Разработка электронного офиса

Разработка электронного офиса

29

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

Кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления»

Курсовая работа

по дисциплине «Информационное обеспечение управления»

На тему: «Разработка электронного офиса»

ст. группы ДО-IV-006

Плетнёв А.А.

Руководитель: к.т.н., доц. каф. «ДИОУ»

Т.А Заруцкая

2008 г.

Содержание

Введение

1. Концепция электронного офиса

1.1. Штатное расписание

2. Макет офисного помещения

3. Создание автоматизированных рабочих мест

4. Критерии выбора технических средств

5. Выбор программного обеспечения

6. Значение международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В данной расчетно-графической работе будут рассматриваться концепция электронного офиса на примере ООО «Ростов». Также будет создаваться макет офиса с расположением в нем автоматизированных рабочих мест сотрудников

Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Для более эффективной работы агентства будет основательно подобрано и поставлено программное обеспечение, отвечающее последним технологиям и позволяющее более быстро и качественно справляться с работой.

Также будет рассматриваться вопрос о значении международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран.

1. Концепция электронного офиса

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Одним из этапов развития электронных (автоматизированных) офисов связано создание на автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Проблема обработки текста и его преобразования являлась одной из основополагающих задач делопроизводства и поэтому текстовые редакторы явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса.

Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных, а также электронные таблицы для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.

Таким образом, электронный офис позволяет делать работу сотрудников офиса легкой и быстрой, позволяет делать большой объем информации за наименьшее количество времени.

1.1 Штатное расписание

Приведем пример штатного расписания ООО «Ростов» (рекламное агентство), по которому будет разрабатываться электронный офис и автоматизированные рабочие места сотрудников фирмы. Оно состоит из 19 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 187600 рублей.

2. Макет офиса

Макет офиса для фирмы ООО «Ростов» создавался с помощью программы ArCon Projekt с помощью различных инструментов.

Офис рекламного агентства «Ростов» занимает 1 этаж в 5 этажном доме. Офис имеет 5 помещений, представленных на рис. 1 и рис. 2:

- кабинет директора;

- кабинет секретаря директора;

- отдел рекламы;

- приемная (холл);

- туалет.

Рис. 1 Вид сверху

Рис. 2 Вид с боку

3. Создание автоматизированных рабочих мест

Автоматизированное рабочее место директора оснащено:

1 - портативный компьютер (ноутбук), он обеспечивает оперативный доступ к необходимым файлам, Интернету и любой информации пользователя, удобен для человека, деятельность которого связана с частыми командировками, встречами вне офиса.

2 - мини-АТС. Современный телефон включает в себя много полезных функций, которые могут существенно облегчить работу любого сотрудника. Это автоматический дозвон по нужному номеру; дозвон до абонента в указанное вами время; перезвон по указанному вами номеру; содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке); встроенный будильник напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону; встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.

3 - радиотелефон - удобство его в том, что он беспроводной, т.е. соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу, что позволяет разговаривать по нему и вне кабинета, если вам надо отойти, не прерывая разговор. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны.

4 - коммуникатор, совмещающий в себе функции обычного сотового телефона и ПК, что позволяет создавать, редактировать, сохранять, принимать и отправлять файлы различных текстовых, табличных редакторов и других программ и приложений. Кантарь И. Л. “Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата”, 1990, с 45.

Автоматизированное рабочее место секретаря оснащено:

1 - ПК, состоит из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши колонок (по усмотрению). Деятельность секретаря постоянно связана с документами организации и ему необходим свой персональный компьютер, который позволит составлять и редактировать различные документы; регистрировать их; хранить, принимать и передавать документы по каналам связи; а также производить и другие различные операции с ними;

2 - радиотелефон;

- лазерный принтер, предназначенный для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель, выбор именно лазерного принтера состоит в том, что он по сравнению с струйным принтером наиболее быстр и качество печати у него на порядок выше;

3 - телефакс - позволяет принимать документы от сотрудником, партнеров, которые находятся вне офиса по обычным телефонным каналам;

4 - сканер - осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера, существенно упрощает работу любого сотрудника, давая возможность не вводить собственноручно большие тексты в компьютер, и тем самым экономить рабочее время;

5 - ксерокс;

6 - факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;

7 - шредер - уничтожитель бумаги. Молочков В.П. Компьютер для секретаря и офис-менеджера. Самоучитель. - СПб.: Питер, 2006, с 122.

