Современная экономика не мыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений - система обработки информации предприятия.

Управление любого предприятия ставит перед собой цели добиться продвижения вперед, развития и прогрессирования в целом деятельности предприятия.

Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизация непосредственно основного производственного процесса, а также систему документооборота предприятия, т.е. внедрение в сферу деятельности предприятия новых продуктов современных технологий.

В данной курсовой работе рассматривается новый программный продукт «Access-2000» (MICROSOFT) - популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Настоящая База Данных создана для облегчения работы с документооборотом продовольственного магазина «Вкусняшка.»

Одно из мощных средств базы данных состоит в том, чтобы упорядочить информацию по тому признаку, который задает пользователь.

Созданная База Данных позволяет автоматизировать заполнение и передачу документов, используемых для учета поступления и реализации продовольственных товаров данного предприятия, а также упорядочить хранение данных. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую можно представить в форме различного вида отчетов. Это позволяет более наглядно отобразить информационные потоки предприятия и дать общую оценку его работы.

1. Общие положения

Магазин «Вкусняшка» осуществляет реализацию продовольственных товаров населению. Задачей руководителей предприятия является:

Организация бесперебойного поступления товаров.

Расширение ассортимента реализуемых товаров.

Соблюдение санитарно-гигиенических норм и сроков хранения продовольственных товаров.

Обеспечение сохранности, качества и товарного вида продукции.

Поиск новых, прогрессивных форм обслуживания, обеспечивающих рост товарооборота и повышение качества и культуры обслуживания.

Организация учета поступления и реализации товаров.

Внедрение новых технологий обработки информации.

Своевременное предоставление установленных форм отчетности.

Своевременная выплата налогов.

Главным основателем и руководителем продовольственного магазина «Вкусняшка» в настоящее время является Протасов Н.М. Ему подчиняются: менеджер по продажам, заведующие отделами, продавцы, грузчик, водитель, уборщица.

Общая организационная структура деятельности предприятия показана в виде схемы в Приложении 1. На схеме изображены уровни движения продовольственных товаров от поставщика до потребителя на примере рассматриваемого предприятия. Принимая во внимание небольшой объем продаж магазина, в данной схеме поставщики будут представлены фиксированным списком, а покупатели - частным лицом.

Магазин имеет следующую структуру:

Отдел №1 (продажа мясной, молочной и кисломолочной продукции)

Отдел №2 (продажа бакалейных товаров)

Отдел №3 (продажа кондитерских изделий)

Отдел №4 (продажа свежих фруктов и овощей, консервированной продукции, овощных полуфабрикатов, соков, напитков и минеральных вод)

Отдел №5 (продажа рыбы, рыбной продукции и полуфабрикатов)

Заведующие отделами несут ответственность:

За соблюдение ассортимента реализуемых товаров.

За правильность хранения и сохранность товара, за качество реализуемой продукции (их соответствие Гостам, Стандартам и Техническим Условиям).

За соблюдение санитарно-гигиенических норм в торговых залах и подсобных помещениях.

За соблюдение Правил торговли.

За ведение учетной и отчетной документации вверенного участка работы.

За ведение учета и контроля рабочего времени сотрудников, находящихся в их подчинении.

Распоряжения заведующих в части организации контроля и учета процесса реализации является обязательным для всего персонала, непосредственно связанного с отпуском товаров в розницу.

Менеджер по продажам осуществляет контроль поступления и реализации товарной продукции. В его обязанности входит:

Заключение договоров на поставки товаров.

Контроль соблюдения договорных условий.

Контроль остатков товаров и своевременное пополнение запасов.

Соблюдение ассортиментного минимума и расширение ассортимента реализуемых товаров.

Ведение учетной и отчетной документации, связанной с поступлением и реализацией товаров, начисление заработной платы.

Анализ хозяйственной деятельности предприятия, поиск резервов для увеличения продаж, сокращения потерь и времени товарного оборота.

Менеджер по продажам подчиняется непосредственно директору предприятия.

Продавцы осуществляют отпуск товаров покупателям в торговом зале. Они отвечают:

За сохранность и качество отпускаемых ими товаров.

За соблюдение Правил торговли.

За соблюдение санитарно-гигиенических норм на своем рабочем месте.

Подчиняются продавцы непосредственно заведующим отделами и выполняют их распоряжения.

Водитель осуществляет своевременную доставку товаров в магазин на автомобиле и по необходимости выполняет распоряжения директора предприятия, связанные с использованием автотранспорта.

