Место информатики в процессах управления

Место информатики в процессах управления

26

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине “Информатика”

на тему “ Место информатики в процессах управления ”

Москва 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

I. Место информатики в процессах управления

1. Информатизация общества и её роль в развитии общества, как управленческой деятельности

2. Основные требования к системам, используемым в процессе управления

3. Автоматизация рабочего места

4. Заключение

II. Практическая часть

1. Общая характеристика задачи (Вариант 3)

2. Описание алгоритма решения задачи

Список использованной литературы

Введение

Данная курсовая работа посвящена рассмотрению такого важного и актуального в настоящее время аспекта современной жизни общества, как место информатики в процессах управления.

Прошло совсем немного времени, как в школах и вузах страны начали изучать информатику. Сейчас она претендует на звание базовой дисциплины в системе высшего образования и в комплексе с другими классическими дисциплинами (математикой, физикой, химией, естествознанием, биологией, историей) призвана создавать фундамент профессионального образования в вузе. К сожалению, до сих пор нет единой точки зрения на область знаний под названием «Информатика» и соответствующую ей дисциплину. Одни говорят - это веление времени, дань моде, явление переходящее или считают информатику сложной премудростью, где к тому же требуется познать характер некоего современного монстра - персонального компьютера и научиться управлять им. Однако кто проработал в солидной фирме, знает, что информатика и связанные с ней информационные технологии - необходимый атрибут профессиональной пригодности в обществе. Претендент на престижную работу должен обладать не только профессиональными знаниями и владеть иностранным языком, но и свободно разбираться в информационной технологии работы на персональном компьютере, что как раз и даёт изучение информатики.

Наступило время, когда профессионал - юрист, инженер, экономист, социолог, журналист и т.д. - уже с трудом справляется с потоками информации. Специалисту, чтобы на должном уровне выполнить свои обязанности, необходимы инструментарий и методология его применения для обработки информации.

Для раскрытия данной темы были взяты следующие вопросы: информатизация общества и её роль в развитии общества, как управленческой деятельности, основные требования к системам, используемым в процессе управления, автоматизация офиса

Также в данной курсовой работе будет решена экономическая задача по учёту бракованной продукции на предприятии ООО «Красный Октябрь». Основной целью решения данной задачи будет расчёт процентного отношения бракованных изделий к общему количеству выпущенных изделий, подведение итогов за каждый месяц и формирование формы сводной ведомости по учёту некачественной продукции за квартал.

Результаты решения задачи будут представлены в форме сводной ведомости по учёту некачественной продукции за квартал и в графическом виде в форме диаграммы на основе данных этой ведомости.

I. Место информатики в процессах управления

1. Информатизация общества и её роль в развитии общества, как управленческой деятельности

В поле зрения информатики как науки попадают с одной стороны вычислительные науки, изучающие принципы и методы организации вычислительных процессов, локальных и глобальных компьютерных сетей с одной стороны, а с другой - когнитивные науки, предназначенные для изучения мыслительных усилий человека с целью повышения интеллектуальных свойств компьютеров.

Термин "информатика" (франц. informatique) происходит от французских слов information (информация) и automatique (автоматика) и дословно означает "информационная автоматика".

Роль информатики в развитии общества чрезвычайно велика. С ней связано начало революции в области накопления, передачи и обработки информации. Эта революция, следующая за революциями в овладении веществом и энергией, затрагивает и коренным образом преобразует не только сферу материального производства, но и интеллектуальную, духовную сферы жизни.

В истории развития цивилизации произошло несколько информационных революций. Последняя информационная революция выдвигает на первый план новую отрасль - информационную индустрию, связанную с производством технических средств, методов, технологий для производства новых знаний.

Бурное развитие компьютерной техники и информационных технологий послужило толчком к развитию общества, построенного на использовании различной информации и получившего название информационного общества.

При переходе к информационному обществу возникает новая индустрия переработки информации на базе компьютерных и телекоммуникационных информационных технологий.

Информатизация на базе внедрения компьютерных и телекоммуникационных технологий является реакцией общества на потребность в существенном увеличении производительности труда в информационном секторе общественного производства, где сосредоточено более половины трудоспособного населения. Так, например, в информационной сфере США занято более 60% трудоспособного населения, в СНГ- около 40%.

