Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

Целью данной дипломной работы является не только рассмотрение истории эволюции делопроизводства и офисных технологий, но и просмотр самых распространенных офисных пакетов.

В практической части своей дипломной работы, я попытаюсь выяснить рациональное использование программ для работы в офисе на сегодняшний день.

Теоретическая часть заключается в изучении разновидностей офисных программ.

В своей работе я могу выделить следующие этапы:

- анализ литературных источников и ссылок Интернет, посвященных данной теме;

- обзор историй делопроизводства и офисных технологий;

- обзор офисных пакетов;

- оценка экономической целесообразности использования пакетов MS Office в деловодстве.

Данная дипломная работа имеет большую теоретическую и практическую значимость, так как, современные офисные пакеты применяются для решения широкого круга задач, поставленных перед пользователем.

I Исторические этапы развития делопроизводства и офисных технологий

1.1 Делопроизводство и немного истории

Как только человек научился писать он начал создавать документы. Что же такое документ?

“Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете” - определение Поля Отле из книги “Руководство к администрированию”.

Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождать документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает “свидетельство”. Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ “О подписании протоколов”.

В 1720 году был издан “Генеральный регламент”, определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н. Воронцова “Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству” можно прочесть:

“Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел, присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг”.

Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:

Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности.

Со временем работа с документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

Рисунок 1.1 - Эволюция делопроизводства

В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Например, как утверждал Геродот, на пирамиде Хеопса был высечен документ, в котором было зафиксировано, сколько продуктов было выдано людям, занятым на строительстве пирамиды.

Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент, бумага, магнитная лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то и используемых сегодня для хранения документов.

На Руси деловые документы появились в Х веке. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов.

Первый свод законов Киевской Руси "Русская правда", датированный XI веком, позволяет судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии того времени.

В "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: послух (свидетель), вира (штраф), куна (деньги).

В XI-XV веках формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов.

Централизация государства приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются приказные избы - приказы. Высшим правительственным учреждением становится Боярская дума. Документы того времени составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра.

Существовало ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест).

Приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.

При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам, которые сшивались в книги. С середины XVII века принимаются меры по унификации делопроизводства и постановке его на законодательную основу.

Петр I уделял много времени реформам в области управления государством. При нем появляются новые учреждения и регламенты для них.

В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система норм документирования. "Генеральные формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.

В этот период лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной речи, в нее проникает большое количество иностранных слов и терминов (акт, баллотировать, апелляция и т.п.).

Уже с петровских времен в российской системе делопроизводства (в отличие от западной) более пристальное внимание уделялось исполнительской дисциплине. Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.

В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний" согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений.

В начале XIX века появились министерства. В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным.

С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.

Веками документы оформлялись вручную, и качество документа определялось исключительно почерком исполнителя. Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки и компактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но, тем не менее, процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново.

К этому времени начали издаваться сборники, содержащие образцы разнообразных документов.

В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.

В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами.

1.2 Эволюция компьютеризации предприятий

Внедрение информационных технологий оказало колоссальное влияние на организацию бизнеса и сыграло решающую роль в обеспечении управления всеми подразделениями предприятия.

По мере развития информационные технологии (ИТ) получали все большее распространение в сфере бизнеса. Совокупность аппаратных и программных средств, используемых для реализации информационных технологий, стали называть ИТ-инфраструктурой.

В развитии ИТ-инфраструктуры выделяют следующие этапы:

- централизованная ИТ-инфраструктура;

- архитектура "автономные ПК";

- клиент-серверная архитектура;

- Интернет-компьютинг.

Рисунок 1.2 - Схема эволюции компьютеризации и делового

программного обеспечения

Кратко поясним содержание этих этапов. С середины 60-х годов электронно-вычислительные машины начинают использоваться в бизнесе. Это были большие, громоздкие и очень дорогие компьютеры, доступные весьма ограниченному кругу лиц. Располагались они в специальных помещениях - вычислительных центрах. Пользователи получали в свое распоряжение выносную клавиатуру и экран - терминал, который позволял вести диалог с центральным компьютером. При этом терминал был только средством для ввода/вывода данных, а вся вычислительная мощность была сосредоточена в центральном компьютере (мэйнфрейме). Отсюда и название этого этапа - "централизованная ИТ-инфраструктура".

Многотерминальные централизованные системы внешне напоминали современные локальные вычислительные сети. Пользователь вычислительного центра мог получить доступ к общим файлам и периферийным устройствам.

Первоначально терминалы были сосредоточены только в помещении вычислительного центра, а позднее стали распределяться по отделам предприятия.

