Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. Также большое значение уделяется документообороту.

Документы используются в различных областях деятельно-сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни-ком, кибернетика-документалиста -- носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фик-сации и передачи управленческих решений.

1.Понятие «документационное обеспечение управленческой деятельности».

Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен терми-ну «документационное обеспечение управления», который во-шел в научный оборот более 10 лет назад.

Документоведение -- научная дисциплина, изучающая зако-номерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой докумен-тов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следователь-но, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, -- деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов -- более позднего происхождения. Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или до-кументирование, т. е. запись информации на бумаге или ином но-сителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.

Документирование может осуществляться на естественном язы-ке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы -- документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ -- это тра-диционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора.

При создании документов используются средства документи-рования. Ими могут быть:

· простые орудия (ручки, карандаши и др.);

· механические и электромеханические средства (пишущие ма-шины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

· компьютерная техника.

Результатом документирования является документ -- зафик-сированная на материальном носителе информация с реквизита-ми, позволяющими ее идентифицировать. Носитель -- это мате-риальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Документы являются основными носителями управленчес-кой, научной, технической, статистической и иной информа-ции. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свой-ство и позволяет отличать документы от других источников ин-формации -- книг, газет, журналов и др., содержащих перера-ботанную, вторичную информацию.

Любой документ является элементом системы документации бо-лее высокого уровня. Под системой документации понимается сово-купность документов, взаимосвязанных по признакам происхожде-ния, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует стройной клас-сификации систем документации, видов и разновидностей докумен-тов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, со-зданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленчес-кие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управ-ляемость объектов, как в рамках государства, так и отдельной орга-низации. Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:

* организационно-правовая документация;

* плановая документация;

* распорядительная документация;

* информационно-справочная и справочно-аналитическая до-кументация;

* отчетная документация;

* договорная документация;

* документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

* документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

* документация по материально-техническому обеспечению;

* документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и др.;

* документация по основной деятельности учреждения, орга-низации или предприятия, например, на производственном пред-приятии -- это производственная документация (технологическая и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении -- медицинская документация (медицинские карты, страховые доку-менты и др.), в вузе -- документация по высшему образованию (учебные планы, экзаменационные ведомости и др.).

Документы, составляющие одну систему документации, свя-заны единством целевого назначения и в комплексе обеспечива-ют документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Организация работы с документами -- это организация доку-ментооборота учреждения, хранение документов и их использо-вание в текущей деятельности.

Документооборот -- это совокупность взаимосвязанных проце-дур, обеспечивающих движение документов в учреждении с мо-мента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборо-та все документы распределяются на документопотоки, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, ис-14

ходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. 11од документопотоком понимается совокупность документов, вы-полняющих определенное целевое назначение в процессе доку-ментооборота.

Одна из важнейших функций в организации работы с доку-ментами -- учет документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией -- записью учетных данных о документе по уста-новленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с учетом документов их регист-рация позволяет осуществлять контроль за исполнением докумен-тов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Система хранения документов -- это совокупность способов учета и систематизации документов с целью их поиска и исполь-зования в текущей деятельности учреждения. Для системы хране-ния документов наиболее значимыми понятиями являются поня-тия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел -- системати-зированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроиз-водстве учреждения, расположенных в определенной последова-тельности с указанием сроков их хранения, а дело -- это сово-купность документов (или документ), относящихся к одному воп-росу, помещенных в отдельную обложку.

2. Основные требования к оформлению управленческих документов.

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, рас-положенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множе-ства документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр уста-новлен ГОСТом 6.10.5-87.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы до-кументирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Наиболее полно требования к составу и оформлению рекви-зитов изложены в двух нормативных актах -- Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Они устанавливают почти макси-мальный набор реквизитов для любого из управленческих доку-ментов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но, поскольку конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них -- взаимоисключающие, постольку на конкретном документе рек-визитов будет, безусловно, меньше.