АРМ бухгалтера, начальника отдела по рекламе, начальника отдела управления персоналом состоит из:

- ПК, состоящий из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши;

- телефон;

- многофункциональное устройство (МФУ), которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел);

- факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера.

АРМ менеджера по управлению персоналом, специалистов по рекламе состоит из:

- ПК, состоящий из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши;

- телефон;

- факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;

- слайд-проектор, необходимый в деятельности специалиста по рекламе для просмотра и оценки презентации рекламы.

4. Критерии выбора офисной техники, составление сметы

На выбор технических средств влияют многие факторы:

- объем документооборота;

- способ организации эксплуатации технических средств;

- объем копируемых документов;

- технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

- фирма-производитель техники;

- стоимость техники;

- стоимость эксплуатации и т.п.

С учетом этих факторов составлена смета на приобретение оргтехники. Газета «Телеком-Ростов»

5. Выбор программного обеспечения

1. Первым делом необходимо, чтобы в офисе была установлена компьютерная сеть, которая создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Эта компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (сканеры, принтеры и т. д.). Руководитель предприятия может обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами не отходя от своего компьютера.

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

2. Также в организации необходимо установить операционную систему от Microsoft - Windows XP, которая является базовым программным обеспечением.

3. Для использования сети Интернет - браузер Microsoft Internet Explorer.

4. Для обмена электронными документами используется электронная почта MS Office Outlook.

5. В операционной системе Windows XP используется пакет Microsoft Office XP, в который входят следующие программы:

- Word - текстовый процессор для подготовки документов;

- Excel - программа для организации расчетов и анализа данных;

- Access - система создания баз данных и управления ими;

- Power Point - программа для создания и демонстрации электронных презентаций;

- Outlook - электронный секретарь, обеспечивающий к тому же обмен сообщениями и отправку электронной почты;

- Publisher - программа для создания открыток, объявлений, буклетов и.т.д.;

- Front Page - инструмент создания веб-сайтов;

- Movie Maker - программа для создания различных творческих проектов;

6. Adobe Photoshop CS 2 - для создания логотипов, листовок и т.д.

7. Для защиты от вирусов на компьютеры необходимо установить антивирусную программу, например, Eset 32 или Norton Security.

8. Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы" ) обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации. В частности, система предоставляет следующие возможности:

- регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

- пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;

- накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;

- контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;

- ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

9. ArCon Home 2 Визуальная архитектура - для создания различных проектов домов, фасадов и т.д.

10. Информационно-поисковые системы в организации, такие, как Консультант Плюс, Гарант, следует установить секретарю, в отдел специалистов по рекламе.

11. Среди графических программ, используемых в деятельности специалиста по рекламе, можно выделить 3D-studio MAX, с помощью которой можно создать дизайн, рекламные ролики и т.д.

12. Одной из необходимых в организации программ является 1С: Предприятие (расчет заработной платы, платежные документы, бухгалтерия).

6. Значение международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран

Международная (Nice) классификация товаров и услуг (далее - МКТУ), предназначенная для целей регистрации знаков, была официально признана Соглашением, заключенным 15 июня 1957 г. странами - участницами Ниццкой дипломатической конференции, и пересмотрена в 1967 г. в Стокгольме и в 1977 г. в Женеве.

Страны - участницы Ниццкого соглашения в рамках Парижского союза по охране промышленной собственности образуют Специальный союз, который использует единую классификацию товаров и услуг для регистрации знаков.

