Автоматизированные банки данных

Автоматизированные банки данных

Состав и структура автоматизированной информационной системы

Производственные и хозяйственные предприятия, фирмы, корпорации, банки, органы территориального управления, представляют собой сложные системы. Они состоят из большого числа элементов, реализующих производственные и управленческие функции. Такие экономические объекты имеют многоуровневую структуру, а также обширные внешние и внутренние информационные связи. Для обеспечения нормального функционирования сложных систем, где взаимодействуют разнообразные материальные, производственные ресурсы и большие коллективы людей, осуществляется управление как отдельными элементами, так и системами в целом.

Будучи важнейшей функцией, управление ориентировано на достижение стоящих перед каждой системой целей, на создание условий их выполнения. Это могут быть обеспечение устойчивости определенной структуры, ее эффективного функционирования, поддержание установленного режима деятельности, сохранение или формирование у системы тех или иных качественных особенностей, выполнение заданных программ работы.

Управление как совокупность целенаправленных действий реализуется в соответствии с целью функционирования экономического объекта, принципами принятия решений в конкретных ситуациях. Но поведение реальных социально-экономических систем, как правило, определяется не одной, а несколькими целями, которые упорядочиваются по их важности и учитываются в соответствии с заданным приоритетом.

Управляющие воздействия формируются на основе накопленной и функционирующей в системе управления информации, а также поступающих по каналам прямой и обратной связи сведений из внешней среды. Таким образом, важнейшая функция любой системы управления -- получение информации, выполнение процедур по ее обработке с помощью заданных алгоритмов и программ, формирование на основе полученных сведений управленческих решений, определяющих дальнейшее поведение системы.

Поскольку информация фиксируется и передается на материальных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного процесса и входят в технологию управления. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием электронных вычислительных машин и других технических средств.

Применение технических средств для получения информации в ходе наблюдения за деятельностью объекта, сбора данных, их регистрации, передачи по каналам связи потребовало дальнейшего углубленного изучения информационных процессов. Информатика устанавливает законы преобразования информации в условиях функционирования автоматизированных систем, разрабатывает методы ее алгоритмизации, формирования языковых средств общения человека и ЭВМ.

45

Для выработки в сложных экономических системах эффективных управляющих воздействий требуется наряду с созданием соответствующих алгоритмов управления переработать значительные объемы разнообразной информации. Именно этим вызвана необходимость разработки АИС управления в экономике.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления. Таким образом, АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.

С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчетов, принимаются рациональные управленческие решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексный учет и экономический анализ, достигаются достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации и т.д. Этому способствует повсеместная автоматизация конторского труда, создание своих автоматизированных систем управления. Использование в управлении компьютерной техники становится неотъемлемым элементом организационных структур экономических объектов.

Используя технологический аспект рассмотрения, в АИС выделяют аппарат управления, а также технико-экономическую информацию, методы и средства ее технологической обработки. Выделив аппарат управления, оставшиеся элементы, технологически тесно взаимоувязанные, при условии единого системного использования экономико-математических методов и технических средств управления образуют автоматизированную информационную технологию данных (АИТ).

Являясь человеко-машинной системой, в рамках которой реализуется информационная модель, формализующая процессы обработки данных в условиях новой технологии, АИТ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления (ОУ) и аппаратом управления (АУ), а также вводит в систему и выводит из нее потоки внешних информационных связей.

Функции АИТ определяют ее структуру, которая включает следующие процедуры: сбор и регистрацию данных; подготовку информационных массивов; обработку, накопление и хранение данных; формирование результатной информации; передачу данных источников возникновения к месту обработки, а результату (расчетов) -- к потребителям информации для принятия управленческих решений.

Как правило, экономическая информация подвергается всем процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут отсутствовать. Последовательность их выполнения также бывает различной, при этом некоторые процедуры могут повторяться. Состав процедур преобразования и особенности их выполнения во многом зависят от экономического объекта, ведущего автоматизированную обработку информации.

Автоматизированные банки данных

Технология баз и банков данных является ведущим направлением организации внутримашинного информационного обеспечения. Развитие технологий баз и банков данных определяется рядом факторов: ростом информационных потребностей пользователей, требованиями эффективного доступа к информации, появлением новых видов массовой памяти, увеличением ее объемов, новыми средствами и возможностями в области коммуникации и многим другим.