Рисунок 1.3 - Схема ВЦ с централизованной вычислительной

архитектурой

Несколько позднее была решена задача подсоединения терминалов через телефонные сети с помощью модемов и появилась возможность размещения терминалов практически вне зависимости от местонахождения центрального компьютера. Аналогично при помощи модемов могли связываться компьютеры, что привело к возможности обмена файлами.

Появившиеся в этот период первые приложения для бизнеса были направлены преимущественно на автоматизацию расчета зарплаты и учета кадров. Делопроизводство в то время было в основном бумажным. Электронные коммуникации между предприятиями были крайне ограниченны. Передача данных на магнитной ленте с помощью курьера - вот основной вид обмена электронными документами того времени.

В середине 70-х годов появились мини-компьютеры. Мини-компьютерами назвали небольшие по сравнению с мэйнфреймами (и огромные по сравнению с современными ноутбуками) относительно маломощные компьютеры, доступные по цене небольшим фирмам или лабораториям. Мини-компьютеры представляли собой первый шаг на пути к персональным компьютерам.

Мини-компьютеры впервые позволили даже небольшим предприятиям внедрять электронные вычислительные машины. А главное, предприятия смогли использовать их во всех подразделениях. Однако при этом все компьютеры в организации по-прежнему продолжали работать автономно, т.е. не были объединены в сеть. К тому же электронно-вычислительные машины по-прежнему стоили дорого и потому использовались только корпоративными пользователями. О том, что компьютер может приобретаться для домашних нужд, еще не было и речи.

На следующем этапе предприятия стали объединять мини-компьютеры между собой и разрабатывать программное обеспечение, необходимое для их взаимодействия. В результате появились первые локальные вычислительные сети.

Следует отметить, что в начале 70-х годов (задолго до широкого использования Всемирной сети) появилось множество разработок, которые широко стали применяться только в 90-е годы на базе Интернета. Среди них электронная почта (е-mail) и адресный символ @ (1971), дистанционный доступ к компьютерам через телефонные сети (1972), групповые чат-конференции (1973) и загрузка файлов через протокол пересылки файлов FTP(1973).

В середине 70-х начали появляться персональные компьютеры. В 1975 году в продажу поступил первый персональный компьютер массового производства Altair 8800, который имел все необходимое и даже был оснащен интерпретатором с алгоритмического языка BASIC. Этот интерпретатор был написан Биллом Гейтсом и Полом Аленом, основателями корпорации Microsoft, официальным днем рождения которой считается 5 сентября 1975 года.

Первый "персональный компьютер компании IBM" IBM PC появился примерно в это же время, но стоил он очень дорого и широкого распространения не получил. Более успешно продаваемым персональным компьютером в то время стал Apple II, созданный Стивом Джобсом и Стивом Возняком годом позже. Он собирался в буквальном смысле в гараже двух друзей с 1974 по 1976 год, а затем ими была создана для его продажи и развития компания Apple. Этот компьютер стал чрезвычайно популярным.

Первый успешно продаваемый персональный компьютер IBM PC, ставший родоначальником современных ПК, появился лишь пятью годами позже - в 1981-м. Именно компания IBM революционизировала компьютерную индустрию "персоналок", показав пример расширяемой архитектуры, называемой также "открытой", которая обеспечила пользователям возможность добавлять все новые и новые компоненты к их компьютерам без замены целого устройства. Теперь компьютер можно было перенести в любой отдел предприятия и поставить на рабочий стол каждому сотруднику. Поэтому началом эры ПК многие считают именно 1981 год.

Процессорная мощность персональных компьютеров быстро росла, что позволяло автономно (не подключаясь к большим вычислительным системам) решать все более сложные задачи. Именно в это время применение компьютеров в бизнесе приобрело массовый характер.

Рисунок 1.4 - Персональные компьютеры позволили автоматизировать рабочее место любого сотрудника предприятия

Для решения проблемы обмена данными ПК стали объединять в сети. Персональные компьютеры, объединенные в сети, стали называть рабочими станциями. Вначале это были одноранговые сети, т.е. сети, в которых все компьютеры равноправны (имеют один ранг). Любой пользователь сети мог получить доступ к данным, хранящимся на любом компьютере.

Рисунок 1.5 - Пример одноранговой сети

Затем стали применять сети с выделенным сервером. В сети с выделенным сервером совместно используемые файлы и приложения хранятся на одном выделенном компьютере - сервере. Название "сервер" (от англ. to serve - обслуживать) получили компьютеры, которые предоставляют другим компьютерам в сети определенные услуги, например хранения данных. Компьютеры, использующие эти услуги, стали называть "клиентами". Так, пользователи сети могут работать с собственными файлами на своих ПК и обращаться к серверу для доступа к общим файлам, базам данных и т.п.