Основные идеи японского проекта информатизации

В настоящее время Япония находится на второй стадии информатизации.

Цель японского проекта - связать те услуги, которые раньше предлагались отдельно. Для этого все виды информации от телефонных посланий и телеграмм до собственно компьютерной продукции должны передаваться по одному общему кабелю. В перспективе каждый абонент кабельной сети сможет получить несколько услуг одновременно. Большое внимание в проекте также уделяется созданию терминалов для неопытных пользователей с интеллектуальным интерфейсом, где ввод информации осуществляется голосом.

Предполагается, что полное осуществление проекта информатизации займёт 20 лет и потребуется около 100 млрд.дол. капиталовложений.

2. Основные требования к системам, используемым в процессе управления

Чтобы выбрать систему, позволяющую эффективно решить задачи автоматизации управления бизнесом, необходимо не только иметь представление о рынке систем, но и знать реальные особенности и потребности компании. При всей очевидности этого соображения на практике предприятия нередко приобретают интегрированную систему основываясь, только на рекламных материалах поставщиков, а затем выясняют, что же им нужно на самом деле.

Как показывает практика, при разработке требований к системе особое внимание целесообразно уделить следующим:

· Функциональные требования. Здесь необходимо отразить задачи системы по автоматизации координации взаимодействия служб предприятия и обеспечения информационной поддержки для принятия руководством управленческих решений. Простейший пример: если система предполагает вместо заполнения документов авторучкой просто формирование их вручную на экране компьютера без дальнейшей взаимосвязанной обработки, вряд ли она принесет вам пользу.

· Отражение специфики бизнеса. Система должна не мешать, а помогать работать персоналу предприятия. Внедрение системы не должно повлечь за собой необходимости выполнения сотрудниками дополнительных, не свойственных их профессиональным обязанностям операций.

· Простота перехода на новую систему. Здесь отражаются такие требования, как удобство использования, квалификация персонала, легкая обучаемость, привычность используемой терминологии и интерфейсов пользователя программных средств.

· Возможность получения полной связной разносторонней отчетности. Эта группа требований определяется как заранее заданные состав и виды стандартных отчетов, формируемых системой, так и возможность формирования различных видов отчетной информации по запросам потребителей. В последнем случае содержание и форма отчета выбираются системой в зависимости от характеристик, указанных в запросе.

· Преемственность данных из старых систем. Если на предприятии уже функционируют локальные автоматизированные системы, то следует определить, будут ли они использоваться после внедрения новой системы. Если будут, то нужно указать, какие данные из этих систем должны использоваться новой системой, и наоборот. Если старые системы использоваться не будут, нужно указать, следует ли единовременно ввести данные из старых систем в новую для обеспечения преемственности.

· Получение отчетности в стандартных редакторах. Вряд ли устроит ситуация, когда автоматизированная система позволяет только распечатать отчетную информацию, да еще и только в одном, жестко определенном виде. В этом случае при формировании комплексных отчетов вашим сотрудникам придется выполнять до обидного глупую работу по перепечатке вручную данных из различных документов. Поэтому стоит задуматься о наличии в системе возможности выдавать отчетные данные в форматах распространенных текстовых редакторов (например, Microsoft Word) и(или) электронных таблиц (например, Microsoft Excel).

· Минимизация персонала. Здесь сформулированы требования по сокращению числа сотрудников, занятых выполнением определенных видов деятельности, после внедрения автоматизированной системы.

· Возможности удаленного доступа. В этой группе приведены требования, определяющие работу с удаленными филиалами, а также возможность удаленного доступа сотрудников к системе. Например, ряд современных систем обеспечивает возможность доступа с использованием Интернета. В этом случае сотрудник или руководитель предприятия, находящийся, скажем, в командировке, может работать с системой практически так же, как он работал бы с ней, находясь в своем офисе.

· Безопасность. Здесь отражаются две группы требований. Первая определять особенности защиты информации в системе от разрушения при сбоях и отказах оборудования (резервное копирование и т.п.), а вторая - особенности защиты информации от несанкционированного доступа с целью злоупотреблений или деструктивных воздействий (разграничение прав доступа к информации и др.).