Каждая из стран - участниц Ниццкого соглашения обязана при регистрации знаков следовать МКТУ либо в качестве основной (единственной), либо вспомогательной классификации, и в официальных публикациях о регистрации знаков указывать номера классов МКТУ в перечне товаров/услуг, в отношении которых зарегистрированы знаки.

Использование МКТУ обязательно не только для национальной регистрации знаков в странах - участницах Ниццкого соглашения, но также и для международной регистрации знаков, осуществляемой Международным бюро ВОИС в соответствии с Мадридским соглашением о международной регистрации знаков и Протоколом к Мадридскому соглашению о международной регистрации знаков, а также для регистрации знаков Африканской организацией интеллектуальной собственности (OAPI), Ведомством по товарным знакам Бенилюкса (BBM) и Ведомством по гармонизации внутреннего рынка (товарные знаки и промышленные образцы) (OHIM).

Страны - участницы Ниццкого соглашения (на декабрь 2000 г.) (всего 65 стран):

МКТУ применяется также в некоторых странах, не являющихся участницами Ниццкого соглашения (71 страна и 3 организации):

В основу МКТУ положена Классификация, разработанная Объединенным международным бюро по охране интеллектуальной собственности (БИРПИ) - предшественником ВОИС - в 1935 г. Именно эта Классификация, состоявшая из 34 классов и алфавитного перечня товаров, была принята Ниццким соглашением и позднее дополнена 11 классами услуг и алфавитным перечнем этих услуг.

Ниццким соглашением предусмотрено создание Комитета Экспертов, в котором представлены все страны - участницы Соглашения. Комитет Экспертов принимает решения о всех изменениях в Классификации, в частности переносы товаров и услуг между различными классами, изменения алфавитного перечня и введение необходимых пояснительных заметок.

Комитет Экспертов со времени вступления в силу Ниццкого соглашения 8 апреля 1961 г. провел 18 сессий. Наиболее значительными достижениями Комитета стали общий пересмотр Алфавитного перечня товаров и услуг с точки зрения формы представления (начиная с 1970 г.), существенная модификация Общих замечаний, заголовков классов и пояснений (в 1982 г.); введение «базового номера» для каждого отдельного товара/услуги (в 1990 г.), что дает возможность пользователю находить соответствующий товар/услугу в алфавитном перечне Классификатора в любой языковой версии, и пересмотрел класс 42 с созданием классов с 43 по 45 (в 2000 г.).

На восемнадцатой сессии, состоявшейся в октябре 2000 г., Комитет Экспертов принял изменения к седьмой редакции Ниццкой Классификации и утвердил восьмую редакцию МКТУ.

Первая редакция МКТУ была опубликована в 1963 г.; вторая - в 1971 г.; третья - в 1981 г.; четвертая - в 1983 г.; пятая - в 1987 г.; шестая - в 1992 г. и седьмая - в 1996 г. Данная редакция (восьмая), опубликованная в июне 2001 г., вступает в силу с 1 января 2002 г.

Настоящая публикация является официальным трехъязычным (русско-англо-французским) изданием восьмой редакции МКТУ в Российской Федерации. Каждое наименование товара/услуги на русском языке сопровождается наименованиями товаров/услуг на английском и французском языках в соответствии с официальными изданиями ВОИС.

Публикация состоит из Общей части, части I с Перечнем товаров и услуг, объединенных в классы, части II c Алфавитным перечнем товаров и части III с Алфавитным перечнем услуг.

Часть I содержит перечень неповторяющихся наименований товаров/услуг в соответствии с классами товаров и услуг. В каждом классе перечень расположен в алфавитном порядке по первому слову наименования товара/услуги.

Части II и III предназначены для алфавитного поиска товаров или услуг и содержит Алфавитные перечни товаров/услуг, в которых наименования товаров/услуг для всех вместе классов товаров/услуг расположены в алфавитном порядке по выделенному слову наименования товара/услуги. В наименовании товара/услуги последовательно выделяются все значимые слова, однако местоположение слов в наименовании товара/услуги не изменяется. Наименование товара/услуги всегда неизменное и такое же, как и в части I. После текста наименования следует номер класса товара/услуги.

