировать, либо комбинацию клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel, либо иная программа может вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка Вставить или одной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.

Из буфера обмена данные поступают в Word для Windows в виде таблицы. Эта программа понимает все форматы Excel. Гарнитура и размеры шрифта также сохраняются в неизменном виде. Используя меню обработки таблиц текстового редактора можно обрабатывать в нем данные.

Excel может хранить рабочие листы в памяти в различных форматах. Чтобы задать свой формат, нужно выбрать команду меню Файл - Сохранить как, где есть поле Тип файла. Там имеется список форматов, в которые Excel может преобразовать свои файлы.

За 14-летнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например, SuperCalc, ставился на счётные функции. Сегодня положение другое. Наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки.

В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

А.Л. Алейников . MS Excel 7.0 за 1 час. - М.: Финансы и статистика, 1997.

А.В. Фpолов, Г.В. Фpолов. Пакет MS Excel и его возможности. - М.: Диалог-МИФИ

«КомпьюТерра» Компьютерный еженедельник №3 за 1997 год.

http://www.klyaksa.net/htm/kopilka/uchp/p9.htm