· Использование специализированного оборудования. Если особенности бизнеса организации предполагают применение кассовых аппаратов, сканеров штрих-кодов и другого специализированного оборудования, то указывается тип оборудования и ориентировочное количество используемых устройств каждого типа.

· Бюджет и сроки внедрения системы. Здесь следует указать ориентировочную сумму, которой вы по тем или иным причинам считаете целесообразным ограничить затраты на создание автоматизированной системы управления, а также предполагаемые исходя из конкретных особенностей состояния вашего бизнеса сроки выполнения работ.

3.Автоматизация офиса

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рис 1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникаций персонала (с её освещениями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить её. Используя совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но так же потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Основные компоненты автоматизации офиса (рис. 1)

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда и дают возможность справляться с возрастающим объёмом работ.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовые процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специальные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Заключение

Таким образом, рассмотрев данную тему: «Место информатики в процессах управления», нельзя ещё раз не отметить актуальность это темы.

Войти в 21 век образованным человеком можно, только хорошо владея информационными технологиями. Ведь деятельность людей всё в большей степени зависит от их информированности, способности эффективно использовать информацию. Для свободной ориентации в информационных потоках современный специалист любого профиля должен уметь получать, обрабатывать и использовать информацию с помощью компьютеров, телекоммуникаций и других средств связи. Заложить фундамент информационной культуры.

Информатизация обеспечит переход общества от индустриального этапа развития к информационному. Информационный рынок предоставит потребителям все необходимые информационные продукты и услуги, а их производство обеспечит индустрия информатики, часто называемая информационной индустрией. Все эти вопросы сейчас активно обсуждаются в печати, хотя до сих пор нет единого мнения относительно выбора путей развития, понимания приоритетности того или иного направления, формулировок и понятий и т.п.

В информационном обществе процесс компьютеризации даст людям доступ к надёжным источникам информации, избавит их от рутинной работы, обеспечит высокий уровень автоматизации обработки информации в управленческой сфере.

Материальной и технологической базой информационного общества станут различного рода системы на базе компьютерной техники и компьютерных сетей, информационной технологии, телекоммуникационной связи.

II. Практическая часть

1. Общая характеристика задачи (Вариант 3)

Предприятие ООО «Красный октябрь» осуществляет деятельность, связанную с выпуском различных видов деталей для промышленного оборудования. Для анализа качества выпускаемой продукции ежемесячно производится учёт бракованной продукции. Данные учёта бракованной продукции приведены на рисунках 1, 2, 3.

Исходные данные:

Ведомость учёта изготовленных деталей за январь 2006 г.

Рис. 1. Данные о выпуске бракованной продукции по месяцам

Ведомость учёта изготовленных деталей за январь 2006 г.

Ведомость учёта изготовленных деталей за февраль 2006 г.

Ведомость учёта изготовленных деталей за март 2006 г.

Сформировать и заполнить форму сводной ведомости по учёту некачественной продукции.

Рис. 4. Сводные данные о выпуске бракованной продукции за квартал

2. Описание алгоритма решения задачи

1. Запустить табличный процессор MS Excel.

2. Создадим книгу с именем «Красный октябрь».

3. Лист 1 переименуем в лист с названием «Детали за январь».

4. На рабочем листе «Детали за январь» MS Excel создадим таблицу «Ведомость учёта изготовленных деталей за январь 2006 года».

5. Заполним таблицу «Ведомость учёта изготовленных деталей за январь 2006 года» исходными данными (рис. 5).

6. Лист 2 переименуем в лист с названием «Детали за февраль».

7. На рабочем листе «Детали за февраль» MS Excel создадим таблицу «Ведомость учёта изготовленных деталей за февраль 2006 года».

8. Заполним таблицу «Ведомость учёта изготовленных деталей за февраль 2006 года» исходными данными (рис. 6).

9. Лист 3 переименуем в лист с названием «Детали за март».

10. На рабочем листе «Детали за март» MS Excel создадим таблицу «Ведомость учёта изготовленных деталей за март 2006 года».

11. Заполним таблицу «Ведомость учёта изготовленных деталей за март 2006 года» исходными данными (рис. 7).

