Разработка и создание презентации базы данных "Деканат ВУЗа"

Разработка и создание презентации базы данных "Деканат ВУЗа"

18

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ

ДАЛЬНЕВОСТОЧНАЯ АКАДЕМИИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Факультет государственного и муниципального управления Специальность 080504.65 «Государственное и муниципальное управление» Кафедра менеджмента, государственного и муниципального управления

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Информационные технологии»

Разработка и создание презентации базы данных «Деканат ВУЗа»

Студент группы А.А. Горюнов

Научный руководитель,

Т.Н. Парамонова, доцент

Хабаровск 2010

Содержание

Введение

1. Назначение и область применения мультимедийных презентаций

1.1 Преимущества мультимедийных презентаций

1.2 Варианты использования мультимедийных презентаций

2. Назначение и основные возможности "Microsoft Power point"

2.1 Основные возможности "Microsoft Power Point"

2.2 Группы инструментов среды "Power Point"

2.3 Запуск "MS Power Point"

2.4 Режимы просмотра

3. Проектная часть. Создание презентации процесса разработки базы данных "Деканат ВУЗа"

3.1 Основные правила создания презентации

3.2 Основные отличия "Microsoft PowerPoint" от предыдущих версий

3.3 Требования к аппаратному обеспечению для просмотра презентации, созданной в "Microsoft PowerPoint 2007"

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Введение

В современном мире все сферы деятельности людей подвержены влиянию новых информационных технологий (НИТ), что приводит к многообразным преобразованиям в сфере социальных отношений, материального и духовного производства.

Презентация - это представление обществу или узкому кругу специалистов недавно созданных материальных или иных вещей с определенными целями. Создание презентации товара отличается от создания презентации корпорации, хотя и в одном, и в другом случае преследуется, по сути, рекламная цель. В основном преследуется информативная цель; потребители знакомятся с новыми марками товаров и услуг на рынке, новым расписанием работы магазинов. А форма презентации такова, чтобы убедить клиентов в предпочтении именно данной марки товара, данной фирмы, данного торгового знака и поддержать их узнаваемость, тем самым расширить свой бизнес. Самым сложным является создание презентации какого-либо проекта, поскольку она направлена на поиск людей и организаций, заинтересованных в разработке и реализации данного проекта. Презентация должна быть подана в таком виде, чтобы убедить присутствующих в аудитории в целесообразности их участия в проекте. Катализатором служит, естественно, будущая финансовая прибыль от реализации этого проекта.

В принципе, мультимедийные презентации, как действенный вид рекламы, не так давно овладели умами наших бизнесменов, и они еще до конца не оценили значимость и эффективность такой рекламы. А, поскольку создание презентаций адоптирует их к просмотру на мониторе, то чаще всего презентации ограничиваются анимационными роликами с управлением их в интерактивном режиме. В общем, действуем по принципу - лучше один раз увидеть, чем десять раз услышать. И это правильно, потому, что 70% всей информации запоминается через «уши и глаза». Создание презентаций - это незаменимый инструмент ведения бизнеса, обладающий убедительными методами, но, помимо этого - это еще и требование времени. Покупатель, избалованный огромным ассортиментом товаров и услуг, предпочитает узнавать обо всех новых достижениях, что называется, «из первых рук». Особой популярностью для создания презентаций среди всех программ пользуется программа PowerPoint офисного пакета Microsoft Office.

Создание презентаций PowerPoint - это удобная и доступная форма, что называется «быстрого реагирования» - ноутбук на плечи, диски в сумку, машина к подъезду, и можно проводить презентацию в любом месте, где есть «лампочка Ильича». Но, если к слайдам, как в хорошем рецепте, добавить грамотный текст, приправить элегантным дизайном и украсить эффектным рассказчиком, то лишь тогда блюдо под названием товар, услуга или проект приобретет привлекательный для покупателя вид.

Сочетание звука, изображения и текста обусловливает дидактические возможности мультимедийных технологий и повышает эффективность восприятия представляемой информации.

Цель работы состоит в рассмотрении процесса разработки концепции базы данных деканата.

Исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи: изучить основные возможности Microsoft Power Point 2007 и с его помощью создать презентацию, отражающую процесс разработки базы данных деканата.

Объектом теоретического исследования является процесс создания базы данных деканата, а практического - реализация описания процесса создания базы данных в виде презентации Microsoft PowerPoint.

Хронологические рамки. В качестве исходных данных для базы данных планируется использовать данные из деканата за 2009-2010 гг.

Практическая значимость состоит в том, что разрабатываемая база данных сможет использоваться в деканате любого вуза.

1. Назначение и область применения мультимедийных презентаций

1.1 Преимущества мультимедийных презентаций

Мультимедийные презентации год от года становятся все более востребованной и эффективной формой рекламы, постепенно тесня традиционные способы продвижения товаров и услуг. Стремительное развитие и масштабность применения в сфере бизнеса мультимедийных презентаций объясняется в первую очередь многочисленными преимуществами использования мультимедиа в качестве маркетингового инструмента [20, С.119]:

Информационная емкость. Возможность в одной мультимедийной презентации разместить большой объем графической, текстовой и звуковой информации, позволяет в полной мере продемонстрировать преимущества и достоинства рекламируемого продукта.

Компактность. В качестве носителей для мультимедийной презентации могут быть использованы различные типы дисков, USB-карты или электронные визитные карточки, но независимо от формы и емкости, все эти типы носителей отличаются компактностью и удобством хранения. Мини-диск, USB-карта или USB-часы можно носить в кармане, портмоне или даже на руке, при этом в каждом из носителей может быть размещено до нескольких десятков мультимедийных презентаций.