МКТУ 8

Практическая ценность 1-го издания 8-й редакции международной классификации товаров и услуг (МКТУ 8) заключается в том, что оно, в соответствии с ниццким соглашением, отражая единую классификацию товаров и услуг для регистрации товарного знака, позволяет c максимальной достоверностью идентифицировать и, соответственно, классифицировать товар или услугу с обеспечением их единообразного восприятия всеми заинтересованными лицами.

Восьмая редакция МКТУ существенно отличается от седьмой наличием дополнительных трех классов услуг 43, 44, 45.

В МКТУ входят с 1 по 34 класс товаров и с 35 по 45 класс услуг. Например такие как (класс товаров):

Класс1

Химические продукты, предназначенные для использования в промышленных, научных целях, в фотографии, сельском хозяйстве, садоводстве и лесоводстве;

необработанные синтетические смолы, необработанные пластические материалы;

удобрения; составы для тушения огня; препараты для закалки и пайки металлов;

препараты для консервирования пищевых продуктов; дубильные вещества; 

клеящие вещества для промышленных целей.

Класс2

Краски, олифы, лаки; защитные средства, предохраняющие металлы от коррозии и древесину от разрушения; красящие вещества; протравы; необработанные природные смолы; листовые и порошкообразные металлы, используемые для художественно-декоративных целей и художественной печати.

Класс3

Препараты для отбеливания и прочие вещества для стирки;

препараты для чистки, полирования, обезжиривания и абразивной обработки; мыла;

парфюмерные изделия, эфирные масла, косметика, лосьоны для волос;

зубные порошки и пасты.

Класс04

Технические масла и смазочные вещества; смазочные материалы; составы для поглощения, смачивания и связывания пыли; топлива (в том числе моторные бензины) и вещества для осветительных целей; свечи, фитили.

(класс услуг):

Класс42

Научные и технологические услуги и относящиеся к ним научные исследования и разработки; услуги по промышленному анализу и научным исследованиям; разработка и усовершенствование технического и программного обеспечения компьютеров; юридическая служба.

Класс43

Услуги по обеспечению пищевыми продуктами и напитками;

обеспечение временного проживания.

Класс44

Медицинские услуги; ветеринарные услуги; услуги в области гигиены и косметики для людей и животных; услуги в области сельского хозяйства, огородничества и лесоводства.

Класс45

Персональные и социальные услуги, оказываемые другими для удовлетворения потребностей индивидуальных лиц; службы безопасности для защиты имущества и индивидуальных лиц.

Руководство по применению

Заголовки классов указывают в общем виде только области, к которым товары и услуги в принципе могут относиться, и не содержат названия конкретных товаров или услуг.

Для правильной классификации каждого конкретного товара или услуги необходимо пользоваться непосредственно перечнями товаров и услуг и пояснениями к каждому классу.

Отнесение общего термина в перечне товаров и услуг к какому-либо определенному классу товаров и услуг не исключает возможность использования этого термина в словосочетаниях в этом классе или в других классах

Общие замечания

Товары и услуги, фигурирующие в заголовках классов, являются только общими указаниями на области, к которым, в принципе, относятся товары или услуги.

Чтобы установить точную классификацию и наименование каждого конкретного товара или услуги, необходимо обратиться к алфавитным перечням.

Если раздел «перечень классов товаров и услуг с пояснениями», а также перечень товаров и услуг, объединенных в классы, или алфавитные перечни не позволят однозначно классифицировать товар/услугу, следует учитывать следующие критерии.

Для товаров

A) готовые изделия классифицируются, в основном, в соответствии с их функцией или назначением. В случае если таковые не упомянуты в разделе «перечень классов товаров и услуг с пояснениями», готовые изделия следует классифицировать по аналогии с другими подобными изделиями, содержащимися в перечне товаров и услуг, объединенных в классы, и алфавитном перечне товаров. Если функции или назначения не найдены, необходимо руководствоваться вспомогательными критериями, например, материалом, из которого изготовлено изделие, или его принципом действия.