Рисунок 1.6 - Сеть с выделенным сервером

Форма построения ИТ-инфраструктуры на основе взаимодействия сервера и клиентов на данном этапе становится основной. Аналогично говорят о клиентах и серверах на уровне программного обеспечения.

Взаимодействие приложений, при котором одна программа играет роль клиента, а другая - сервера, называется клиент-серверной архитектурой. Основная идея данной архитектуры состоит в распределении вычислительной нагрузки между двумя отдельными вычислительными процессами: клиентом и сервером. Клиент и сервер могут находиться как на одном и том же компьютере, так и на разных машинах в сети.

Клиентское приложение может быть расположено на том же компьютере, что и серверное, а может быть расположено на компьютере сколь угодно удаленном от сервера, но если они связаны по сети, то эта разница сводится только к задержке ответа по времени.

Рисунок 1.7 - Клиентские и серверные приложения могут быть установлены на одном компьютере, а могут и на разных машинах, объединенных по сети

В этом случае клиентский процесс выполняется на одном компьютере, а серверный - на другом. В этой модели один процесс может работать независимо от другого, выполнять определенные задания и разделять вычислительную нагрузку.

Обычно клиентом служит настольный ПК, выполняющий программное обеспечение конечного пользователя, способное направлять по сети запросы серверу и обрабатывать получаемую в ответ информацию. Сервер - это программа, которая получает запросы и выполняет определенные действия от имени клиента.

В середине 80-х годов сформировались стандартные технологии объединения компьютеров в сеть. Локальные вычислительные сети (ЛВС), или LAN, стали активно внедряться на предприятиях для обеспечения совместного использования аппаратуры и распределенной обработки данных на нескольких компьютерах. Локальные сети позволили соединить компьютеры, принтеры и другое электронное оборудование, чтобы сотрудники предприятия могли совместно использовать общие для сети ресурсы и, обмениваясь электронными документами с высокой скоростью, осуществлять групповую работу в офисе.

Внедрение ЛВС давало существенную экономию средств. Например, несколько компьютеров в офисе могли пользоваться одним общим принтером, иметь доступ к одному диску большого объема и т. д.

Распространение Интернета привело к формированию ИТ-инфраструктуры, показанной на рисунке 1.8.

Рисунок 1.8 - Современные предприятия имеют возможность объединить свои рабочие группы внутри здания на базе локальных сетей, а филиалы по всему миру - с помощью глобальной сети Интернет

По сути, она напоминает инфраструктуру предприятий 70-х годов на новом уровне развития техники. Предприятия имеют возможность объединить свои рабочие группы внутри здания на базе локальных сетей, а филиалы по всему миру - с помощью Интернета. Защиту внутрикорпоративной сети от сети общего пользования Интернет обеспечивает специальный сетевой экран - система, которая позволяет предотвратить нежелательный доступ в корпоративную сеть предприятия.

Дальнейшее развитие сетей привело к тому, что разрыв между локальными и глобальными сетями стал постепенно сокращаться. Появились сети масштаба города, так называемые Metropolian Area Networks (MAN), занимающие промежуточное положение между глобальными Wide Area Network (WAN) и локальными Local Area Networks (LAN).

Рисунок 1.9 - Локальные(LAN), городские (MAN) и глобальные(WAN) сети

В начале 1990-х годов сложилась новая инфраструктура - так называемый Интернет-компьютинг (Internet computing), способ построения ИТ-инфраструктуры, при котором выполнение отдельных функций может быть разнесено на территориально удаленные вычислительные средства с использованием Интернет-каналов.

1.3 Эволюция офисного программного обеспечения

Основы современных офисных программ закладывались в 70-е годы. Прежде всего, в это время активно разрабатывались текстовые редакторы. До появления текстовых редакторов процесс составления документов часто содержал одну утомительную процедуру: фрагменты текста вырезались из напечатанных страниц и вклеивались в нужные места, а затем скомпонованные таким образом документы вновь перепечатывались. Текстовые редакторы позволили автоматизировать данный процесс, и это было поистине революционное преобразование. С тех пор документы перестали печататься каждый раз с нуля. А возможность иметь стандартные заготовки, вставляемые в текст по мере необходимости, преобразило весь процесс подготовки документов.

Рисунок 1.10 - Текстовые процессоры позволили готовить документы без утомительного набора текста

В 1979 году компания Micropro International выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие разработки в этой области.