Эмоциональная привлекательность. Мультимедийные презентации дают возможность представить информацию не только в удобной для восприятия последовательности, но и эффектно сочетать звуковые и визуальные образы, подбирать доминирующие цвета и цветовые сочетания, которые создадут у зрителей позитивное отношение к представляемой информации.

Наглядность. Наглядность - это ключевой аргумент использования мультимедийных презентаций. И лучше всего он выражается расхожей фразой: «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать», или даже прочесть. Отличительные особенности, специфические свойства и преимущества рекламируемого продукта можно предельно реалистично продемонстрировать именно с помощью современных графических и видео технологий мультимедийных презентаций.

Мобильность. Все, что нужно для демонстрации - это носитель и компьютер, телевизор или даже карманный компьютер. Оптимальным решением может стать презентация в сочетании с ноутбуком, что особенно важно при выездных контактах. Нет нужды возить в машине кипы листовок или брошюр и переживать при поломке автомобиля с рекламными материалами в багажнике. Носитель, ноутбук или карманный компьютер - это все, что Вам понадобиться для проведения мультимедийной презентации.

Интерактивность. Возможность непосредственно воздействовать на ход презентации - это одно из важнейших преимуществ мультимедиа. Выбрать язык презентации, нужный для представления раздел или блок информации - неоспоримое достоинство мультимедийных презентаций, которое дает возможность фокусировать внимание собеседников на выбранных именно Вами ключевых моментах;

Экономическая выгода. Тиражирование мультимедийных презентаций на дисковые носители или электронные визитные карточки стоит гораздо ниже, чем печать среднего по объему и качеству полиграфии буклета. При этом следует учитывать и возможность многократного использования одной мультимедийной презентации, ее дополнения новыми текстовыми и графическими материалами, модификации интерфейса и звукового ряда.

Многофункциональность. Однажды созданная презентация может иметь до десятка различных способов использования, начиная от применения мультимедиа для поддержки PR-акций и выставочных мероприятий, до демонстрации при личных контактах с потенциальным клиентом или партером.

1.2 Варианты использования мультимедийных презентаций

Мультимедийная презентация - это мощный и многофункциональный маркетинговый инструмент. Возможность использовать мультимедиа в самых разных отраслях бизнеса позволяет практически неограниченно расширять сферу применения интерактивных презентаций [18, С.23].

Образовательные программы, тренинги и семинары. Прогрессивные технологии в сфере образования на современном этапе очень востребованы. В частности, все большую популярность приобретают презентации с анимированными схемами производств, которые наглядно демонстрируют технологический процесс производства. Графическое отображение маркетинговых процессов, диаграммы продаж и схемы финансовых операций - все это, и многое другое, в легкой для восприятия и запоминания форме можно отобразить именно в мультимедийной презентации. При этом использование презентации в ходе обучающих семинаров или тренингов, дает возможность в сжатые сроки изложить учебный материал и представить информацию в более эмоционально привлекательной форме.

Интернет-приложение. Мультимедийная презентация является отличным приложением к любому корпоративному сайту, Интернет-проекту или электронному магазину, так как с помощью мультимедиа можно создать оригинальную фотогалерею товаров, быстро сформировать прайс-листы и список продукции. Кроме того, мультимедийная презентация легко адаптируется для использования в качестве промо-сайта.

Каталоги продукции и услуг. Использование каталогов традиционно считается одним из самых эффективных методов при продвижении товаров и услуг. Однако современный рынок требует не только постоянного обновления ассортимента, но и наличие актуальной информации о скидках, ценах, производителе и дистрибьюторе продукции.

Оптимальным вариантом решения подобной проблемы является использование мультимедийной презентации, выполненной в виде интерактивного каталога товаров и услуг. Использовать интерактивный каталог целесообразно не только в отделе продаж, но и при ведении складских операций. Грамотно структурированная презентация позволяет пользователю легко ориентироваться по таким разделам продукции как: новые поступления, товары со скидкой, продовольственные, промышленные товары, бытовая химия, косметика и парфюмерия и пр. Список разделов, конечно, зависит от специфики деятельности конкретной компании, поэтому детальная структура блоков и модулей мультимедийной презентации может быть различной.

Все товары и услуги сопровождаются подробным описанием свойств, срока годности, реквизитов компании-производителя, ценами, фотографиями и другими дополнительными сведениями. Демонстрировать интерактивный каталог можно как в присутствии клиента, отвечая на возникающие в ходе презентации вопросы, так и размещать его в Интернет-магазине, дарить в качестве сувенира или раздаточного рекламного материала.

Почтовая рассылка. При рассылке мультимедийных презентаций курьерской доставкой или почтой обычно используется сочетание презентации и носителя. Мини-диск или электронная визитная карточка выполняют роль оригинального рекламного материала, привлекая внимание клиента нестандартной формой носителя. Рассылка по электронной почте отличается только тем, что по адресам клиентов или партнеров отправляется файл, содержащий саму мультимедийную презентацию. Однако как в случае рассылки традиционной, так и электронной почтой, отклик получателя презентации в несколько раз больше, чем при использовании общепринятых рекламных печатных материалов.

Ресторанное меню. В настоящее время процесс автоматизации ресторанного бизнеса стремительно набирает обороты. Тем более это касается заведений быстрого питания, где время обслуживания посетителей сокращается до минимума. Система электронного мультимедийного меню позволяет клиенту не только самостоятельно выбирать понравившиеся блюда, закуски или напитки, но и без участия официанта просматривать и оплачивать счет. Мультимедийная меню-презентация предоставляет посетителю возможность листать разделы, в которых блюда и напитки сгруппированы по определенным критериям, выбирать и просматривать описания, время приготовления, фотографии блюд и закусок.