Уборщица обеспечивает чистоту в торговом зале, подсобных помещениях и выполняет распоряжения директора и заведующих отделами, связанные с соблюдением чистоты и порядка в магазине.

Директор магазина координирует работу всех подразделений и сотрудников предприятия и осуществляет их взаимосвязь.

2. Описание предметной области

Предметная область - часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.

В данной структуре мы рассматриваем продовольственный магазин, его входные и выходные потоки информации.

Документы, которые используются и заполняются на предприятии, в совокупности составляют его документооборот.

Условно все документы магазина можно подразделить следующим образом:

1. Руководящие документы (Технические Условия, ГОСТы, Стандарты, Правила торговли, Постановления, Указания, Распоряжения, законодательные документы, Договоры)

2. Входящие документы (Фактуры, Счета, Наряды, Накладные, Прейскуранты)

3. Внутренние документы (Накладные, Разнарядки, Табели, Прайс-листы, Карточки, Счета, Отчёты, Журналы)

4. Исходящие документы (отчёты, счета, чеки)

4. Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой предметной области

Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:

Все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи в любое подразделение предприятия.

Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе.

Значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации из различных подразделений предприятия, непосредственная работа с документами инженера-химика сводиться к выполнению следующих задач:

С помощью созданной Базы Данных можно будет получить ответы на следующие вопросы:

Когда и откуда прибыл тот или иной товар (поставщик, его адрес и реквизиты).

По какому документу, по какой цене, в каком количестве, в какой упаковке и какого сорта поступил тот или иной товар.

Узнать товарооборот и выручку магазина в целом или его структурных подразделений за любой день, неделю, декаду, месяц, квартал, год и так далее.

Получить сведения о том, сколько того или иного товара осталось в магазине в целом или его отделах на любой момент времени.

Контролировать сроки хранения быстро портящейся продукции.

Вести учет поступления и сдачи тары, расхода упаковочного материала, значительно уменьшить их потери.

Быстро получать сведения о потерях и убытках.

Качественно проводить анализ деятельности предприятия.

В кратчайшие сроки разрабатывать мероприятия по расширению ассортимента реализуемых товаров, увеличению товарооборота, сокращению потерь и внедрению прогрессивных форм обслуживания населения.

Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

4. Концептуальная модель

Концептуальная схема - описание предметной области в терминах некоторой модели. Она служит средством общения между различными пользователями и поэтому разрабатывается без учета физических представлений данных. Цель концептуального представления - создать такое формальное представление о базе данных, чтобы любое внешнее представление являлось его подмножеством. Эта модель используется для выражения, организации, упорядочения и обмена представлениями.

5. Реляционная модель данных

Теперь сформируем реляционную модель данных. В реляционных моделях данных объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Каждая таблица представляет один объект и состоит из строк и столбцов.

Таким образом, реляционная модель базы данных продовольственного магазина «Вкусняшка» будет иметь следующий вид

Таблица 1. Типы товаров

КОД типа	Наименование товара	КОД отдела

Таблица 2. Товары

КОД товара	КОД типа	Наименование товара	КОД отдела	Ед. измер.	КОД постав-щика	Цена заку-почная	Надбавка розничная

Таблица 3. Заказы

КОД заказа	Дата заказа

Таблица 4. Приход и продажа

КОД прихода и расхода

КОД

товара

Дата

прихода

КОД

заказа

Приход

Продажа

6. Запросы

Запрос - это средство Access, позволяющее пользователю сформулировать условия отбора, группировки и обобщения данных и с помощью этого проводить анализ данных. Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным условиям. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице.

В базе данных данной курсовой работы используются следующие запросы:

1. Запрос «Приход товара»

Данный запрос является параметрическим (т.е. запросом с изменяемыми условиями). По полям «Типы товаров», «Дата прихода», «Приход» задаем параметрические условия.

Данный запрос позволяет определить какой товар, когда и в каком количестве поступил в магазин.

2. Запрос «Продажа товара»

Данный запрос также является параметрическим. По полям «Наименование товара» и «Дата продажи», «Продажа» задаем параметрические условия.

Данный запрос позволяет узнать какой товар, когда и в каком количестве был реализован.

3. Запрос «Остатки»

Это параметрический запрос на выборку. Он позволяет узнать сколько всего того или иного товара по конкретной цене осталось в магазине на определенный момент времени.

7. Формы

Форма - это оболочка таблицы или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс. Использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование и просмотр данных, хранящихся в таблице или получаемых с помощью запросов.