В 1983 году свой первый текстовый редактор (Multi-Tool Word) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для Apple Macintosh и в 1989-м - для Microsoft Windows.

Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новыми возможностями и на определенном этапе получили статус так называемых текстовых процессоров. Термин "текстовый процессор" обычно применяется для обозначения программ, которые позволяют осуществлять более сложную обработку текста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания и т.п.). Отметим, что зачастую термины "текстовый редактор" и "текстовый процессор" считают синонимами, что не совсем верно.

Исторически текстовые редакторы - это предшественники текстовых процессоров. Они позволяли составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных функций. Тем не менее, для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.

Почти одновременно с первыми текстовыми редакторами появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО).

Visicalc оказалась одной из программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась.

Электронная таблица позволила автоматизировать процесс обработки больших объемов данных, которые могут быть представлены в табличной форме. Несложно заметить, что большую часть обрабатываемых в офисе данных можно представить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочных расходов и т.д.

В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.

Принцип работы электронной таблицы можно описать следующим образом. Программа организует данные в виде таблицы, каждая клеточка (ячейка) которой предназначена для хранения различных значений. При этом ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение и может принимать разные значения. В ячейках можно хранить не только данные, но и формулы, по которым вычисляются значения в этих ячейках. Самый простой пример - подведение итоговых значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы. Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и как инструмент для пользователей, имеющих дело с любой структурированной информацией.

Наиболее популярная сегодня система электронных таблиц Excel появилась в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft приступили к работе над первыми вариантами этой электронной таблицы для ПК и Macintosh, финальные версии которых вышли в 1985 году.

В 1984 году выпускником Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа PowerPoint, предназначенная для создания слайдов для проведения презентаций. Черно-белая версия PowerPoint под номером 1.0 была выпущена в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же году была приобретена компанией Microsoft. В 1988 году появилась Windows-версия программы.

В 1988 году была представлена ранняя версия интегрированного пакета Microsoft Office, который включал текстовый и табличный процессор, средство создания презентаций и почтовую программу. Со временем данный набор стал фактическим стандартом для офисных приложений.

Идея интегрированного офисного пакета состояла в том, что набор взаимодействующих программ может дать больше, чем сумма не связанных между собой приложений. Выпуск подобного комплекта программ оказался весьма востребованным: набор различных текстов, создание документов, финансовые расчеты и обмен электронной почтой - это именно тот круг задач, который приходится выполнять подавляющему большинству офисных служащих.

Первый пакет Microsoft Office был выпущен для компьютеров Macintosh. Лишь после выхода и популяризации операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для Microsoft приоритетным направлением. Первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1993 году. Набор программ включал текстовый процессор Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовую программу Mail. Системы управления базами данных (СУБД) в составе Office тогда еще не было. СУБД Access, которая впоследствии стала одним из компонентов MS Office, появилась лишь в начале 90-х годов. СУБД Access ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием. В принципе системы управления базами данных возникли еще на заре развития компьютерной техники. Первоначально это были разработки отдельных пользователей, написанные для осуществления доступа к собственным базам данных, а в 70-х годах появились и коммерческие версии СУБД.

Рисунок 1.11 - История развития пакета Microsoft Office

Идея объединения универсальных офисных инструментов, не привязанных к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирной популярности пакета MS Office.

Дело в том, что организация делопроизводства в том или ином офисе связана с автоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т.д. Для каждого из перечисленных профилей создаются свои наборы программ, так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ).

АРМ представляет собой набор программных приложений для выполнения конкретной роли на предприятии (работник склада, менеджер по запчастям, продавец магазина, кассир-бухгалтер, руководитель организации и т.д.). При этом один и тот же сотрудник может исполнять одновременно несколько ролей. Существует большое количество программ, каждая из которых соответствует одному из перечисленных автоматизированных рабочих мест и каждая привязана к специфике конкретного АРМ, что соответственно ограничивает ее область распространения, делает зависимой от национального делопроизводства, изменений законодательства, специфики предприятия и т.п.

Особенностью интегрированных офисных пакетов, таких как Microsoft Office, является то, что в них нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей. Именно этот подход позволил компании Microsoft сделать свой комплект офисных программ востребованным самыми разными категориями пользователей во всем мире. В известной мере MS Office играет роль базовой платформы, на которой другие поставщики могут строить свои продукты для документооборота.