Конференции, симпозиумы, конгрессы. Любой доклад, сопровождаемый мультимедийной презентацией, позволяет представить значительно больший объем информации и наглядно обосновывать свои аргументы. Динамичный доклад, сопровождаемый яркой и эффектной мультимедийной презентацией, привлекает значительно больше внимания.

Выставочные мероприятия. Мультимедийная презентация является оптимальным вариантом оформления выставочного стенда, привлекая внимание посетителей выставки динамичным сюжетом рекламного ролика и выразительным звуковым рядом. Кроме того, дополнительным вариантом использования презентации на выставке является распространение носителей в качестве раздаточного материала. Несмотря на обычно хорошую распространяемость рекламной полиграфии на выставках, большинство красочных буклетов и листовок рано или поздно оказываются в мусорной корзине. Тогда как мультимедийные презентации, тиражированные на мини-носителях, будут обязательно просмотрены.

Приложение к купленной продукции. Обычно разработка мультимедийных презентаций, которые предназначены для приложения к покупке, проводится с учетом определенных критериев: яркий юмор, увлекательная сюжетная линия и впечатляющий видеоряд. Маркетинговая эффективность такой мультимедийной презентации, записанной на носителе и прилагаемой к покупке, возрастает не менее чем на порядок. Ведь покупатель, просмотрев ее, обязательно покажет своим друзьям и знакомым, тем самым, организовывая своеобразную «вирусную рекламу». В случае, если носитель с записанной на нем презентацией прилагается к покупке компьютера, сканера или принтера, мультимедийная презентация может быть использована как оболочка для драйверов или утилитов, в то же время, выполняя и рекламную функцию.

Использование носителя презентации в качестве дисконтной карты. Поддержка лояльности потребителя к брэнду с помощью мультимедийных презентаций особенно эффективна, когда мини-носитель с презентацией является одновременно и дисконтной картой на последующие приобретения. В этом случае, оптимальным вариантом станет использование в качестве носителя электронной визитной карты [16, С.155].

Личные контакты в деловом общении. Личные встречи с клиентами, партнерами или инвесторами являются неотъемлемой частью любого бизнеса. При этом важным фактором проведения результативных контактов является грамотное и наглядное изложение предложения.

Во-первых, с помощью мультимедийной презентации преимущества и достоинства продукции или услуг компании будут продемонстрированы максимально наглядно и реалистично. Во-вторых, деловое общение с использованием интерактивной презентации будет проходить более динамично и эффективно, так как, управляя сюжетом и порядком представления информации, можно сфокусировать внимание собеседников на ключевых моментах общения. В-третьих, мультимедийная презентация является важнейшим инструментом продаж, что особенно важно для менеджеров по сбыту. И, наконец, презентовав носитель с мультимедиа, можно быть уверенным, что после окончания переговоров собеседники самостоятельно смогут повторно и более внимательно посмотреть мультимедийную презентацию, детально изучив преимущества компании.

Дополнение к печатной полиграфии. Мультимедийная презентация может стать удачным дополнением к традиционной рекламной полиграфии. Упакованный в полиэтиленовую оболочку или красочную бумажную упаковку, мини-носитель с презентацией прикладывается к обложке профильного журнала. В этом случае, мультмедийная презентация особенно результативна, так как будет просмотрена именно потенциальными клиентами целевой аудитории. Экономические затраты при реализации такого способа распространения презентации по стоимости сопоставимы с обычной рекламой на обложке журнала. При этом, эффективность воздействия мультимедийной презентации на порядок превосходит стандартную печатную рекламу.

Рекламные акции. При организации PR-акций и масштабных публичных мероприятий, важным фактором является не только привлечение внимания аудитории, но и возможность длительное время это внимание удерживать. В этом случае использование мультимедийной презентации на большом экране позволяет привлечь и удержать внимание посетителей акции. Кроме того, интерактивная презентация значительно повышает престиж и узнаваемость брэнда, усиливая результативность PR-акций.

Широкоформатные экраны. Все более популярным способом использования мультимедийных презентаций становится их трансляция на широкоформатных экранах. Светодиодные табло, плазменные панели или телевизионные экраны, установленные в кафе, барах, кинотеатрах и клубах, являются идеальным способом эффективной представления мультимедийной презентации. Низкая стоимость, ориентированность на конкретную целевую аудиторию и возможность практически непрерывной демонстрации - это неотъемлемые преимущества использования мультимедийных презентаций в публичных местах [10, С.112].

BTL-акции. Мультимедийные презентации, предназначенные для дополнения BTL-акций, обычно разрабатываются с учетом их максимальной креативности. При этом сюжет презентации должен быть построен так, чтобы его было интересно не только смотреть самим, но и показать друзьям и знакомым. Таким образом, значительно увеличивается время просмотра презентации и количество вовлеченных в BTL-акцию потенциальных клиентов.

Информационные киоски в публичных местах. Как правило, информационные киоски и банкоматы устанавливаются в гипермаркетах, аэропортах, торговых или развлекательных центрах. На сенсорном экране киоска посетитель может просмотреть карту торгового центра и расположение интересующих его магазинов или объектов. При этом в качестве экранной заставки или вставок между основными разделами меню, может использоваться презентация услуг или продукции компании. Ненавязчивые, короткие и яркие мультимедийные презентации привлекают внимание пользователей информационными киосками и значительно повышают узнаваемость брэнда. Телевизионные рекламные ролики.

Мультимедийные презентации - универсальный маркетинговый продукт, поэтому при их разработке обязательно учитывается возможность последующей адаптации для трансляции на телевидении. Как правило, для этой цели используется первая часть мультимедийной презентации - рекламный ролик. Причем экономические затраты на изготовление мультимедийного ролика значительно ниже, чем съемки стандартного рекламного ролика.