В данной Базе Данных имеются следующие формы:

1. Типы товаров

2. Приход товара

3. Приход товара подчиненная форма

4. Заказы

5. Заказы подчиненная форма

6. Главная кнопочная форма

Формы под номером 1, 2 и 4 используются непосредственно для добавления данных. Для построения этих форм используются данные из таблиц «Типы товаров», «Товары» и «Приход-Продажа» соответственно. На данных формах имеются ряд кнопок, таких как:

ь «Закрыть форму» - выход из данной формы

ь - позволяет добавление в Базу Данных набора значений

ь - удаление любой записи формы

ь - вернуться к первой записи

ь - вернуться к предыдущей записи

ь - вернуться к последней записи

ь - перейти к следующей записи

ь «Просмотреть отчет» - просмотреть отчеты

ь «Напечатать отчёт» - отпечатать отчеты

Главной задачей для форм под номером 3 и 5 является просмотр и корректировка (внесение изменений) данных. В качестве исходных данных используются таблица «Приход и Продажа».

На данных формах присутствуют такие кнопки, как:

ь «Закрыть форму»

ь «Напечатать форму» - позволяет выводить на печать ту, или иную форму

Формы под номером 3 и 5 служат для отображения отобранных через запросы значений. Именно эти формы позволяют более наглядно просмотреть результаты запросов. В качестве исходных данных для данных форм берутся соответствующие запросы. На данных формах имеется кнопка в виде открытой двери, при нажатии на которую можно выйти из формы.

Главная кнопочная форма является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм. Создать кнопочную форму позволяет специальное средство Access - диспетчер кнопочных форм.

Главная кнопочная форма состоит из четырех страниц:

1) Первая страница создается по умолчанию диспетчера - главная страница

2) Страница Главная кнопочная форма. Она в свою очередь содержит страницы:

Типы товаров (открывает страницу основной формы «Типы товаров»)

Приход товара (открывает страницу основной формы «Приход товара»)

Заказы (открывает страницу основной формы «Заказы»)

Закрыть (позволяет выйти из приложения)

3) Страница основных форм. Она позволяет переходить из одной основной формы в другую (а при необходимости и в побочные формы), в Главную кнопочную форму или выходить из приложения.

4) Страница побочных форм. Оформляется при необходимости и позволяет переходить в нужные формы (основные и побочные), в Главную кнопочную форму или выходить из приложения.

8. Отчеты

В MS Access получать твердые копии результатов обработки данных можно путем распечатки таблиц, запросов и форм, представленных в виде отчетов. Отчет - это тип объектов в Access, который используется для просмотра и печати данных. Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в Базе Данных. Главное назначение отчета - формирование выходных документов, которые будут представлять собой копию форм реальных документов предприятия, с которыми непосредственно работает пользователь.

Одним из способов создания отчета является, создание отчета с помощью мастера отчетов, а затем необходимые коррективы можно внести, находясь в режиме конструктора.

В данной курсовой работе представлены два отчета:

1. Остатки

2. Чек

Данные отчеты построены на основании данных двух таблиц: «Товары», «Приход и Продажа». Такого рода отчеты носят название многотабличных отчетов. Данные отчеты представлены в виде таблиц с занесенными в них данными (аналоги страниц заполняемых журналов).

Созданные отчеты будут распечатываться раз в месяц и затем, переданы вышестоящим органам для проверки и утверждения.

9. Макросы

Макросы - это небольшие программы, в которых содержатся макрокоманды Access (для которых можно определить условие, если условие выполняется, то выполняется и сама макрокоманда), предназначенные для выполнения одного или нескольких действий. Макрос можно запускать из окна базы данных или связывать с событием.

Основным назначением макроса является создание элементов для пользовательского интерфейса.

В данной базе данных содержатся следующие макросы:

1. Открыть форму «Приход товара» из формы «Типы товаров»

2. Открыть форму «Заказы» из формы «Типы товаров»

3. Обновить остатки формы «Заказы»

4. Открыть отчет Чек

5. Закрыть форму «Типы товаров»

6. Закрыть форму «Приход товара»

7. Закрыть форму «Заказы»

8. Напечатать форму

9. Напечатать отчет

10. Открыть форму «Типы товаров» из формы «Приход товара»

11. Открыть форму «Заказы» из формы «Приход товара»

12. Открыть форму «Типы товаров» из формы «Заказы»

13. Открыть форму «Приход товара» из формы «Заказы»

14. Закрыть форму Типы товаров»

Макросы с 1 по 9 созданы с помощью Мастера создания кнопок и прописываются автоматически.