В начале 90-х годов доступ в Интернет стал достаточно массовым, и определенную популярность получила глобальная гипертекстовая система, использующая Интернет в качестве транспортного средства, так называемая Всемирная паутина (World Wide Web или просто Web). Web-технология позволила расположить миллионы документов на Web-серверах, связав эти документы ассоциативными ссылками - гиперссылками. Для представления документов в Web был предложен специальный язык гипертекстовой разметки HTML - HyperText Markup Language. Применение HTML-формата обеспечило единое информационное пространство для всех пользователей, работающих в Интернете. Для просмотра документов на Web-серверах были разработаны специальные клиентские приложения - Web-браузеры.

Вскоре стало очевидно, что офисная работа должна включать инструментарий для использования Web. Поэтому в 1995 году Microsoft, как крупнейший производитель офисного программного обеспечения, объявила о программе добавления Интернет-возможностей ко всем своим продуктам.

Билл Гейтс заявил: "Успех Интернета - самое важное достижение в мире вычислительной техники с тех пор, как в 1981 году появился первый IBM PC. Аналогия с этим персональным компьютером уместна по многим причинам. Компьютер типа IBM PC никогда не был верхом совершенства. Многое в его архитектуре или ''взято с потолка'', или просто неудачно. Но несмотря ни на что его популярность достигла таких высот, что он превратился в стандарт. И кто бы ни пытался бороться против этого стандарта (зачастую вполне обоснованно), все попытки неизменно заканчивались провалом, потому что остальные фирмы продолжали работать над совершенствованием ПК". И дальнейшее развитие MS Office шло уже с учетом Интернет-возможностей.

HTML стал полноправным форматом файлов, создаваемых в приложениях MS Office. Документы, сохраняемые в формате HTML, давали возможность их просмотра при помощи браузера и при этом их по-прежнему можно было редактировать в соответствующих программах Office, используя все имеющиеся средства исходных приложений.

В октябре 2003 года появился новый продукт, Office System. Основой Office System стал пакет Microsoft Office 2003. К тому же, помимо Microsoft Office 2003, в который вошли такие популярные продукты, как Word, Excel, Power Point, Access, туда был включен еще целый ряд приложений.

Например, в состав Office System было добавлено новое приложение OneNote 2003 - программа для записи заметок и управления ими. Используя OneNote, можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном или настольном компьютере.

Кроме того, Office System содержит программу FrontPage 2003 - средство для создания Web-узлов и управления ими.

В Office System имеется также Microsoft Publisher 2003 - удобная настольная издательская система, предназначенная, прежде всего для бизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher обеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материалов высокого качества.

Эта программа обладает многими возможностями Word, но если главная задача Word - формирование содержательной основы документа, а получить с помощью Word полиграфическую продукцию высокого качества невозможно, то назначение Publisher - реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получила в области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции.

В Office System также входит целый ряд других приложений, которые остаются за рамками этой книги.

Office System развивается не только за счет новых приложений: в ней реализованы важные технологические решения, и в частности расширенная поддержка языка разметки XML.

XML широко используется для передачи бизнес-данных через Интернет, устраняя проблему несовместимости программ, компьютерных сетей, структур данных и операционных систем. Кроме того, XML обеспечивает удобный способ обмена данными. XML позволяет автоматизировать обмен данными, не прибегая к большому объему программирования. Поскольку данные XML представлены в текстовом виде и не связаны с конкретными языками программирования, становится возможным обмен данными между несовместимыми системами.

XML следует рассматривать не как замену HTML, а скорее как надстройку над ним. HTML создан для отображения данных и фокусируется на том, как данные выглядят, в то время как XML разработан для описания данных и концентрируется на том, что собой представляют данные. Преимущество XML по сравнению с HTML заключается в том, что он отделяет интерфейс пользователя от структурированных данных. Отделение данных от их представления позволяет интегрировать данные из различных источников.

Поддержка XML обеспечивает интеграцию офисных программ со специализированными системами управления бизнесом.

Офисная среда постоянно меняется, возрастает роль Интернета, увеличивается интенсивность обмена информацией, растет значение производительности отдельных сотрудников и рабочих групп.

II Современные офисные пакеты

Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным IDC, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров.

2.1 Краткое описание Microsoft Office 2000

Office 2000 - новая версия пакета популярных офисных приложений, знакомых большинству пользователей персональных компьютеров - предлагает существенно более широкие возможности управления, хранения и обмена информацией, чем предыдущая версия Office 97. Office 2000 позволяет создавать Web-инфраструктуру, которая способна стать идеальным местом для обмена информацией и совместной работы различных рабочих групп.

Англоязычная версия пакета Office 2000 была выпущена 7 июня 1999 года; продажи англоязычной версии Office 2000; продажи русскоязычной версии Office 2000 начались в конце 2000 года.