Экранные заставки. Мультимедийная презентация может быть использована не только в качестве рекламного продукта. Одним из способов формирования корпоративного стиля и культуры компании является использование мультимедийных презентаций: презентация адаптируется для ее применения в качестве хранителя экрана или экранной заставки. Использование мультимедийной презентации в роли корпоративного хранителя экрана или экранной заставки позволяет повысить авторитет компании не только в глазах клиентов и партнеров, но и сотрудников.

Оптимизация корпоративного документооборота. Современные мультимедийные презентации - это не только красочное и эффектное шоу. Новым и весьма перспективным направлением в использовании презентаций является внедрение мультимедиа в процесс работы с корпоративными документами. Для этой цели используется специализированная разновидность презентации, которая выполняет функцию программной оболочки. Она позволяет объединить электронные документы компании, а удобная система навигации по структуре разделов, и возможность в любое время просмотреть выбранный документ, обеспечивает максимальную открытость и прозрачность системы документооборота [10, С.118].

2. Назначения и основные возможности «Microsoft Power Point»

2.1 Основные возможности «Microsoft Power Point»

Программа MS Power Point является специализированным средством автоматизации для создания и оформления презентаций, призванных наглядно представить работы исполнителя группе других людей. Программа обеспечивает разработку электронных документов особого рода, отличающихся комплексным мультимедийным содержанием и особыми возможностями воспроизведения. MS Power Point позволяет разрабатывать следующие документы [7, С.14]:

1. презентации, рассчитанные на распечатку на прозрачной пленке с целью их демонстрации через оптический проектор;

2. презентации, рассчитанные на распечатку на 35-мм диапозитивной фотопленке с целью их демонстрации через оптический слайд-проектор;

3. презентации, рассчитанные на воспроизведение через компьютерный проектор;

4. материалы презентации для автономного показа на экране компьютера;

5. материалы презентации для публикации в сетевом окружении с последующим автономным просмотром;

6. материалы презентации для рассылки по электронной почте с последующим автономным просмотром адресатами;

7. материалы презентации для распечатки на бумаге с целью последующей раздачи.

Любой документ MS Power Point представляет собой набор отдельных, но взаимосвязанных кадров, называемых слайдами. Каждый слайд в документе имеет собственный уникальный номер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от места слайда. Последовательность слайдов в документе линейная. Слайды могут содержать объекты самого разного типа, например: фон, текст, таблицы, графические изображения и т.д. При этом на каждом слайде присутствует как минимум один объект - фон, который является обязательным элементом любого слайда (см. Приложение А, С.).

Таблица 2.1 - Параметры объекта «Слайд»

2.2 Группы инструментов среды «Power Point»

В процессе создания презентации будут использованы предоставляемые средой Power Point группы инструментов (см. Приложение Б, С.).

2.3 Запуск «MS Power Point»

Запуск программы можно осуществить разными способами [7, С.12]:

1. Наиболее простой из них заключается в использовании кнопки Панели быстрого запуска или Рабочего стола.

2. Если таких кнопок нет, то выполните команду Пуск-Программы-Microsoft PowerPoint.

После запуска появляется окно программы с открытым диалоговым окном MS Power Point. В окне предлагается выбрать форму работы по созданию презентации:

1. Мастер автосодержания можно использовать для быстрого создания презентации с типовой структурой. В этом случае на экран поступит диалоговое окно Мастера, который будет задавать вопросы. Пользуясь вашими ответами, Мастер за несколько шагов создаст «черновик» профессиональной презентации из 8-15 слайдов, который приблизительно будет соответствовать вашему замыслу. Затем эту презентацию следует отредактировать.

2. Шаблон оформления позволяет взять за основу своей презентации один из готовых шаблонов Power Point. При выборе этого раздела и нажатии кнопки OK, на экране появится диалоговое окно Создать презентацию с тремя вкладками. На вкладке Шаблон оформления можно выбрать дизайн оформления слайдов.

3. Пустую презентацию. Если активизировать этот раздел, то о создании своей презентации вам придется позаботиться самим.

Открыть презентацию. Этот раздел позволяет загрузить готовую презентацию с жесткого диска, или другого съемного носителя.

В левой части окна приложения находится область Структура или Слайды для переключения между режимами Слайды и Структура. По умолчанию в области Структура - Слайды устанавливается режим Слайды, т.е. отображается панель Слайды. В этом режиме в этой области отображаются миниатюрные изображения слайдов, входящих в презентацию.

Окно PowerPoint содержит основные элементы управления (см. Приложение В, С.)

2.4 Режимы просмотра

В режиме Структура в этой области отображается иерархическая структура, содержащая заголовки и тексты слайдов презентации. Перед заголовком каждого слайда стоит номер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, расположен после каждого заголовка.

В центре приложения находится область слайда, в которой отображается слайд. Режим обычный - это основной режим для создания, редактирования и форматирования отдельных слайдов.

Ниже главного окна находится область заметок. В этой области к каждому слайду можно добавить заметки докладчика, которые не отображаются в режиме показа слайдов.

Строка меню предоставляет доступ ко всем важным командам программы PowerPoint. Панели инструментов предоставляют быстрый доступ к используемым командам. В Power Point используется группа команд меню Показ слайдов вместо меню Таблица редактора Word.

На панели форматирования размещены следующие инструменты: Конструктор и Создать слайд. При выборе кнопки Конструктор в области задач отображается панель Дизайн слайда, в которой размещены три раздела: Шаблоны оформления; Цветовые схемы; Эффекты анимации. С помощью команд этих разделов можно к слайду применить шаблон оформления, цветовые схемы и эффекты анимации [7, С.35].

При выборе на панели инструментов команды Создать слайд, в области задач отображается панель Разметка слайда, с помощью которой можно изменять разметку слайдов (Макет текста, Макет содержимого, Макет текста и содержимого).

