В современной деловой сфере очень часто приходится иметь несколько копий одного и того же документа, а иногда - и этого же документа, но с внесением небольших изменений. И если в первом случае проблему можно разрешить с использованием, каких либо иных технических средств (ксерокопирование, услуги типографии и тому подобное), то во втором, а также тогда, когда имеет значение время, выгоднее использовать средства компьютерной техники.

Размножение документов с помощью компьютера требует, в зависимости от начальных условий и необходимости обработки, различных аппаратных и программных средств. Существует несколько вариантов начальных условий:

1. Размножаемый документ имеется в виде файла на устройстве хранения информации и нужно получить несколько его копий.

2. Документ существует на бумажном носителе и необходимо получить его точную копию (копии).

3. Документ существует на бумажном носителе и необходимо получить его копию (копии) с выполнением некоторых изменений.

Рассмотрим все три случая.

Первый случай является простейшим. Для его аппаратной реализации необходимо только одно периферийное устройство - принтер.

Принтер - это устройство вывода из компьютера данных на бумагу или пленку в удобной для чтения форме. Принтеры позволяют получить твердую копию документа.

Ниже перечислены наиболее распространенные типы принтеров:

- литерные принтеры;

- матричные принтеры;

- струйные принтеры с чернилами;

- лазерные и диодно-матричные принтеры (LED).

Значительно реже встречаются термические принтеры.

Если необходимо получить несколько копий документа, то его нужно открыть в одном из распространенных текстовых редакторов (например, редактор Word производства компании Microsoft) и выполнить команду печати с указанием количества экземпляров.

Во втором случае, когда необходим ввод документа в компьютер с его последующей печатью, помимо принтера нужно еще одно периферийное устройство - сканер.

Сканер - это устройство позволяющее вводить в компьютер изображение текстов, рисунков, слайдов, фото и др. графической информации.

Классифицировать сканеры можно по следующим параметрам:

1. Способ формирования изображения.

Линейный - микро датчики сканирующей головки размещаются в одну линию, и сканирование идёт построчно.

Матричный - датчик имеет форму прямоугольной матрицы, это позволяет обрабатывать оригинал целиком.

2. Кинематический механизм.

Определяющим фактором здесь является способ перемещения считывающей головки сканера и бумаги относительно друг друга. По этому параметру сканеры делятся на ручные, настольные, комбинированные.

Ручной сканер. Сканирование осуществляется вручную последовательным перемещение сканера относительно оригинала.

Настольные сканеры.

К категории настольных сканеров относятся планшетные, роликовые, барабанные, проекционные.

Планшетные сканеры. В них сканирующая головка перемещается относительно бумаги с помощью шагового двигателя. В планшетных сканерах есть крышка на петлях, позволяющая использовать в качестве источников изображения книги и другие нестандартные оригиналы. Планшетные сканеры просты и удобны в эксплуатации.

Роликовые - оригинал пропускается через ролики механизма подачи бумаги и попадает в поле зрения линейных датчиков. Большинство факсимильных аппаратов работает по такому принципу.

Барабанные - оригинал закрепляется на поверхность прозрачного цилиндра из органического стекла (барабана), который вращается с большой скоростью. Сканирующий датчик через крошечное отверстие пиксель за пикселем считывает изображение с высокой точностью.

Проекционные сканеры - напоминают фотоувеличитель. Оригинал располагается на подставке под сканирующей головкой на расстоянии около 30см. Дополнительный источник света, как правило, не требуется. Механизм поворота внутри головки датчика сканирует каждую линию оригинала.

3. Тип сканируемого изображения (черно-белое, полутоновое, цветное).

4. Прозрачность оригинала (отражающие - непрозрачные, прозрачные).

В современных сканерах используются две сенсорные технологии: CCD (Charge Coupled Device) и CIS (Compact Image Sensor). В CCD- сканере основу освещает лампа холодного света, а система зеркал (призма) разлагает отраженный свет на основные цвета -- красный, зеленый и синий. Для каждого из цветов у CCD имеется сенсорный ряд, состоящий из светочувствительных конденсаторов. При попадании света они частично разряжаются. Данные изменения заряда трансформируются аналогово-цифровыми преобразователями в цифровую форму, которая может впоследствии обрабатываться на компьютере.

В CIS-сканере в качестве источников света выступают красные, зеленые и голубые светоизлучающие диоды. Через неподвижную систему линз свет проникает собственно к самому сенсору CIS. Из-за примитивности неподвижной линзы приборы с использованием технологии CIS не обеспечивают достаточной глубины резкости. Если основа не лежит на стекле ровно, то на отсканированном изображении попросту ничего не разберешь. Однако CIS-сканеры потребляют мало энергии, поэтому питание на них может подаваться через USB-кабель.

Для получения копии документа сначала необходимо произвести операцию сканирования оригинала, то есть перевод информации с бумажного носителя в цифровую форму. Затем с помощью любой из программ для обработки изображения следует напечатать необходимое количество копий. Следует отметить, что отсканированный материал является для компьютера именно изображением, набором точек разного цвета, даже если документ состоит из алфавитно-цифровых символов.

И, наконец, третий случай, когда отсканированный текст подлежит редактированию. Никаких дополнительных устройств использовать не надо - для этой операции достаточно принтера и сканера. А вот некоторое дополнительное программное обеспечение установить придется.

Как уже было сказано выше, отсканированное изображение представляется набором точек, а не символами, и преобразование его в текст является относительно непростой задачей, решением которой занимаются системы оптического распознавания символов (OCR).

Примером системы распознавания символов является программа ABBYY FineReader. С помощью специализированных алгоритмов и логических конструкций происходит преобразование точечного растра сначала в векторную форму, а затем непосредственно в текст. Поддерживается большое количество шрифтов на различных языках и имеется возможность добавлять необходимые. Важной особенностью данной системы является наличие режима обучения, которая применяется в случае использования неразборчивого, нестандартного, плохо опознаваемого стандартным способом шрифта, когда пользователь может указать начертание того или иного символа. Другой важной функцией является автотрассировка, то есть автоматическое определение блоков текста и рисунков. Полученный текст можно экспортировать в другие приложения, в том числе и в текстовый редактор.

Далее уже средствами текстового редактора производится внесение необходимых корректировок или изменений внешнего вида (представления) документа и последующая печать в необходимом количестве экземпляров.

Следует отметить, что этот способ, несмотря на его сложность, более эффективен, чем способ №2, даже если в документ не вносится никаких изменений, особенно при печати большого числа копий. Во-первых, при сканировании плохого оригинала копии будут такого же качества, а при распознавании и последующей печати - качество копии намного может превосходить оригинал. Во-вторых, при печати со сканера намного увеличивается время работы (за счет того, что текст печатается как изображение, что порождает большой массив информации, на передачу которой принтеру уходит немало времени), а при большом количестве копий это критично. И в-третьих, печать опознанного текста происходит намного экономичней, чем печать такого же текста, но в виде изображения. Второй способ следует применять тогда, когда нужно получить совершенно идентичные копии одинакового качества.

Существуют еще различные комбинированные способы размножения документов при помощи компьютера, но все они сводятся в конечном итоге к уже рассмотренным случаям.

Таким образом, для размножения документов максимально необходимо два периферийных устройства - принтер и сканер, а также может потребоваться установка специального программного обеспечения.