Состав реквизитов следующим:

01 -- Государственный герб Российской Федерации;

02 -- герб субъекта Российской Федерации;

03 -- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 -- код организации;

05 -- код формы документа;

06 -- наименование организации;

07 -- справочные данные об организации;

08 -- наименование вида документа;

09 -- дата документа;

10 -- регистрационный номер документа;

11 -- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 -- место составления или издания документа;

13 -- гриф ограничения доступа к документу;

14 -- адресат;

15 -- гриф утверждения документа;

16 -- резолюция;

17 -- заголовок к тексту;

18 -- отметка о контроле;

19 -- текст документа;

20 -- отметка о наличии приложения;

21 -- подпись;

22 -- гриф согласования документа;

23 -- визы согласования документа;

24 -- печать;

25 -- отметка о заверении копии;

26 -- отметка об исполнителе;

27 -- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 -- отметка о поступлении документа в организации;

29 -- отметка для автоматического поиска документа.

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на доку-ментах министерств, ведомств, а также органов суда, прокурату-ры, арбитража, органов народовластия, высших органов управле-ния и др.

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на блан-ках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской федерации. В этом случае целесообразно указывать на планке документа также наименование государства -- Российская Федерация.

Эмблема организаций (03) -- это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск докумен-та, не допускается заменять эмблемой наименование предприя-тия или учреждения. Эмблему размещают, как правило, на левом поле на уровне названия организации или на верхнем поле документа; возможны и другие варианты, вплоть до фонового изображения на «фирменной» бумаге. Размеры эмблемы опреде-ляются руководством организации. Эмблема должна быть заре-гистрирована в установленном порядке и не изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разре-шение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гер-бов на бланках организации.

Код организации (04) по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКНО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации. Этот код может быть помещен на бланках организации заранее -- типографским способом.

Код формы документа (05) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответство-вать коду, содержащемуся в классификаторах управленческой до-кументации. Этот реквизит вносится при составлении конкретно-го документа.

Наименование организации (06), являющейся автором доку-мента, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, союза, ассоциации (при их наличии). Все эти наи-менования даются в именительном падеже.

Справочные данные об организации (07) указываются только в служебных письмах. К ним относятся: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса, телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава этих сведений и правил их оформления не установлено.

Наименование вида документа (08) является одним из важ-нейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав его реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа должно соответствовать компетен-ции его автора, содержанию документа. Оно регламентируется Положением об организации (уставом), проставляется на всех до-кументах, за исключением писем и факсов, должно соответство-вать ГСДОУ, ОКУД.

Дата документа (09) является одним из основных реквизи-тов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой доку-мента является дата его подписания или утверждения, для прото-кола -- дата проведения заседания. Если авторами документа яв-ляются несколько организаций, то датой документа является наи-более поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа (10) -- это условное обозна-чение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, при-казов) он обычно является порядковым номером дела с начала года. Для исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера докумен-та. Порядок регистрации и конкретная структура индексов докумен-та регламентируются внутренними инструкциями.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) про-ставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма.

Место составления или издания документа (12) обязательно ука-зываются в том случае, если затруднено его определение по рекви-зитам «наименование организации» и «справочные данные об орга-низации». Целесообразно проставление этого реквизита на всех до-кументах. Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального деления.

Гриф ограничения доступа к документу (13) проставляется, если документ содержит сведения ограниченного распростране-ния, т. е. секретную или конфиденциальную информацию.

Адресат (14) указывается в основном на исходящих докумен-тах, что входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого рек-визита необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, доку-мент возвращается отправителю.

Гриф утверждения (15) указывается на изданных распоряди-тельных документах и на документах, которые утверждаются ком-петентными органами или должностными лицами.

В резолюции (16) фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и пос-ледующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту (17) является обязательным реквизитом для всех документов. Он должен быть максимально коротким и точным и отражать содержание документа. Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предва-рительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка дол-жно быть не более 28 знаков, точка в конце не ставится. Заголо-вок должен грамматически согласовываться с названием вида до-кумента, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».

Отметка о контроле (18) проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поруче-нию руководителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) каранда-шом фломастером или специальным штампом «Контроль». Место расположения определено на левом поле документа на уровне заголовка.

Текст документа (19) составляется на русском или националь-ном языке в соответствии с законодательством Российском Федера-ции и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Отметка о наличии приложений (20) помещается перед под-писью, содержит список приложений или указание на их количество.

Подпись (21) -- это один из основных способов удостовере-ния документов. Она является обязательным реквизитом. Подпись на документе ставит лицо, которое несет ответственность за со-держание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр до-кумента В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

Гриф согласования (22), т. е. предварительного рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Визы (23) -- реквизит неформализованный, проставляются в соответствии с порядком, принятым в организации.