Бегунок линии прокрутки позволяет переходить между слайдами, а не по тексту в пределах одного слайда. Кроме того, во время перетаскивания бегунка редактор показывает номер и название каждого слайда. Кнопки режима просмотра слева от горизонтальной полосы прокрутки, позволяют быстро переключиться в один из режимов просмотра Power Point (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов). В левой части строки состояния отображается номер слайда, над которым идет работа в данный момент, и тип создаваемой презентации.

Режимы просмотра: Для эффективного применения PowerPoint при создании и редактировании презентаций необходимо использовать различные режимы просмотра документов. Режимы представляют собой разные способы отображения слайдов на экране. К основным режимам, применяемым в PowerPoint, относятся: обычный режим и режим сортировщика слайдов.

Переключение режимов отображения можно осуществлять в меню Вид (Обычный, Сортировщик слайдов, Показ слайдов, Страницы заметок). Переключение режимов можно также осуществлять с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов).

Режимы отображения слайдов: Режим «Обычный». В этом режиме в окне приложения отображаются три области: Структура-Слайды; область Слайда; Заметки к слайду. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы. Режим «Сортировщик слайдов» - это режим, в котором все слайды презентации отображаются виде миниатюр. В этом режиме можно легко перемещать слайды, изменяя порядок их следования в презентации. Режим «Показ слайдов» - это режим, с помощью которого можно просмотреть презентацию на экране. Режим «Страницы заметок» - режим просмотра, в котором к каждому из слайдов можно добавить заметки докладчика. В верхней половине страницы появляется уменьшенное изображение слайда, а в нижней половине отображается большая панель для текста заметок.

3. Проектная часть. Создание презентации процесса разработки базы данных «Деканат ВУЗа»

3.1 Основные правила создания презентации

Рассмотрим общие правила, которыми пользовались при создании презентации базы данных деканата [12, С.53]:

Прежде чем приступить к созданию презентации, следует четко представлять (понимать), что нужно донести до аудитории, что ей (аудитории) рассказать. Поэтому необходимо просмотреть как можно больше литературы по данной теме, составить список материалов и иллюстраций, которые необходимы. Определить, какие материалы и иллюстрации необходимо отсканировать, найти в Интернете или, наконец, нарисовать самим.

Необходимо знать, кто будет слушателями. Тогда можно будет настроиться на аудиторию и тем самым задать нужный лад. Это является важным шагом к успеху.

В презентации не должно быть ничего лишнего. Каждый слайд должен представлять собой звено, логически связанное с темой повествования, и работать на общую идею презентации.

Не следует перегружать слайды лишними деталями (не увлекаться анимацией). Анимацию следует использовать только с целью привлечения внимания к основным, ключевым моментам слайда. Не нужно забывать, что звуковые и визуальные эффекты не должны отвлекать внимание от основной (важной) информации.

Остановимся более подробно на основных этапах создания презентации.

Этап 1. Начало работы. Выбор темы, постановка цели и задач презентации. В настоящей работе в качестве темы презентации был выбран процесс разработки базы данных деканата.

Этап 2. Определение содержания и дизайна презентации

1. Составление плана будущей презентации. Желательно, чтобы план был подробным. Необходимо на бумаге нарисовать, структуру презентации, схематическое изображение слайдов и распределить, какой текст, рисунки, фотографии или другие материалы будут включены в тот или другой слайд. Составление списка рисунков, фотографий, звуковых файлов, видеороликов (если они необходимы), которые будут размещены в презентации. Определение текстовой части презентации

2. Определение условий демонстрации. От этого будет зависеть объем текстовой информации, располагаемой на слайдах, и, как мы говорили выше, размер шрифта и вид навигации.

3. Определение количества слайдов в презентации (оно может потом изменяться).

4. Определение примерного дизайна слайдов. Цветовая гамма фонов слайдов, формат заголовков (желательно, чтобы во всех слайдах был выдержан один формат и соблюден единый стиль).

Этап 3. Порядок создания презентации [12, С.58]:

1. Ввод и редактирование текста. Создаются текстовые слайды, на каждом слайде вводится только текстовая информация. После ввода текста необходимо определиться с его расположением на каждом слайде, продумать его форматирование, т.е. определить размер, цвет шрифта, заголовков и основного текста. При подборе цвета текста следует помнить, что текст должен быть «читаем», то есть фон слайдов не должен «глушить» текст. Не использовать редкие виды шрифтов, их может не быть на других компьютерах, с помощью которых презентация будет демонстрироваться в других аудиториях. Определить, не перегружены ли слайды текстом, возможно, придется часть текста включить в устный доклад, а если презентация демонстрируется без сопровождения докладчика, то необходимо продумать содержание текста так, чтобы он не потерял смысл и был доступен для понимания. И не забывать об орфографии, ничто не портит так представление о вас и вашей работе, как орфографические ошибки в тексте презентации.

2. Графики, диаграммы, таблицы. Если планируется разместить в презентации графики и диаграммы, то продумать их расположение, определите, читаются ли надписи, и не перегружать один слайд несколькими графиками или диаграммами - информация будет хуже восприниматься. То же самое относится и к таблицам, текст в таблицах должен быть хорошо виден, для наглядности в таблицах можно применять слабую (по цвету) заливку ячеек.

3. Изображения, рисунки, фон. Очень важным является фон слайдов, он создает определенное настроение у аудитории и должен соответствовать теме презентации. Серьезные презентации не должны быть пестрыми, содержать яркие, «ядовитые» цвета и менять цветовую гамму от слайда к слайду. Если презентация состоит из нескольких больших тем, то каждая тема может имеет свою цветовую гамму, но не сильно отличаться от общей цветовой гаммы презентации. Не рекомендуется делать фон слишком пестрым, это отвлекает аудиторию и затрудняет чтение текста. Размещенные в презентации графические объекты должны быть, в первую очередь, оптимизированными, четкими и с хорошим разрешением. Графические объекты не располагаются в средине текста, это плохо смотрится.