Рис.7. Расположение частично заполненной таблицы «Ведомость учёта изготовленных деталей за март 2006 г» на рабочем листе Детали за март MS Excel

12. Вернёмся на Лист 1, чтобы сосчитать % бракованной продукции и заполнить графу « % брака». Для этого:

1. в графу «% брака», находящейся на листе Детали за январь, в ячейку D5 занесём формулу:

C5*100/B5.

Размножим введённую в ячейку D5 формулу для остальных ячеек (с D6 по D8) данной графы.

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого будет являться номер стоки.

2. Затем сосчитаем значение ячеек В9, С9 и D9, которые содержат итоговое значение каждого столбца. Для этого расчёта выделим поочерёдно левой кнопкой мыши значения ячеек сначала с В5 по В9, затем с С5 по С9 и затем с D5 по D9 и нажимаем значок суммы с панелей инструментов.

Результаты вычислений представлены на рис. 8.

A B C D

1 Ведомость учёта изготовленных деталей за январь 2006 г.

2 Код Количество Количество

3 станка выпущенных изделий, бракованных деталей, % брака

4 шт. шт.

5 1 2600 35 1,35

6 2 3500 57 1,63

7 3 1890 26 1,38

8 4 2780 72 2,60

9 ИТОГО 10770 190 6,96

Рис. 8. Расположение полностью заполненной таблицы «Ведомость учёта изготовленных деталей за январь 2006 г» на рабочем листе Детали за январь MS Excel

13. Вернёмся на Лист 2, чтобы сосчитать % бракованной продукции и заполнить графу « % брака». Для этого:

1. в графу «% брака», находящейся на листе Детали за февраль, в ячейку D5 занесём формулу: C5*100/B5.

Размножим введённую в ячейку D5 формулу для остальных ячеек (с D6 по D8) данной графы.

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого будет являться номер стоки.

2. Затем сосчитаем значение ячеек В9, С9 и D9, которые содержат итоговое значение каждого столбца. Для этого расчёта выделим поочерёдно левой кнопкой мыши значения ячеек сначала с В5 по В9, затем с С5 по С9 и затем с D5 по D9 и нажимаем значок суммы с панелей инструментов.

Результаты вычислений представлены на рис. 9.

14. Вернёмся на Лист 3, чтобы сосчитать % бракованной продукции и заполнить графу « % брака»

Для этого:

в графу «% брака», находящейся на листе Детали за март, в ячейку D5 занесём формулу:

C5*100/B5.

Размножим введённую в ячейку D5 формулу для остальных ячеек (с D6 по D8) данной графы.

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого будет являться номер стоки.

2. Затем сосчитаем значение ячеек В9, С9 и D9, которые содержат итоговое значение каждого столбца. Для этого расчёта выделим поочерёдно левой кнопкой мыши значения ячеек сначала с В5 по В9, затем с С5 по С9 и затем с D5 по D9 и нажимаем значок суммы с панелей инструментов.

Результаты вычислений представлены на рис. 10.

Рис.9. Расположение полностью заполненной таблицы «Ведомость учёта изготовленных деталей за март 2006 г» на рабочем листе Детали за март MS Excel

15. Разработаем структуру шаблона таблицы «Сводная ведомость учёта качества изготавливаемой продукции» (рис. 10).

Рис. 10. Структура шаблона таблицы «Сводная ведомость учёта качества изготавливаемой продукции».

16. Лист 4 переименуем в лист с названием «Сводная ведомость учёта качества изготавливаемой продукции».

17. На рабочем листе водная ведомость учёта качества изготавливаемой продукции» MS Excel создадим таблицу «Сводная ведомость учёта качества изготавливаемой продукции», в которой будет содержаться сводные данные о выпуске бракованных изделий за квартал (рис.11).

Рис. 11. Расположение таблицы «Сводная ведомость учёта качества изготавливаемой продукции» на рабочем листе Сводная ведомость учёта качества изготавливаемой продукции MS Excel

18. Заполним графу «Количество выпущенных изделий, шт.», сделав для этого следующее: путём создания межтабличных связей занесём в ячейку В5 формулу:

СУММ(Лист1!В5;Лист2!В5;Лист3!В5).

Размножим введённую в ячейку В5 формулу для остальных ячеек (с В5 по В8) данной графы.

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого будет являться номер стоки.