Пакет Microsoft Office 2000 отмечен несколькими престижными наградами, включая "Editor's Choice" журнала "PC Magazine", "Best of COMDEX" журнала "PC Week" и "Продукт категории A" журнала "PC Computing".

Существуют различные выпуски пакета Office 2000, отличающиеся набором входящих в их состав приложений и средств. Каждый выпуск укомплектован таким образом, чтобы максимально полно соответствовать потребностям той или иной целевой группы потребителей. На русском языке доступны следующие выпуски:

- Office 2000. Стандартный выпуск;

- Office 2000. Профессиональный выпуск;

- Office 2000. Расширенный выпуск;

- Office 2000. Выпуск для малого бизнеса.

Кроме того, в продаже имеется Office 2000 Developer Edition - англоязычная версия для разработчиков приложений на платформе Office 2000.

Office 2000. Расширенный выпуск (Premium)

Расширенный выпуск Microsoft Office 2000 представляет собой максимально полный набор инструментов, который позволит организациям, опытным пользователям и профессионалам в области информационных технологий "заставить" Web работать на себя, упростить взаимодействие с коллегами и работу с информацией. Office 2000, Расширенный выпуск предлагает пользователям инструментарий, позволяющий создавать и поддерживать мощные Web-узлы с качественной графикой и документами полиграфического качества.

В состав Расширенного выпуска Office 2000 входят Word 2000, Microsoft Excel 2000, программное обеспечение подготовки презентаций PowerPoint 2000, Microsoft Access 2000, клиентское программное обеспечение электронной почты и коллективной работы Outlook® 2000, настольная система верстки Publisher 2000, набор инструментария для малого бизнеса Microsoft Small Business Tools, приложение для создания и администрирования Web-узлов FrontPage® 2000 и приложение бизнес-графики PhotoDraw™ 2000

Для установки Расширенного выпуска Office 2000 необходим компьютер с процессором Pentium 75 Мгц (для работы с Microsoft PhotoDraw рекомендуется Pentium 166 Мгц), операционная система Microsoft Windows® 95, Microsoft Windows® 98 или Microsoft Windows NT® Workstation 4.0 с установленным Service Pack 3, а также 252 Мб пространства на жестком диске (компакт-диск 1, включающий Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access и FrontPage), 174 Мб для установки программного обеспечения с диска 2 (Publisher и Small Business Tools) и 100 Мб для установки PhotoDraw (диск 3).

Office 2000. Профессиональный выпуск (Professional)

Office 2000. Профессиональный выпуск - полноценный набор инструментов, позволяющий организациям и корпоративным пользователям публиковать документы на узлах Интернета и интрасети, коллективно работать над документами и повысить продуктивность своей работы.

В состав Профессионального выпуск Office 2000 входят приложения Word 2000, Excel 2000, PowerPoint 2000, Access 2000, Outlook 2000, Publisher 2000 и Small Business Tools.

Минимальные требования к системе для установки пакета Office 2000, Профессиональный выпуск: компьютер с процессором Pentium 75 Мгц, операционная система Microsoft Windows® 95, Microsoft Windows® 98 или Microsoft Windows NT® Workstation 4.0 с установленным Service Pack 3, 217 Мб пространства на жестком диске (компакт-диск 1, включающий Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access и FrontPage) и 174 Мб для установки программное обеспечение с диска 2 (Publisher и Small Business Tools).

Office 2000. Выпуск для малого бизнеса (Small Business)

Office 2000. Выпуск для малого бизнеса адресован компаниям малого бизнеса. В состав этого выпуска входят инструменты, упрощающие работу с людьми и информацией и тем самым оказывающие небольшим компаниям помощь в эффективном ведении бизнеса.

В состав выпуска Office 2000 для малого бизнеса входят приложения Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000, Publisher 2000 и Small Business Tools.

Минимальные требования к системе для установки пакета Office 2000, Выпуск для малого бизнеса: компьютер с процессором Pentium 75 Мгц, операционная система Microsoft Windows® 95, Microsoft Windows® 98 или Microsoft Windows NT® Workstation 4.0 с установленным Service Pack 3, 178 Мб пространства на жестком диске (компакт-диск 1, включающий Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access и FrontPage) и 182 Мб для установки программного обеспечения с диска 2 (Publisher и Small Business Tools).

Office 2000. Стандартный выпуск (Standard)

Office 2000. Стандартный выпуск - базовый набор инструментов, который позволит корпоративным пользователям публиковать документы на узлах интрасети компании. Этот выпуск позволяет сотрудникам отделов информационных систем реализовывать политику стандартизации программного обеспечения в рамках компании.