4. Следующий шаг в создании презентации - это вставка анимации. С помощью анимационных эффектов можно существенно улучшить восприятие презентации и обратить внимание аудитории на наиболее важные моменты, отраженные на слайдах или в самой презентации. Прежде чем применять эффекты анимации, необходимо внимательно изучить возможности внутрислайдовой и межслайдовой анимации и продумать, как и где ее применять. Необходимость и тип анимации должен быть логически увязан со структурой доклада, зритель должен быть готов увидеть объекты расположенные на слайде в определенном месте, а не бегать глазами по слайду. Можно использовать указку или указатель мышки для подсказки зрителям в поиске того, о чем уже начали говорить. Делать небольшие паузы между слайдами, чтобы аудитория успела усвоить то, что рассказывает докладчик. Выступление должно быть энергичным, но не оглушать слушателей.

5. Звуковое сопровождение. Если решено в презентации использовать звуковое сопровождение, то это нужно делать аккуратно. Музыка не должна в первую очередь заглушать докладчика, раздражать слух, иметь резкие переходы, а также усыплять слушателей. Звуковое сопровождение должно органично вписываться в тему презентации. Если нет уверенности в необходимости или выборе звукового сопровождения презентации, то лучше вообще от него отказаться.

6. Доводка презентации. Доводка презентации заключается в неоднократном просмотре всей презентации, определении временных интервалов, необходимых аудитории для просмотра каждого слайда, и времени их смены. Слайд должен быть на экране столько времени, чтобы аудитория могла рассмотреть, запомнить, осознать его содержимое. Между тем большой интервал между сменами слайдов снижает интерес. Возможно, при окончательном просмотре придется поменять местами некоторые слайды для создания более логической структуры презентации или внести в нее другие коррективы.

3.2 Основные отличия «Microsoft PowerPoint» от предыдущих версий

Microsoft Office PowerPoint 2007 дает пользователям возможность быстро создавать впечатляющие динамические презентации, объединяя рабочий процесс пользователя и удобные способы совместного использования информации. Получив пользовательский интерфейс Microsoft Office Point и новые средства форматирования и работы с графикой, Office PowerPoint 2007 демонстрирует новый уровень возможностей для создания превосходно оформленных презентаций.

Создание динамических презентаций. Пользовательский интерфейс Microsoft Office Point и новые возможности по работе с графикой позволяют быстро создавать эффектно оформленные динамические презентации [13, С.35].

Более высокие результаты за более короткое время благодаря пользовательскому интерфейсу Microsoft Office. Пользовательский интерфейс Microsoft Office в Office PowerPoint 2007 облегчает и делает интуитивно понятным создание, просмотр и совместное использование презентаций. Теперь все богатые функции и возможности PowerPoint собраны в оптимизированной, упрощенной рабочей среде, которая сводит к минимуму лишние действия пользователя, помогая ему достигать нужных результатов быстрее и легче.

Создание мощных динамических диаграмм SmartArt. С помощью Office PowerPoint 2007 можно легко создавать диаграммы взаимодействий, рабочих процессов и иерархические диаграммы. Можно даже преобразовать в диаграмму SmartArt маркированный список или изменить и обновить существующие диаграммы. Теперь пользователи могут с легкостью использовать широкий набор параметров форматирования с помощью контекстных меню диаграмм в интерфейсе Office Fluent.

Гарантированно актуальное содержимое. С помощью библиотек слайдов PowerPoint можно с легкостью повторно использовать слайды существующих презентаций, хранящиеся на сайте, поддерживаемом сервером Microsoft Office SharePoint Server 2007. Это не только сокращает количество времени, требуемого для создания презентации, но и позволяет синхронизировать слайды, вставленные с данного сайта, с версией на сервере, что гарантирует актуальность содержимого.

Быстрое и простое создание презентаций благодаря многократному использованию пользовательских макетов. В Office PowerPoint 2007 можно разработать и сохранить пользовательские макеты слайдов, чтобы больше не тратить время на копирование и вставку макетов в новые слайды или удаление лишнего содержимого из слайда с подходящим макетом. Библиотеки слайдов PowerPoint упрощают использование таких слайдов другими пользователями, помогая выдерживать согласованное профессиональное оформление презентаций.

Согласованное оформление одним щелчком мыши. Темы Office PowerPoint 2007 позволяют одним щелчком изменить компоновку и форматирование всей презентации. При изменении темы презентации изменяется не только цвет фона, но и цвет диаграмм, таблиц, графиков и шрифтов и даже стиль маркера списков. Применяя тему, можно быть уверенным, что вся презентация получит более профессиональный и согласованный стиль.

Радикальное изменение фигур, текста и графики с помощью новых средств и эффектов. Теперь набор средств работы с текстом, таблицами, диаграммами и другими элементами презентации стал намного богаче, чем когда-либо прежде. Оптимизированный интерфейс пользователя и контекстные меню «Office PowerPoint 2007» делают эти средства легко доступными, позволяя достигать более впечатляющих результатов.

Эффективный обмен презентациями. Новый уровень совместного многократного использования информации [13, С.39].

Взаимодействие с пользователями на разных платформах и устройствах. Преобразование файлов в формат «XML и PDF» гарантирует возможность доступа к презентациям «PowerPoint» других пользователей на любой программной платформе.