19. Заполним графу «Количество бракованных деталей, шт.». Для этого путём создания межтабличных связей занесём в ячейку С5 формулу:

СУММ(Лист1!С5;Лист2!С5;Лист3!С5).

Размножим введённую в ячейку С5 формулу для остальных ячеек (с С5 по С8).

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого будет являться номер стоки.

20. Заполним графу «% брака». Для этого сделаем следующее: путём создания межтабличных связей занесём в ячейку D5 формулу:

СУММ(Лист1!D5;Лист2!D5;Лист3!D5)

Размножим введённую в ячейку С5 формулу для остальных ячеек (с С5 по С8).

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого будет являться номер стоки.

21. Сосчитаем итоговые значения для каждой графы (ячейки В9, С9 и D9). Для этого расчёта выделим поочерёдно левой кнопкой мыши значения ячеек сначала с В5 по В9, затем с С5 по С9 и затем с D5 по D9 и нажимаем значок суммы с панелей инструментов.

Результаты расчётов представим в консолидированной таблице, содержащей сводные данные о выпуске бракованных изделий за квартал (на рис. 12). Для консолидации данных в данную таблицу выполним следующее:

1. Для заполнения колонки «Количество выпущенных изделий»:

- путём создания межтабличных связей занесём в ячейку В5 формулу:

СУММ(Лист1!В5;Лист2!В5;Лист3!В5).

Размножим введённую в ячейку В5 формулу для остальных ячеек (с В5 по В8).

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого будет являться номер стоки.

2. Для заполнения ячейки «Количество бракованных деталей»:

- путём создания межтабличных связей занесём в ячейку С5 формулу:

СУММ(Лист1!С5;Лист2!С5;Лист3!С5).

Размножим введённую в ячейку С5 формулу для остальных ячеек (с С5 по ВС).

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого будет являться номер стоки.

3. Для заполнения колонки «% брака»:

- путём создания межтабличных связей занесём в ячейку D5 формулу:

СУММ(Лист1!D5;Лист2!D5;Лист3!D5)

Размножим введённую в ячейку D5 формулу для остальных ячеек (с D5 по D8).

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого будет являться номер стоки.

4. Сосчитаем итоговые значения для каждой графы (ячейки В9, С9 и D9). Для этого расчёта выделим поочерёдно левой кнопкой мыши значения ячеек сначала с В5 по В9, затем с С5 по С9 и затем с D5 по D9 и нажимаем значок суммы с панелей инструментов.

Рис. 12. «Сводная ведомость учёта качества изготавливаемой продукции»

22. Лист 5 переименуем в лист с названием График.

23. На рабочий лист График MS Excel скопируем с Листа 4 таблицу «Сводная ведомость учёта качества изготавливаемой продукции».

24. Представим результаты вычислений графически. Для этого создадим по данным таблицы «Сводная ведомость учёта качества изготавливаемой продукции» диаграмму (рис. 13).

Рис. 13. Графическое представление сводных данных о выпуске

бракованной продукции

25. Представим итоговые результаты проделанной работы: рис. 14.

Рисунок 8. Сводные данные о выпуске бракованной продукции за квартал и графическое представление результатов вычислений

Список используемой литературы

1. Макарова Н.В. Информатика. - М.: «Финансы и статистика», 2005 г.-748 с.

2. Интернет ресурс: http://www.avacco.ru/page.asp?code=book_Glava5

3. Интернет ресурс :

4. http://www.m3system.ru/materials/erp_with_a_human_face.html

5. Интернет ресурс http://www.cmcons.com/articles/upravlenie_trebovanijami_instrument_ibm_rational_r/rol_protsessa_upravlenija_trebovanijami_pri_razrabotke_slozhnykh_programmnykh_sistem_praktika_primenenija_metodologii_ibm_rup_i_instrumenta_ibm_rational_requisitepro/

6. Интернет ресурс: http://www.m3system.ru/materials/erp_with_a_human_face.html

7. Интернет ресурс: http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%98%D0%BD%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%BA%D0%B0

8. Магазанник В.Д. Человеко-Компьютерное взаимодействие

-М.: Логос, 2007 г.-254 с.

9.Пирогов. К.М. Информационные технологии в процессах управления // Российский экономический журнал. - 2006. - № 10.