В состав Office 2000 Standard входят приложения Word 2000, Excel 2000, PowerPoint 2000 и Outlook 2000.

Минимальные требования к системе для установки пакета Office 2000, Стандартный выпуск: компьютер с процессором Pentium 75 Мгц, операционная система Microsoft Windows® 95, Microsoft Windows® 98 или Microsoft Windows NT® Workstation 4.0 с установленным Service Pack 3 и 189 Мб свободного пространства на жестком диске.

Office 2000 Developer

Office 2000 Developer - полный набор офисных приложений для разработчика, в состав которого входят Microsoft Office Premium и весь инструментарий, документация, примеры и лицензионные права, необходимые для разработки и сопровождения решений на базе Microsoft Office 2000.

Требования к системе для установки Office 2000 Developer аналогичны требованиям для установки Office 2000 Premium. Дополнительно необходимо 130 Мб пространства на диске для установки средств разработки Office Developer Tools. Кроме того, на время работы рекомендуется предусмотреть еще 100 Мб свободного места на диске для файла подкачки Windows.

В состав Office 2000 Developer входят все перечисленные выше приложения Office Premium, а также система контроля версий Visual SourceSafe™, дизайнер надстроек COM Add-in Designer, Visual Basic® for Applications, Productivity Add-ins, Data Environment Designer, руководство разработчика Office Programmers Guide и бесплатная библиотека времени выполнения СУБД Access 2000.

Microsoft Office 2000 как платформа разработки бизнес-приложений

Средства программирования в офисных пакетах появились довольно давно. Традиционно они имели чисто внутреннее назначение и были предназначены в основном для создания макрокоманд, позволяющих автоматизировать специализированные процедуры обработки документов конечным пользователем.

Ситуация изменилась на рубеже 1993-94 годов, когда Microsoft объявила о намерении создать универсальную систему программирования для прикладных программ на основе Visual Basic. С точки зрения разработчика, развитие Microsoft Office проходило по следующим основным направлениям:

- реализация унифицированной иерархической объектной модели на основе OLE Automation (ActiveX);

- создание единого внутреннего механизма программирования приложений на основе Visual Basic for Applications;

- интеграция с другими средствами разработки Microsoft, в первую очередь с Visual Basic.

Впервые эти задачи были более или менее решены в Microsoft Office 97, появление, которого в конце 1996 года стало знаменательным рубежом в развитии семейства офисных продуктов Microsoft: впервые пакет был представлен в качестве единой платформы для создания бизнес-приложений, ориентированных на решение специализированных задач пользователей. Его новое позиционирование подчеркивалось специальным выпуском для разработчиков -- Developer Edition. Одновременно Microsoft стала активно продвигать механизм VBA в качестве стандарта отрасли для управления программируемыми приложениями, объявив о возможности его лицензирования

С выходом Microsoft Office 2000 был сделан еще один серьезный шаг по расширению встроенных средств разработки, увеличению числа офисных программ, использующих их, а также более тесной интеграции приложений между собой. По сведениям Microsoft, в настоящее время свыше двух миллионов профессиональных разработчиков во всем мире используют Microsoft Office в качестве платформы создания специализированных бизнес-приложений.

Различные выпуски Microsoft Office 2000

В новом пакете увеличилось количество отдельных приложений: к привычным Access, Excel, Outlook, PowerPoint и Word прибавились известный HTML-редактор FrontPage (не входящий ранее в состав пакета) и новые PhotoDraw, Publisher и Small Business Customer Manager. Соответственно, увеличилось и число разных выпусков пакета -- Standard, Small Business, Professional, Premium и Developer.

Первые четыре выпуска отличаются только составом приложений, функциональность каждой отдельной программы одинакова везде во всех вариантах. Все они включают VBA и ряд других средств программирования, которых будет вполне достаточно для большинства разработчиков. В России эти выпуски Office 2000 распространяются в локализованном варианте: все приложения (кроме FrontPage и PhotoDraw) представлены русскоязычными версиями, но среда VBA и его справка реализованы на английском языке.

Особенно стоит выпуск Microsoft Office 2000 Developer (MOD 2000), который содержит вариант Premium (4 компакт-диска), а также дополнительные средства для разработчика (1 компакт-диск) и внушительную электронную документацию MSDN Library на трех дисках. В него входят только англоязычные программы и документы. Подчеркнем, что расширения версии Developer реально понадобятся тем, кто занимается созданием достаточно профессиональных приложений.