Макросы с 10 по 14 созданы с помощью конструктора.

Все данные макросы связаны с кнопками на формах. Каждая кнопка имеет свою текстовую надпись, кратко обозначающую команду макроса.

10. Руководство для пользователя по применению базы данных

Для успешной работы с созданной Базой Данных необходимо знать следующую информацию:

Главный элемент, с которого начинается работа с базой данных и которую Вы увидите при открытии базы данных - главная кнопочная форма. Она необходима для открытия форм и отчетов. На ней находятся следующие кнопки:

Ш Открытие страниц основных форм - позволяет перейти к страницам основных форм («Типы товаров», «Приход товара», «Заказы»).

Ш Открытие страницы отчетов - позволяет перейти к странице отчетов («Остатки» и «Счет»)

Ш Открытие страницы побочных форм - позволяет перейти к странице побочных форм («Приход товара подчиненная форма» и «Заказы подчиненная форма»)

Ш «Закрыть - непосредственный выход из базы данных.

При нажатии кнопок основных форм - откроется страница основных форм.

1. Основная форма «Типы товаров». На ней находятся следующие кнопки:

«Приход товара» - открывает основную форму «Типы товаров»

«Заказы» - открывает основную форму «Заказы»

«Отчеты» - открывает страницу отчетов

«Главная кнопочная форма» - позволяет перейти к Главной Кнопочной форме

«Закрыть» - позволяет выйти из приложения

2. Основная форма «Приход товара». На ней находятся следующие кнопки:

«Типы товаров» - открывает основную форму «Типы товаров»

«Заказы» - открывает основную форму «Заказы»

«Отчеты» - открывает страницу отчетов

«Главная кнопочная форма» - позволяет перейти к Главной Кнопочной форме

«Закрыть» - позволяет выйти из приложения

3. Основная форма «Заказы». На ней находятся следующие кнопки:

«Типы товаров» - открывает основную форму «Типы товаров»

«Приход товара» - открывает основную форму «Заказы»

«Отчеты» - открывает страницу отчетов

«Главная кнопочная форма» - позволяет перейти к Главной Кнопочной форме

«Закрыть» - позволяет выйти из приложения

При нажатии кнопки «Отчеты» откроется страница отчетов. На ней находятся следующие кнопки:

«Типы товаров» - открывает основную форму «Типы товаров»

«Приход товара» - открывает форму «Приход товара»

«Заказы» - открывает основную форму «Заказы»

«Остатки» - открывает отчет «Остатки»

«Чек» - открывает отчет «Чек»

«Главная кнопочная форма» - позволяет перейти к Главной Кнопочной форме

«Закрыть» - позволяет выйти из приложения

При нажатии кнопки «Побочные формы» откроется страница побочных форм. На ней находятся следующие кнопки:

«Приход товара подчиненная форма» - открывает подчиненную форму «Приход товара»

«Заказы подчиненная форма» - открывает подчиненную форму «Заказы»

«Главная кнопочная форма» - позволяет перейти к Главной Кнопочной форме

«Закрыть» - позволяет выйти из приложения

При нажатии кнопки «Закрыть» на Главной кнопочной странице - можно выйти из приложения.

Заключение

В данной курсовой работе создана и описана база данных продовольственного магазина «Вкусняшка» для облегчения работы менеджера по продажам. Данная база данных состоит:

из четырех таблиц, которые содержат информацию о реализуемой в магазине продукции;

из трех запросов;

из трех форм, которые преобразуют имеющиеся данные для выдачи необходимой информации пользователю;

из двух отчетов, которые позволяют просмотреть отобранную информацию.

С помощью представленной базы данных была сделана попытка создать оптимальное управление данными о реализуемой продукции. Она обеспечивает целостность хранимых данных, препятствует их потере и искажению. Обеспечивает быстрый поиск необходимой информации, наглядность (т. к. все данные представлены в удобном виде для пользователя). Позволяет пользователю вносить изменения (добавлять, удалять ненужную информацию).

На основании вышесказанного, понятно, что использование базы данных намного упрощает работу с данными и делает ее эффективной.

Список используемой литературы

Рубен А., Горев А., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. - СПб: Питер, 1997

Пасько В. Access 97. - Киев: BHV, 1997

Робинсон С. MS Access 2000. - СПб: Питер, 2001

методическая литература по MS Access