Печати (24), подтверждая подлинность подписей, ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Такого рода документы удостоверяют пра-ва лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средства-ми и т. п. Печать должна быть хорошо читаема, по возможности захватывать часть наименования должности или располагаться на свободном месте документа.

Отметка о заверении копии документа (25) для придания ей юридической силы состоит из заверительной надписи «Верно», наи-менования должности сотрудника, заверившего копию, его лич-ной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточне-ния затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включа-ет фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя доку-мента и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Она проставляется на первой странице документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (28) по воз-можности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления доку-мента, его входящий регистрационный номер.

Отметка для автоматического поиска документа (29) может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные.

3. Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов.

В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не име-ющие аналогов. Однотипные документы могут быть унифициро-ваны и стандартизированы.

Унификация однотипных управленческих документов заклю-чается в установлении единообразия их состава и форм.

Стандартизация -- это форма юридического закрепления ре-зультатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатыва-ются государственные стандарты на терминологию делопроизвод-ства и архивного дела и на требования к составлению и оформле-нию управленческих документов. В настоящее время действует два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы докумен-тации. Унифицированная система организационно-распорядитель-ной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде-ления».

Основная цель унификации и стандартизации -- создание таких форм документов, применение которых будет экономи-чески эффективно, повысит общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

· термины и определения, используемые при работе с управлен-ческой информацией;

· организационные структуры организаций, учреждений и пред-приятий;

· управленческие функции;

· управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандарти-зации. В СССР первые стандарты появились в 1929--1931 гг. С тех пор с перерывами ведутся постоянные работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой ра-боте привлечены все ведущие министерства и ведомства.

В работе по унификации документов, в частности внешнетор-говых, принимают участие более десяти международных органи-заций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Ев-ропейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная орга-низация стандартизации (ИСО) и др.

Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компью-терных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает уни-фикацию состава документов, создаваемых при решении управ-ленческих задач, и форм документов.

Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и до-статочных для решения управленческих задач. В результате унифи-кации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и со-став документов организации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов заключается в отборе и закреп-лении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению докумен-тов, и установлении единых требований к их составлению и офор-млению.

Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятель-ности организации, а результаты унификации форм документов получают свое выражение в Альбоме форм документов, применя-емых в деятельности организации.

4.Понятие «документооборот»

и его организация.

Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулиро-вания документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

* экспедиционная обработка документов, поступающих в орга-низацию;

* предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

* организация рационального движения документов внутри организации;

* экспедиционная обработка исполненных и отправляемых до-кументов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как прави-ло, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Предпочтение справедливо отдается централизованной экспе-диции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это по-зволяет поднять производительность труда, более точно опреде-лить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде-ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником служ-бы документационного обеспечения управления (канцелярии, об-щего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной инфор-мационно-поисковой системы ему же должны передаваться и до-кументы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т. п.). Цель первого этапа -- зафиксировать сам факт поступления документов (при необходи-мости и время).

Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки доку-ментационного обеспечения. Основное его значение -- оператив-ное получение документов исполнителями и формирование пол-ноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций про-хождения документов является установленное ГСДОУ предвари-тельное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:

* для обязательного рассмотрения руководством органи-зации в соответствии с распределением обязанностей;

* не требующие резолюции руководства и направляемые * i'.i iy в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

* важность его содержания;

* сложность и новизна поставленных вопросов;

* общественное положение автора документа, место учрежде-ния-отправителя в структуре управления;

* срок исполнения документа;

* вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно уста-новить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обес-печение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления до-кументов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осу-ществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, го-товящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесооб-разна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указы-ваться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

Обработку исполненных и отправляемых документов предпоч-тительнее централизовать в единой экспедиции организации.

Экспедиционная обработка отправляемых документов вклю-чает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправ-ления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответ-ствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой свя-зи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Заключение

Таким образом, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Существует ряд требований к оформлению управленческих документов, которые необходимо выполнять.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Литература

1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде-ления. -- М.: 1983.

2. Унифицированные системы документации. Прида-ние юридической силы документам на машинном носителе и машино-грамме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. -- М.: Издательство стандартов, 2000.

3. Информационные системы в экономике: Учебник. / Под ред. проф. В.В. Дика. -- М.: Финансы и статистика, 2002.

4. Корнеев И.К., Година Т.А. Информационные технологии в управлении: Учеб. пособие для вузов/ ГУУ. -- М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.