С точки зрения программирования наиболее важным является то, что расширилось число приложений, использующих единый механизм программирования и среду VBA: к Excel, PowerPoint и Word добавились Access, Outlook и FrontPage. Напомним, что ранее программа Outlook 97 имела объектную модель, которой можно было управлять только извне с помощью, например, VB или VBScript, а Access 97 использовала собственный вариант Basic и среды разработки.

Ключевым новшеством Office 2000 является также реализация единой для всех приложений модели подключения программных расширений на основе технологии COM Add-Ins, которая должна серьезно помочь разработчикам в создании бизнес-приложений и универсальных дополнительных средств для Microsoft Office. Но создание самих расширений возможно только с помощью средств версии Developer.

Новинкой является появление дополнительных средств защиты от вирусов. Одно из них предназначено для применения непосредственно конечным пользователем: использование механизма сертификации VBA-проектов, включенных в документ с помощью электронной подписи. Вариант, реализованный в Office 2000, безусловно, очень полезен, однако пока он представляется довольно «сырым»: в некоторых ситуациях он просто не срабатывает. Microsoft обещает устранить подобные проблемы в наборах обновлений для Office 2000.

Общим направлением офисных пакетов (с точки зрения традиционного пользователя) является их нацеленность на применение Интернета и HTML-стандартов. В этой связи нужно отметить возможность использования интегрированного в среду приложений редактора сценариев (кроме Outlook), набора ActiveX-компонентов для публикации данных в Web, серверных расширений для управления онлайновыми дискуссиями, объекта Data Access Page для отображения информации из баз данных в среде браузера, а также ряда других объектов и функций.

В пользовательском интерфейсе среды VBA в целом все осталось без изменений, но внутри произошли серьезные перемены. Как утверждает Microsoft, в Office 2000 исчезла грань, разделявшая ранее VBA и обычный VB. Это означает, что в VBA 6.0 (то есть в Office 2000) появились не только новые функции VB 6.0, но и некоторые возможности, которые были в VB 5.0, но отсутствовали в VBA 5.0. Кроме того, их список можно найти в документации, но этот перечень явно не полный, так что лучше просто изучать VB 6.0. Для доступа к базам данных теперь можно использовать технологию OLEDB/ADO -- Office 2000 включает версию библиотеки ADO 2.1, которую уже сейчас можно обновить на появившуюся ADO 2.5.

В то же время тезис о тождественности VBA и VB является, по крайней мере, преждевременным: пока до конца не преодолены различия в организации среды разработки, в работе конструкторов форм, в совместимости форматов файлов с исходными модулями, в использовании программных расширений.

Расширения Microsoft Office 2000 Developer

Здесь следует в первую очередь отметить принципиально новую возможность создания автономного VBA-проекта: ранее программный код мог включаться только в состав документа или шаблона того или иного офисного приложения. Теперь разработчик может создавать как обычные ActiveX DLL, так и универсальные расширения COM Add-In для офисных пакетов. Кроме того, конструктор COM Add-In может использоваться в VB 5.0 и 6.0.

Разработчикам будет также полезен набор конструкторов Add-In и мастеров для упрощения программирования в среде VBA, а также дополнительные элементы управления для работы с базами данных OLEDB/ADO.

Кроме того, MOD 2000 содержит несколько автономных приложений для разработчиков: Visual SourceSafe (поддержка групповой разработки), HTML Help Workshop (создание справочных систем в новом стандартном формате Windows HTMLHelp), Answer Wizard Builder (интеграция запросов на естественном языке к электронной справке), Microsoft Agent SDK (комплект программ для создания изображений, используемых в Office Assistants), Access Runtime (модули поддержки времени выполнения для дистрибуции Access-приложений), а также полный набор MSDE для разработчика.

Начиная с ноября 1999 года, в состав MOD 2000 включен новый продукт Microsoft Access Workflow Designer for SQL Server (Microsoft AWD). Разработчики, которые ранее приобрели MOD 2000, могут получить Microsoft AWD бесплатно через информационный центр российского отделения Microsoft.

Кроме дополнительных программных средств в состав версии MOD 2000 входят три книги и весьма объемная электронная справочная система в виде MSDN Library. Эта документация, конечно, является очень полезной для разработчика, но все же ее качество требует существенного улучшения с точки зрения, как повышения производительности встроенной справки, так и удобства работы с ней, полноты информации и упрощения процедур поиска нужных данных.

Таблица 2.1 - Новшества средств программирования в Microsoft Office 2000 (без дополнений, входящих в состав Developer Edition)

Новая архитектура COM Add-In