Уменьшение размеров документа и улучшение возможностей восстановления файлов. Новый сжатый формат «Microsoft Office PowerPoint XML» значительное сокращает размер файла и повышает вероятность восстановления данных при повреждении файла. Этот новый формат обеспечивает огромную экономию пространства хранения и уменьшает требования к пропускной способности и нагрузку на персонал ИТ-подразделений.

Интеграция презентаций, сохраненных с помощью служб «Microsoft Windows SharePoint Services», с «Microsoft Office Outlook 2007». С помощью «Office Outlook 2007» можно в любом месте и в любое время использовать данные, сохраненные в службах «Windows SharePoint Services». Любые изменения в презентации, сохраненной в «Outlook 2007», будут отражены в серверной версии при восстановлении подключения к сети.

Многократное использование содержимого и обмен им. Библиотеки слайдов PowerPoint оптимизируют возможности использования содержимого из одной библиотеки, позволяя хранить презентации в виде отдельных слайдов на узле, поддерживаемом сервером «Office SharePoint Server 2007», и легко использовать содержимое в «PowerPoint». Это не только сокращает время создания презентации, но и обеспечивает синхронизацию вставляемых слайдов с серверной версией, что гарантирует актуальность содержимого.

Использование «Microsoft Office Groove 2007» для рецензирования в режиме реального времени. С помощью «Groove 2007» можно выполнять рецензирование презентации «PowerPoint» в режиме реального времени в рабочей области «Groove». Возможности совместной работы над презентацией в режиме реального времени расширяются за счет встроенных в рабочую среду функций сведений о присутствии и мгновенного обмена сообщениями.

Библиотеки слайдов «PowerPoint» экономят время на создание содержимого и гарантируют обновленное состояние презентаций.

Сохранение в формате «PDF или XPS» в программе выпуска 2007 системы «Microsoft Office» возможно только после установки соответствующей надстройки. Дополнительные сведения см. на странице, посвященной установке и использованию надстроек PDF или XPS.

Эффективное управление презентациями. Защита презентаций с использованием прав доступа и простое начало процедуры рецензирования.

Запуск рабочего процесса рецензирования или утверждения непосредственно из «Office PowerPoint 2007». С помощью «Office PowerPoint 2007 и Office SharePoint Server 2007» можно отправить презентацию на рецензирование коллегам или создать формальный процесс утверждения и сбора подписей на этой презентации. Это делает процесс совместной работы простым и логичным [13, С.47].

Защита личной информации в документах. Инспектор документов помогает найти и удалить из презентации нежелательные комментарии, скрытый текст и личные данные при подготовке размещения презентации в общем доступе.

Более безопасный общий доступ к презентациям «PowerPoint». К презентациям «PowerPoint» можно добавить электронную подпись, которая гарантирует, что презентация не изменялась после отправки, а также пометить презентацию как «окончательную», чтобы исключить нежелательные изменения. С помощью элементов управления содержимым можно создать и развернуть структурированные шаблоны «Office PowerPoint 2007», которые помогут пользователю правильно ввести сведения, а также защитить и предохранить данные презентации, которые не должны быть изменены.

3.3 Требования к аппаратному обеспечению для просмотра презентации, созданной в «Microsoft PowerPoint 2007»

Системные требования для Office Basic 2007 [17, С.33]:

- операционная система Microsoft Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2) или более поздняя версия или Microsoft Windows Server 2003 или более поздняя версия;

- компьютер и процессор ПК с процессором 500 МГц или более, 256 или более МБ ОЗУ; дисковод для DVD-дисков; ПК с процессором 1 ГГц и 512 МБ ОЗУ (или более мощный компьютер) необходим для работы с Microsoft Office Outlook 2007 с диспетчером контактов;

- жесткий диск. Для установки необходимо 2ГБ; часть этого объема будет освобождена после установки, когда исходный установочный файл будет удален;

- разрешение экрана Минимум 800x600 точек; рекомендовано 1024x768 или более;

- подключение к Интернету Для загрузки и активации продуктов понадобится широкополосное подключение к Интернету со скоростью 128 кбит/с и выше;

- дополнительные компоненты Microsoft Internet Explorer 6.0 с установленными пакетами обновления, для пользователей Outlook 2007 понадобится Microsoft Exchange Server 2000 или более поздней версии

Заключение

В условиях насыщенного рынка, привередливого потребителя и глобальной конкуренции все чаще приходится задумываться не только об акциях продвижения, стимулирования сбыта, но и о позиционировании, а вернее о концепции визуальной подачи товара, продукта, услуги или самой компании.

Причем визуальная подача должна замыкаться не на простых рекламных имиджах для печатных модулей, наружной рекламы или 30ти секундных роликах для ТВ, и даже не корпоративных фильмах. Наиболее полноценно, выгодно и открыто преподнести продвигаемый продукт, услугу иди фирму позволяют презентации.

На сегодняшний день различные виды презентаций - один из самых комфортных и эффективных способов ознакомления целевой аудиторией с продвигаемым объектом, будь то товар, продукт или услуги. Презентация - это также удобный способ демонстрации достижений или возможностей компании, описания методов производства или свойств выпускаемой продукции (товара), информирования о тенденциях или планах развития фирмы, а возможно и привлечения инвестиций. С помощью презентации можно легко реализовать коммуникативную задачу обучения сотрудников, бизнес слушателей семинара или лекции, повышения лояльности клиентов и бизнес партнеров. Как видим целей использования презентаций достаточно много - причем достигаются они путем использования разных форматов презентаций.