В отличие от локально организованных информационных массивов, ориентированных на решение отдельных задач, база данных является интегрированной системой информации, удовлетворяющей ряду требований:

сокращению избыточности в хранении данных;

устранению противоречивости в них;

совместному использованию для решения большого круга задач, в том числе и новых;

удобству доступа к данным;

безопасности хранения данных в базе, защиты данных;

независимости данных от изменяющихся внешних условий в результате развития информационного обеспечения;

снижению затрат не только на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии;

* наличию гибких организационных форм эксплуатации.

Реализация указанных требований дает высокую производительность и эффективность работы с данными для пользователей в их объемах.

База данных - это динамичный объект, меняющий значения при изменении состояния отражаемой предметной области ( внешних условий по отношению к базе). Под предметной областью понимается часть реального мира (объектов, процессов), которая должна быть адекватно, в полном информационном объеме представлена в базе данных. Данные в базе организуются в единую целостную систему, что обеспечивает более производительную работу пользователей с большими объемами данных.

Кроме важнейших составляющих БД и СУБД банк данных включает и ряд других составляющих.

Языковые средства включают языки программирования, языки запросов и ответов, языки описания данных.

Методические средства -- это инструкции и рекомендации по созданию и функционированию БнД, выбору СУБД.

Технической основой БнД является ЭВМ, удовлетворяющая определенным требованиям по своим техническим характеристикам.

Обслуживающий персонал включает программистов, инженеров по техническому обслуживанию ЭВМ, административный аппарат, в том числе администратора БД. Их задача -- контроль за рабой БнД, обеспечение совместимости и взаимодействия всех составляющих, а также управление функционированием БнД, контроль за качеством информации и удовлетворение информационных потребностей. В минимальном варианте все эти функции для пользователя могут обеспечиваться одним лицом или выполняться организацией, поставляющей программные средства и выполняющей их поддержку и сопровождение.

Особую роль играет администратор базы или банка данных (АБД). Администратор управляет данными, персоналом, обслуживающим БнД. Важной задачей администратора БД является защита данных от разрушения, несанкционированного и некомпетентного доступа. Администратор предоставляет пользователям большие или меньшие полномочия на доступ ко всей или части базы. Для выполнения функций администратора в СУБД предусмотрены различные служебные программы. Администрирование базой данных предусматривает выполнение функций обеспечения надежной эффективной работы БД, удовлетворение информационных потребностей пользователей, отображение в базе данных динами предметной области.

Главными пользователями баз и банков данных являются конечные пользователи, т.е. специалисты, ведущие различные участки
экономической работы. Их состав неоднороден, они различаются
по квалификации, степени профессионализма, уровню в системе
управления: главный бухгалтер, бухгалтер, операционист, начальник кредитного отдела и т.д. Удовлетворение их информационных
потребностей -- это решение большого числа проблем в организации внутримашинного информационного обеспечения.

Специальную группу пользователей БнД образуют прикладные программисты. Обычно они играют роль посредников между БД и конечными пользователями, так как создают удобные пользовательские программы на языках СУБД. Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования такой сложной системы, как банк данных. Преимущества работы с БнД для пользователя окупают затраты и издержки на его создание, так как:

*повышается производительность работы пользователей, достигается эффективное удовлетворение их информационных потребностей;

централизованное управление данными освобождает прикладных программистов от организации данных, обеспечивает независимость прикладных программ от данных;

развитая организация БД позволяет выполнять разнообразные нерегламентированные запросы, новые приложения;

снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном и динамичном состоянии; уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращается их избыточность и дублирование.

Как банк данных, так и база данных могут быть сосредоточены на одном компьютере или распределены между несколькими компьютерами. Для того чтобы данные одного исполнителя были доступны другим и наоборот, эти компьютеры должны быть соединены в единую вычислительную систему с помощью вычислительных сетей.

Банк и база данных, расположенные на одном компьютере, называются локальными, а на нескольких соединенных сетями ПЭВМ называются распределенными. Распределенные банки и базы данных более гибки и адаптивны, менее чувствительны к выходу из строя оборудования.

Назначение локальных баз и банков данных в организации более простого и дешевого способа информационного обслуживания пользователей при работе с небольшими объемами данных и решении несложных задач.