B) готовые изделия многоцелевого назначения (подобные радиобудильнику) могут быть отнесены к определенным классам в соответствии с выполняемыми функциями, а в случае, если эти функции или назначение не упомянуты ни в одном из заголовков классов, следует руководствоваться критериями, сформулированными в пункте a).

C) необработанное или частично обработанное сырье следует классифицировать, в основном, по материалу, из которого оно состоит.

D) товары, предназначенные для использования в другом изделии, классифицируются, в основном, в том же классе, что и последний только в случае, если он не используется для иных целей. Во всех остальных случаях для классификации таких товаров следует руководствоваться критериями, сформулированными в пункте a).

E) если готовые изделия или полуфабрикаты классифицируются по материалу, из которого они изготовлены, то в случае изготовления изделия из различных материалов его следует классифицировать по преобладающему в составе материалу.

F) емкости, предназначенные для упаковки и хранения товаров, классифицируются в том же классе, что и сам товар.

Для услуг:

A) услуги классифицируются, в основном, в соответствии с направлением деятельности, охватываемым заголовком класса и соответствующими пояснениями, или по аналогии со сходными услугами перечня товаров и услуг, объединенных в классы, или алфавитного перечня услуг.

B) услуги по прокату классифицируются, в основном, в тех классах, к которым относятся услуги, осуществляемые с помощью объектов проката (например, прокат телефонов - 38 класс).

C) услуги, связанные с консультацией, советом или информацией, относятся, в основном, к тем же классам, что и услуги, являющиеся объектом консультации, совета или информации, например по вопросам транспортировки - 39 класс, управления коммерческими делами - 35 класс, финансовых дел - 36 класс, косметики - 44 класс. Консультация, совет или информация, предоставляемые с помощью электронных средств (например, телефона, компьютера), не связаны со средствами, обеспечивающими выполнение данных услуг.

Международные классификаторы, используемые в России

Международные (региональные) классификации и стандарты, используемые в общероссийских классификаторах:

Международные (региональные) классификации и стандарты имеют большое значение для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран, в том числе и для России.

Заключение

В данной расчетно-графической работе были рассмотрены вопросы, касающиеся создания электронного офиса. В соответствие со штатным расписанием создавался макет офиса и автоматизированные рабочие места всех сотрудников. В офис ООО «Ростов» вошли 5 помещений:

- кабинет директора;

- кабинет секретаря директора;

- отдел рекламы;

- приемная (холл);

- туалет.

Для офиса были подобраны программное обеспечение и офисная техника, отвечающая последним технологиям для обеспечения быстрой и качественной работы.

Для выбора технических средств использовались многие факторы:

- объем документооборота;

- способ организации эксплуатации технических средств;

- объем копируемых документов;

- технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

- фирма-производитель техники;

- стоимость техники;

- стоимость эксплуатации и т.п.

С учетом этих факторов была составлена смета на приобретение оргтехники.

Также были рассмотрены вопросы о значении международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран на примере России и была подробно рассмотрена 8-я редакция международной классификации товаров и услуг (МКТУ 8).

Список использованной литературы

1. Офисная документация: Подготовка и оформление /Сост. И.Н. Кузнецов. - Мн.: Книжный Дом, 2004. - 832 с.

2. Молочков В.П. Компьютер для секретаря и офис-менеджера. Самоучитель. - СПб.: Питер, 2006. - 304 с.

3. Филатова В.О. Компьютер для отдыха и работы. - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.

4. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - 7-е, перераб. и доп. изд.-М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000.-188с.

5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере.-2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999.-224с

6. Кантарь И.Л. “Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата”, 1990.

7. Салтыкина И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство делового секретаря. - М., 1995.

8. Международная классификация товаров и услуг (МКТУ 8).

9. Консультант Плюс.

10. www.yandex.ru

11. www.rambler.ru

12. Газета «Телеком-Ростов»