На более высоком уровне по сравнению с печатными презентациями стоят компьютерные презентации (электронные презентации), позволяющих выйти за границы печатных каталогов и буклетов. Электронные презентации можно размещать в Интернете - на сайте компании, рассылать по электронной почте (pdf презентации), использовать на конференциях, семинарах, презентациях в качестве видео презентаций (мультимедиа презентации, мультимедийные презентации). Такие презентации в зависимости от формата могут отличаться динамикой, а возможно и полноценной анимацией (анимационные презентации), оригинальной подачей информации, возможностью добавления звука, музыки и многим другим. Компьютерные презентации не завязаны на печатный тираж, могут использоваться на различных носителях, будь то компьютер, плазма или проектор, в них достаточно просто вносить изменения. Главное достоинство - масса. Компьютерные презентации также можно условно разделать на несколько типов. Давай пройдемся от простейших к более сложным.

Наиболее простым и распространенным вариантом презентации является презентация в формате РowerРoint (презентация Power Point), получившая широкое распространение в бизнес среде.

Формат Power Point позволяет интегрировать в презентацию видео и аудио файлы, создавать примитивную анимацию на уровне «слайд шоу». Главный плюс данного формата презентации - возможность без особых знаний и умений вносить изменения в презентацию, адаптируя ее под разные аудитории и цели. Главный минус данного формата - «подвисание» интегрированных в презентацию файлов, а главное примитивизм картинки - дизайна, а зачастую полное отсутствие вкуса у создателей.

При изготовлении презентаций РowerРoint с привлечением профессиональных дизайнеров можно добиться сочетания информации и качественного визуального воплощения отдельных имиджей, созданных специально для презентации. Причем, акцент на имиджевой составляющей любой презентации позволяет добиться важного эмоционального восприятия в рамках рекламных коммуникаций. Презентации сделанные с европейским качеством - это текст и картинка, представляющие собой единую «обертку», в которую завернута та или иная информация. Потребитель, не отвлекаясь от информации, подсознательно впитывает ее на эмоциональном и интуитивном уровне благодаря эстетичному исполнению презентаций, европейскому дизайну и профессиональной работе менеджеров арт-отдела (дизайн студии).

Список использованных источников и литературы

1. Безека, С.В. PowerPoint 2007. Как создать красочную и информатиную презентацию = создание презентаций в PowerPoint 2007 / С.В.Безека. - М.: НТ Пресс, 2008. - 194 с.

2. Белянин, М. Microsoft Office 2007 / М.Белянин. - М.: НТ Пресс, 2007. - 256 с.

3. Боргено, Я.Я. Офисные технологии / Я.Я.Боргено, М.В.Кирсанова. - М.: Инфра-М, 2008. - 256 с.

4. Будо, А.Е. Microsoft Office: Учеб. пособие / А.Е. Будо. - Хабаровск: ДВАГС, 2008. - 129 с

5. Буковецкая, О.А. Создание презентаций на ПК / О.А.Буковецкая. - М.: АСТ, 2009. - 144 с.

6. Васильев, А.Н. Microsoft Office 2007. Новые возможности / А.Н.Васильев. - СПб.: Питер, 2007. - 160 с.

7. Вашкевич, Э.В. Видеосамоучитель. PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере / Э.В.Вашкевич. - СПб.: Питер, 2008. - 240 с.

8. Веверка, П. Microsoft Office 2007 ля чайников. Полный справочник / П.Веверка. - М.: Диалектика, 2009. - 768 с.

9. Гилген, Р. Моя первая книга о Microsoft Office PowerPoint 2007 / Л.Гилген. - М.: Эксмо, 2008. - 384 с.

10. Крапивенко, А.В. Технологии мультимедиа и восприятие ощущений: учебное пособие / А.В.Крапивенко. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2009. - 271 с.

11. Киселев, Г.М. Информационные технологии в экономике и управлении (эффективная работа в MS Office 2007). Учебное пособие / Г.М.Киселев. - М.: Вильямс, 2009. - 272 с.

12. Кушнер, М. Создание презентаций для чайников. Организация, создание и разработка, примеры / Малкольм Кушнер. - М.: Диалектика, 2009. - 544 с.

13. Лоу, Д. Microsoft Office PowerPoint 2007 для чайников / Д.ЛОу. - М.: Диалектика, 2009. - 304 с.

14. Мединов О. Office 2007. Мультимедийный курс / О.Мединов. - М.: Вильямс, 2008. - 176 с.

15. Минько, П.А. Microsoft Office PowerPoint 2007. Просто как дважды два / П.А.Минько. - М.: Эксмо, 2009. - 304 с.

16. Назаров, С.В. Компьютерные технологии обработки информации: Учебное пособие / С.В. Назаров, В.И. Першиков, В.А. Тафинцев и др. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 342 с.

17. Перри Г. Microsoft Office 2007. Все в одном / Г.Перри. - Вильямс, 2008. - 608 с.

18. Попов, К.А. Учебный курс пользователя: В 2 ч.: Ч. 1: Основы работы в Microsoft Windows и средства работы с растровой графикой// Ч. 2: Возможности текстового редактора Microsoft Word и создание презентаций средствами Microsoft PowerPoint / К.А.Попов. - М.: Учитель, 2007. - 257 с.

19. Преппернау, Дж. Microsoft Office PowerPoint 2007. Русская версия / Дж.Преппернау, Дж.Кокс. - М.: Эком, 2008. - 448 с.

20. Саак, А.Э. Информационные технологии управления: учебник для вузов / А.Э. Саак, Е.В. Пахомов, В.Н. Тюшняков.- М.: Экономика, 2005.-320 с.

21. Тихомиров, А.Н. Самоучитель Microsoft Office 2007. Все программы пакета / А.Н. Тихомиров. - М.: Вильямс, 2009. - 608 с.

22. Черников, Б.В. Информационные технологии в вопросах и ответах / Б.В. Черников. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 320 с.

Приложение

Объекты в Power Point

Группы инструментов в PowerPoint

Основные инструменты Power Point