Локальные базы данных эффективны при работе одного или нескольких пользователей, когда имеется возможность согласования их деятельности административным путем. Такие системы просты и надежны за счет своей локальности и организационной независимости.

Назначение распределенных баз и банков данных состоит в предоставлении более гибких форм обслуживания множеству удаленных пользователей при работе со значительными объемами информации в условиях географической или структурной разобщенности. Распределенные системы баз и банков данных обеспечивают широкие возможности по управлению сложных многоуровневых и многозвенных объектов и процессов.

Распределенная обработка данных позволяет разместить ба данных (или несколько баз) в различных узлах компьютерной сел» Таким образом, каждый компонент базы данных располагается по месту наличия техники и ее обработки. Например, при организации сети филиалов какой-либо организационной структуры удобно обрабатывать данные в месте расположения филиала. Распределение данных осуществляется по разным компьютерам в условиях реализации вертикальных и горизонтальных связей для организаций со сложной структурой.

Объективная необходимость распределенной формы организации данных обусловлена требованиями, предъявляемыми конечными пользователями:

централизованное управление рассредоточенными информационными ресурсами;

повышение эффективности управления базами и банками данных и уменьшение времени доступа к информации;

поддержка целостности, непротиворечивости и защиты данных;

обеспечение приемлемого уровня в соотношении «цена -производительность -- надежность».

Распределенная система баз данных (или частей базы) позволяет в широких возможностях варьировать и поддерживать информационные ресурсы, избегая узких мест, сдерживающих производительность пользователя, и добиваться максимальной эффективности использования информационных ресурсов.

В распределенных системах баз и банков данных возникает необходимость организации эффективного обмена информацией между базами. Требование оперативности информирования пользователей о происходящих событиях и изменениях управляемых бизнес-процессов диктует параллельное исполнение и синхронизацию во времени отдельных видов работ с информацией.

Процессы обмена, изменения данных организуются в виде отдельных пользовательских задач (приложений) на одной или различных базах данных. Для реализации используется специальный механизм оповещения всех заинтересованных лиц и процессов.

Механизм оповещения или оперативного изменения информации в распределенных базах данных является технологическим средством позволяющим экономить время и трудозатраты, делает более доступным широкий выбор удаленных информационных ресурсов.

В распределенных системах баз и банков данных, которые являются средством автоматизации крупных организаций, появляются новые проблемы. Увеличение числа пользователей, расширение географических размеров системы, увеличение физических узлов сети усложняет администрирование. Создается угроза рассогласования данных, хранящихся в различных частях системы. Возникает проблема целостности и безопасности данных, которая решается совокупностью средств, методов и мероприятий.

Одним из средств управления распределенными базами и банками данных является тиражирование данных. Тиражирование представляет собой перенос изменений объектов исходной базы данных в базы данных (или ее части), находящиеся в различных узлах распределенной системы. При внесении изменений может и не требоваться одновременный доступ ко всем узлам, затрагиваемым этими изменениями/Данные изменяются на одном узле, а затем переносятся на остальные. Тиражирование может производиться после завершения определенного числа операций с данными, в том числе и после каждой операции, через равные промежутки времени или к определенному моменту времени. Процесс тиражирования может контролироваться администратором системы, пользователем или пользовательской программой. Современные инструментальные программные средства поддерживают те или иные механизмы тиражирования данных.

Практическая часть

Задание 1: Создать шаблон электронной формы «Лицевая карточка выдачи спецодежды». Заполнить лицевые карточки, сохранить их как документ.

ЛИЦЕВАЯ КАРТОЧКА № _____

УЧЕТА СПЕЦОДЕЖДЫ, СПЕЦОБУВИ

И ПРЕДОХРАНИТЕЛЬНЫХ ПРИСПОСОБЛЕНИЙ

Фамилия ____________ Пол ________

Имя _________ Отчество _______________ Рост _________

Табельный номер _____ Размер одежды 44 Размер обуви __36

Цех (отдел) 1 Участок 1 Размер головы 54

Должность токарь Дата поступления на работу _______________

Предусмотрено по утвержденным нормам

Начальник ОТБ ______________________

Бухгалтер ____________________

Инженер по охране труда и технике безопасности __________________

Начальник цеха _____________________

Последовательность действий:

1. Создала шаблон электронной формы с помощью команды меню Файл - Создать, указав вид создаваемого документа - Шаблон

2. Ввела постоянную информацию электронной формы.

3. С помощью команды меню Вид - Панели инструментов вызвала панель инструментов Формы.

4. Добавила текстовые поля: Номер корточки, Фамилия, Имя, Отчество, Рост, Табельный номер, Дата поступления на работу, Количество.

5. Задала свойства полей формы:

- выделила поле;

- выполнила команду контекстного меню свойства;

- указала тип и формат данных поля, макросы, выполняемые при входе и выходе из поля, имя закладки для поля, запрет на изменение элемента, справку для пояснения работы с полем.

6. Добавила поля со списками:

- в шапку документа: Пол, Размер одежды, Размер обуви, Цех, Участок, Размер головы, Должность;

- в ячейки первой строки таблицы: Наименование спецодежды, Параграф, Единица измерения, срок службы.

7. Для каждого поля со списками:

- выделила поле со списком;

- выполнила команду контекстного меню Свойства;

- задала значения элементов списка, макросы, имя закладки поля со списком, запрет изменения элемента.

8. Выделила ячейки первой строки таблицы. Выполнила их копирование с помощью команды Правка - Копировать.

9. Выделила пустые строки таблицы, в которые осуществляется вставка копии ячеек.

10. Выполнила команду меню Правка - Вставить ячейки.

11. Установила защиту для формы с помощью команды меню Сервис - Установить защиту: выбрала флажок Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля формы; - ввела пароль.

12. Закрыла файл формы с сохранением с помощью команды меню Файл - Закрыть, указала папку с шаблонами, ввела имя шаблона - Форма.dot.

13. Создала на основе шаблона электронной формы новый документ с помощью команды меню Файл - Создать, выбрать шаблон Форма.dot.

14. Заполнила поля карточки, выбор элементов полей со списком выполнила с помощью клавиши F4.

15. Сохранила новый документ с помощью команды меню Файл - Сохранить как, указала тип файла - Microsoft Word.

Задание 2. Создать типовой документ накладная для оформления движения товарно - материальных ценностей.

Организация __________________ Типовая форма № 19

Предприятие __________________ Утверждена Министерством

торговли РФ

Последовательность действий:

1. Создала с помощью команды меню Файл - Создать шаблон новый документ.

2. Установила с помощью команды меню Файл - Параметры страницы: формат печатной страницы - 210х297, размер для всех полей - 2 см, колонтикулы - 1,25 см, ориентация - книжная.

3. Задала форматы шрифтов и абзацев, табуляции - команда меню Формат:

- Формат шрифта: верхняя часть документа, название документа, основная табличная часть документа.

4. Выделила блоки ячеек для вставки границ - команда меню Формат - Границы и заливка, вкладка Границы.

5. Заполнила шапку таблицы.

6. Ввела название документа.

7. Выделила номер документа - команда меню Формат - Границы и заливка, вкладка Границы, применительно к выделенному тексту.

8. Создала таблицу с помощью команды меню Таблицы - Добавить - Таблицу.

9. Изменила шапки таблицы с помощью команд меню таблица - Объединение ячейки; Таблица - Разбить ячейки - число столбцов, число строк.

10. Ввела названия ячеек.

11. Создала шаблон документа Накладная:

- для оформленного бланка документа выполнила команду меню Файл - Сохранить как, указала тип файла - Шаблон (.dot), ввела имя шаблона - Накладная;

- проверила шаблон с помощью команды меню Файл - Создать. Для нового документа указала шаблон Накладная.

Задание 3. Создать титульный лист документа Бухгалтерский баланс. Сохранить титульный лист как элемент автотекста - Титул_Баланс.

Утвержденная Министерством финансов Российской Федерации

для периодической бухгалтерской отчетности за 200 __ г.

ИНН

3. Информатика и информационные технологии: Лаб. Практикум / Авт.-сост. В.Н. Пичугин, Р.В. Федоров. Чебоксары: Изд-во Чуваш. Ун-та, 2003. 206 с.

4. Информационные технологии бухгалтерского учета / О.П. Ильина. - СПб.: Питер, 2001. - 688 с.: ил.

5. Новиков Ф.А., Яценко А.Д. Microsoft Office 2000 в целом. - СПб: БХВ - Санкт-Петербург, 1999. - 728 с.: ил.